Заявка на канцелярские товары

Канцелярские товары необходимы для работы офиса. Руководители могут составлять заявки на закупку на ежемесячной или ежеквартальной основе после определения потребностей своих сотрудников. Заявки на приобретение канцелярских товаров, образцы которых не утверждены на законодательном уровне, могут подаваться на добровольной основе.

Применение канцелярских товаровЭкспертные проверки.

Что относится к канцелярским товарам: перечень

Канцелярские товары делятся на две категории

Ручки,
Штрих,
Ластик,
Бумага,
и т. д.

Это расходные материалы, срок годности которых истекает через определенное время.

Предметы с разными сроками использования.

Такие предметы могут быть изношены, повреждены или потеряны. Срок их годности никогда не истекает.

В настоящее время действует ОКПД 2, который классифицирует товары на всей территории России по видам экономической деятельности, что предусматривает отдельные позиции для канцтоваров в разных отраслях.

Виды заявок на канцтовары

Образцы типовых заявлений Существуют различные типы образцов заявлений, в зависимости от формата заявки.

Первый тип заявки составляется, когда необходимо провести внешнее расследование в отношении поставщика. Обычно в таких случаях тип документа указывается в приложении к договору, заключенному с поставщиком.

Внутренняя заявка также бывает двух типов

На закупку канцелярских принадлежностей,
Выдача канцелярских товаров со склада.

Если требуемого товара нет на складе, составляется записка с просьбой разрешить закупку необходимых канцелярских товаров. В качестве приложения прилагается документ, содержащий таблицу с краткой информацией.

Как составляется внутренняя заявка на канцелярские принадлежности — образец

Сотрудник определяет потребности сотрудников в канцелярских принадлежностях. При необходимости проводится ревизия. Затем на основе собранной информации составляется запрос для службы.

Этот документ содержит запрос от руководителя отдела к руководителю отдела закупок.

Как правило, в запросе указываются следующие требования.

В зависимости от политики организации форма заполняется в свободной форме или на фирменном бланке.
Список канцелярских товаров должен быть оформлен в виде таблицы, содержащей заголовки и основной текст. Основная часть таблицы должна содержать наименование, количество и единицу измерения. При необходимости можно добавить номера позиций.
Необходимо указать данные руководителя отдела, которому требуются канцелярские принадлежности, и имя получателя заявки.

Некоторые организации требуют подавать заявки в форме меморандумов. По сути, заявка и меморандум — это два разных документа с одинаковой информационной функцией. Однако они могут быть оформлены как единый документ или приложены к приложению, содержащему список необходимых графических материалов.

Служебная записка на канцтовары для закупки: правила составления

Служебные записки на канцелярском носителе, не имеющие официального обоснования, могут быть составлены в свободной форме. Однако обязательная информация должна быть включена.

В правом верхнем углу указывается должность и фамилия лица, под которым составлен документ.
Записка создана.
Название документа.
Цель составления документа. Например, «Закупка материалов».
Дата исполнения и регистрационный номер.
Запрос пишется в теле документа.
Дата.
Виза и расшифровка ответственного лица.

Заявка может быть включена в служебную записку с необходимыми канцелярскими принадлежностями или оформлена в виде отдельного приложения.

Как может выглядеть заявка на канцтовары: пример для получения со склада

Заявки на выдачу фиксированных материалов со склада являются настольными документами. В ней должно быть указано наименование требуемого вида и его количество. Как правило, заявка вводится с помощью компьютера и представляется в виде документа.

Закон не устанавливает конкретной формы этого документа, и он может быть утвержден органом в индивидуальном порядке.

Примеры канцелярских заявок зависят от того, кому она подается. Если запрос направляется на поставку от поставщика, то форму нужно взять из приложения к договору. Во всех остальных случаях организация утверждает форму документа самостоятельно.

Служебная записка о закупке канцтоваров

Мнение эксперта

Александров Павел Анатольевич

Канцелярские товары очень часто закупаются внутри организации. Чтобы инициировать закупку, необходимо сделать отметку на канцелярском рынке.

Всегда ли нужна записка

Каждая организация старается максимально упростить документооборот и избегает «лишних» документов, без которых можно обойтись. Со своей стороны, мы всегда предупреждаем читателя, нужен ли ему тот или иной документ.

Иногда заметка действительно не нужна, и ее можно обособить. Но в этом случае меморандум необходимо написать еще раз, так как сделки по продаже и рынку, а также другие финансовые операции организации должны быть отражены в бухгалтерской документации.

Советуем прочитать: Сколько стоит купить права категории а

И меморандум здесь не только информация, но и основной бухгалтерский документ, который запускает рынок.

Канцелярские товары

Под канцелярскими товарами понимается широкий спектр продукции, обеспечивающей работу офиса, — от ручек до степлеров, от полиграфии до ластиков.

Как правило, организации знают, сколько того или иного вида канцелярских товаров будет «потреблено» каждым отделом, и делают предварительные запасы на месяц или квартал вперед.

В этом случае руководитель подразделения должен связаться с отделом, отвечающим за логистику, и запросить канцтовары со склада.

Если канцтоваров нет на складе, их необходимо закупить. Процесс закупки может иметь различные формы в зависимости от структуры организации. Общая процедура организации поставок канцелярских товаров выглядит следующим образом.

Составьте служебную записку. В служебной записке указывается количество и тип канцелярских товаров, которые необходимо закупить.
Рассмотрение меморандума руководством. Руководитель организации принимает решение о закупке канцтоваров.
Если решение положительное, меморандум передается в отдел закупок, где организуется фактическая закупка.

Меморандум хранится в бухгалтерии как «первичный документ» вместе с другими документами, подтверждающими расходы.

Обратите внимание, что руководители отделов, а также сотрудники, считающие, что канцелярские товары необходимы, также могут сообщить о необходимости приобретения канцелярских товаров. Это можно сделать с помощью меморандума.

Форма служебной записки

Данные о руководителе, которому направляется служебная записка (ФИО, должность), и название организации,
Данные о лице, написавшем служебную записку (ФИО, должность, принадлежность),
Заголовок (необязательно),
Тип и количество закупаемых канцелярских принадлежностей, стоимость закупки (необязательно),
Раздел, в котором требуются канцелярские принадлежности,
дата составления письма.

К служебной записке может быть приложен прайс-лист с обоснованием стоимости закупки.

Служебная записка будет храниться в течение пяти лет, после чего будет уничтожена в соответствии с организационными процедурами.

Закупка канцелярии

Канцелярские товары — это основа организации работы в каждом офисе. Под канцелярскими принадлежностями подразумеваются компоненты, необходимые для работы с документами, такие как ручки, карандаши, скрепки, зажимы и скобы. Даже самое простое офисное оборудование — калькулятор — считается канцелярскими принадлежностями.

Офисные компании регулярно закупают канцелярские принадлежности, поскольку большинство офисного оборудования является расходным материалом. Некоторые предприятия пытