Какие смысловые элементы повышают вероятность того, что адресат ответит на вашу просьбу?
Действенность письма-просьбы значительно повышается, если в нем используются следующие смысловые компоненты
- Четко сформулирована суть просьбы.
- Получатель заинтересован в положительном ответе на просьбу или осознает важность своей помощи для вас
- Получатель видит важность вашей просьбы {пространство}
- Получатель чувствует внимание и уважение в вашем лице
- Есть факты и детали {пространство}
- Соответствующий стиль общения
- Набросана позитивная или негативная перспектива, в зависимости от качества ответа получателя на вашу просьбу
Посмотрите письмо-просьбу, составленное с использованием этих элементов
Письмо-просьба 1
Уважаемый Андрей Иванович (личное обращение)
Обращаюсь к Вам с просьбой разрешить сложившуюся ситуацию путем реализации проекта XXX. (Личный адрес. (Четкое указание содержания вашей просьбы).
Ситуация нас очень беспокоит, и мы хотим разрешить ее благоприятным для обеих сторон образом. (Важность ситуации для нас. Наше желание и заинтересованность в решении, выгодном для обеих сторон. (Конфиденциальность и деловой стиль)
В соответствии с условиями договора № А-122 от 20 декабря 2017 г., п. 4. 3.
«МММ направляет ООО контрольные образцы за 60 дней до планируемой поставки продукции. В данном случае, в ходе личной встречи 04. 02.
18г. мы договорились, что отгрузка будет произведена на 10 дней раньше установленного в договоре срока. Мы зафиксировали этот факт в последующей переписке, ожидая получить от вас образец чека в течение 01.
03. 19. Мы выполнили все работы по проекту с опережением графика.
Однако на данный момент мы еще не получили контрольный образец, и это означает некоторые трудности в качестве дальнейших процедур (четкое представление ситуации, использование данных. (Мы подчеркиваем важность нашей ситуации).
В силу некоторых обстоятельств мы считаем, что вы не смогли выполнить свою сделку. Временной разрыв пока незначителен. Если образцы могут быть взяты в 06.
03. 18. у нас есть возможность успешно реализовать важный для вас и для нас проект.
Мы убеждены, что вы заинтересованы в благоприятном развитии ситуации. (Уважение к характеру получателя. Возможность «сохранить предлоги».
(В зависимости от качества ответа на запрос, обновление для позитивной перспективы)
Очень благодарен за информацию о действиях по выполнению нашего соглашения. (Четкое указание желаемых действий, вызвавших запрос. (Конфиденциальное и деловое общение).
Иван Иванович Иванов
Заявление 2
Добрый вечер, Елена (личное обращение).
Обращаюсь к Вам с просьбой помочь в решении очень важной для нас проблемы. Это обеспечение питьевой водой участников предстоящего обучения (3 июля 2019 года) (личное обращение. Запрашиваемая информация Ясность. (Информация о важности нашей ситуации)
Характер ситуации: 3. 07. 19.
мы организуем обучение 3 руководителей команд (всего 60 человек). В связи с различными ситуациями тренинг проводится по субботам в корпусе D, в аудиториях A-12, A-13 и A-14. В помещениях этих зданий нет холодильников.
Кроме того, ситуация не может быть решена покупкой бутилированной воды (это не входит в бюджет). В то же время людям нужна питьевая вода. Находясь в помещении по 8 часов летом, важно иметь возможность испытывать жажду.
Выходом из этой ситуации является перенос холодильника из пункта приема финансового аудитора, человека, отвечающего за качество каждой аудитории, человека, отвечающего за юридические услуги (обучение проходит по выходным и холодильника нет. Никаких негативных последствий в принимающем помещении нет).
В мае 2018 года такое решение уже было использовано при проведении краткосрочного внутреннего обучения секретарей. Тогда этот вариант был применен по устной команде директора. (Четкое представление статуса, использование событий.
Подчеркните важность ситуации для нас).
На данный момент ситуация может быть разрешена только при вашем личном участии. (Важность личной помощи адресата).
Елена, я буду очень благодарен, если вы сможете нам помочь. Пожалуйста, сообщите мне, если сможете. (Правильный стиль: доверительный стиль, деловой стиль)
Куратор.
Помните, что вероятность получения положительного ответа на вашу просьбу во многом зависит от четкости изложения вашего письма, вашего умения выслушать аргументы, быть аккуратным и уважительным по отношению к адресату.
Когда используется
Деловая переписка — достаточно большая и важная часть документооборота каждого предприятия. С помощью писем контрагенты решают многие вопросы, договариваются о конкретных сроках и мероприятиях. Запросы могут касаться самых разных моментов.
- Просьба об уплате долга,
- просьба о деньгах на нужды,
- Просьбы о встрече с представителями компании, находящимися в командировке,
- Просьба о встрече для обсуждения условий и заключения сделки.
Юридическая сила
Само письмо не имеет никакой юридической силы, никаких прав или обязанностей перед другой стороной. Получатель не обязан выполнять просьбу другой стороны. Однако в некоторых случаях документ все же может сыграть свою роль.
Речь идет об уведомлениях. Например, контрагент, задолжавший кредитору определенную сумму, может заявить в суде, что он не знал о долге. Письмо, которое он получает в уведомлении о вручении, может доказать в суде обратное.
Правила составления
Как уже говорилось, бланк заявления является деловым документом и поэтому должен отвечать соответствующим требованиям. Они заключаются в следующем.
- Соответствие деловым требованиям, строгий стиль изложения,
- указание, кому и кем должен быть отправлен документ,
- Причина написания документа, Цель его написания,
- Определение реквизитов отправителя и получателя,
- Подпись уполномоченного лица компании.
Ответ контрагента зависит от того, насколько грамотно и точно было составлено письмо.
Некоторые письма требуют получения ответа. В этом случае необходимо оставить контактную информацию: номер телефона, почтовый адрес, адрес электронной почты.
Кто составляет письмо
Деловые письма всегда отправляет руководитель компании, но, как правило, непосредственное участие в составлении документа принимают и другие лица. Эту задачу можно устно поручить одному из подчиненных руководителя, секретарю, документоведу или другому человеку. Сотрудники должны быть хорошо обучены русскому языку, чтобы иметь общее представление о бизнесе в деловых документах и не допускать пунктуационных и орфографических ошибок.
Способ отправки
Способ отправки письма — достаточно важный аспект всего процесса, которому следует уделить должное внимание. Этот вариант выбирается в зависимости от срочности запроса, его характера и особенностей документооборота в бизнесе. Всего их существует три.
- {пробел}
- Рассылка на адрес электронной почты,
- Личная передача из рук в руки.
Если запрос срочный, не стоит пользоваться почтовой службой. Письма часто теряются, а сроки исполнения растягиваются. Почта — лучший вариант, только если требуется подтверждение получения письма. Таким доказательством является квитанция.
Окончательное решение всегда остается за руководителем миссионерской компании. Основная цель — отправить информацию контрагенту в доступной форме.
Форма документа
В связи с тем, что письма относятся только к переписке, государственные органы не предъявляют никаких требований к их формату. Все документы данной категории пишутся в свободной форме, основные критерии которой были описаны ранее.
Компании имеют право самостоятельно разрабатывать собственные критерии, которые используются на постоянной основе. Разумеется, основное содержание каждый раз будет уникальным, но головные элементы и названия останутся неизменными.
Что касается физической версии письма, то принято использовать фирменный бланк компании, поскольку вся основная информация о ней, в том числе и коммуникационная, уже есть. После идентификации контрагента с помощью запроса в компетентный орган принимающая сторона может решить, выполнять ли запрос. Если бланка нет, можно написать свои данные на чистом листе формата А4 или А5.
Текст может быть написан от руки или набран с помощью компьютера синим или черным шрифтом. Следует отметить, что подпись автора должна быть «живой». Это означает, что электронная версия должна быть распечатана на принтере и подписана.
Правила написания письма-просьбы
В первую очередь необходимо определить, кому отправляется письмо. Для этого в мягком падеже напишите название компании-руководителя, название агентства с указанием его организационно-правовой формы. Далее оставьте ту же информацию, но для отправителя.
Основной блок начинается в конце документа. Он должен начинаться с мотивации. Объясните истинную причину запроса.
Далее в разделе «Просьба» нужно описать запрос. Она может касаться чего угодно. Если речь идет о гражданско-правовых отношениях, укажите ссылку на закон.
Делать это необязательно, но так официальный документ будет выглядеть лучше. В качестве примера можно привести письмо с просьбой предоставить скидку на товар, приобретенный у поставщика.
Примерный образец.
Проект письма-просьбы уже подготовлен и почти готов к передаче. Он должен быть заверен только подписью (с расшифровкой) уполномоченного лица. Само собой разумеется, что секретарь должен относиться к другой стороне с уважением.
Это одно из правил делового этикета.
Окончательный вариант письма отправляется одним из способов, который вы можете выбрать.
- Форма письма-запроса
- Образец письма-просьбы
Как написать официальное письмо с просьбой
Умение писать деловые письма — необходимый навык для каждого человека, ведь он помогает как в профессиональной деятельности, так и в повседневной жизни. Например, при обращении за помощью в государственные органы или к чиновникам. Поэтому давайте разберемся, как правильно составить текст с просьбой, показав полезные образцы.
В каких случаях пишется
Одним из самых распространенных видов делового письма является заявление или просьба. Давайте разберемся, в каком виде пишется просьба. Обычно она пишется с целью побудить сотрудника, руководителя организации или другое лицо, наделенное необходимыми полномочиями, решить вопрос в пользу просителя, подразумевая действие.
Проситель может решать личные вопросы не только как представитель юридического лица, но и как представитель общественности. Целью юридического обращения может быть, например, следующее.
- Разрешение на отсрочку уплаты долгов,
- Снижение стоимости аренды помещений,
- Выделение средств на оплату проектов,
- Помощь в разрешении сложных ситуаций, {пространство}
- Продление сроков выполнения юридических действий.
Для справки: как учитывать и облагать налогом спонсорскую помощь
Как составить письмо-просьбу
Если речь идет о крупных компаниях, возможно, существуют местные законы, которые определяют требования к тому, как должен быть составлен текст запроса. В остальных случаях стоит придерживаться общих правил делопроизводства, которые распространяются на все официальные документы. Во-первых, важно обратить внимание на структуру документа.
Документ состоит из следующих частей.
- Шапка (на имя кого, с указанием должности, названия организации, ФИО получателя и заявителя, а для физических лиц — обязательное указание контактных данных),
- Основная часть сообщения (непосредственное описание ситуации, просьба о помощи в ее разрешении, обсуждение). Если тема отчета не очень сложная, переходите сразу к основной части. Если ситуация требует объяснения, начните со ссылки на закон, постановление или прецедентное право, сначала изложите основные аргументы, а затем завершите просьбой. С уважением, патерналистские приветствия (Уважаемый Иван Иванович!) ) и приветствия (Добрый вечер!). Не забывайте начинать с.
- последнюю часть (сюда входит приложение (если есть), должность и расшифровка подписи заявителя и дата составления). (В случае юридического лица указывается имя и контактный телефон исполнителя завещания).
Если отчет направляется юридическим лицом, используйте фирменный бланк с указанием всех реквизитов компании, включая наименование, ОГРН, ИНН, КПП, официальный адрес и любую другую информацию, важную для идентификации заявителя. Название письма (письмо-запрос) должно располагаться между заголовком и адресом.
Важно!
Этот тип письма не обязательно скреплять подписью заявителя, но некоторые организации ставят печать, чтобы придать документу дополнительную значимость.
Что вам нужно знать: требования к оформлению документов
Образцы шаблона писем-просьб с пояснениями
Вот несколько практических вариантов синтаксиса, которые вы можете использовать в своей работе. Рассмотрим пример официальной формы заявления.
Акционерное общество «Ппт. ру»
огрн 2323454567001 окпо 90100101
Адрес: 456789, г. Москва, пр.
ООО Генеральному директору ООО «Звезда».
456789, г. Москва, пр. Замаврачебный, д. 3.
ООО «Ппт. ру» Генеральный директор.
Письмо-запрос № 1 Дата: 10 апреля 2023 г.
Уважаемый Иван Иванович!
Между ООО «Ппт. ру» и ООО «Звезда» 10 марта 2022 года был заключен договор № 13 сроком на один год на аренду нежилого помещения, расположенного по адресу: Челябинская область, г. Озерск, проспект Заметный, 1.
Продление положений. Указанные помещения являются магазинами непродовольственных товаров.
Компания понесла убытки в связи со сложной экономической ситуацией, вызванной санкциями, ростом курса валют и снижением покупательской способности населения.
На протяжении всего сотрудничества у компании сложились отличные деловые отношения, основанные на добросовестном выполнении обязательств и взаимовыгодном сотрудничестве. Учитывая вышеизложенное, мы хотели бы попросить о снижении арендной платы на 15 %, исходя из нашего понимания текущей ситуации.
Выражаем надежду на дальнейшее плодотворное сотрудничество и поиск взаимовыгодных оптимальных коммерческих решений.
Генеральный директор П. П. Петров
Исполнительный директор П. П. Пепатешина
Это пример письма в другую коммерческую организацию, не имеющий определенного формата. Приведенная выше структура соблюдена.
Рассмотрим пример обращения к администрации. Формат обращения тот же, но заштрихован. Обращаясь к чиновникам, служащим и фискальным органам, следует использовать более официальный стиль, нейтральное изложение событий, принцип «символизм обсуждения» и не забывать соблюдать логику изложения.
Обращение к главе государственной администрации
Автор Пепатешин П.П,
Место жительства: садоводство — 1
Иваново, участок 87.
Уважаемая Наталья Петровна!
Я являюсь собственником дачного участка по вышеуказанному адресу с 2022 года. Обращаюсь с просьбой решить проблему, связанную с ремонтом дацанской дороги во всем садоводстве. После зимы дороги имеют ямы и выбоины, отсутствуют асфальтовые участки и пешеходные улицы.
Это делает невозможным использование как личного транспорта, так и проезд к автобусным остановкам. Жизнь и здоровье садоводов, пользующихся этой дорогой, находятся под угрозой. Учитывая вышеизложенное, прошу Вас рассмотреть мое обращение и решить вопрос с ремонтом дороги.
Прошу Вас дать письменный ответ на мое обращение в кратчайшие сроки.
Приложение: 3 фотографии.
10.04.2023 П.П. Пепатесина.
Посмотрев образец обращения к Главе, вы уверены, насколько полезно будет иметь возможность написать отчет? И не только, вот еще несколько полезных примеров.
Дополнительно: правила оформления письма, с которым вас просят поработать
Важно!
Помните об оформлении: выравнивайте текст, выбирайте шрифт 12-14 через 1-1,5. Выделяйте и продумывайте абзац — абзац. Обратите внимание, насколько хорошо читается выбранный шрифт. Чаще всего используется новый римский.
Вам в помощь образцы, бланки для скачивания
- Яценко Виктория
2023-04-06 07:26:38
Теперь, когда вы знаете, как написать заявление, составить свой собственный документ не составит труда. Каждому из нас хотя бы раз в жизни приходилось обращаться за помощью в государственные органы. Теперь с помощью наших образцов подготовка профессиональных писем становится проще и приятнее.
Пишите грамотно, как профессионал.
Адвокат Виктория Яценко.
Юрист с 20-летним опытом работы в государственных, судебных и правоохранительных органах; автор статей по кадровым вопросам и правовым проблемам с 2017 года. Бывший инспектор труда, эксперт по трудовому праву. В настоящее время — руководитель кадровой службы в сфере образования.
Комментарий.
Автор что-то упустил? Информация неверна или устарела? Остались ли у вас вопросы? У вас есть вопрос? Обращайтесь за комментариями!
Как правильно написать письмо-просьбу
Заявка — это документ, включающий в себя помощь, запросы документов, отсрочки и т.д. Оно составляется в контексте, с договорными отношениями или без них.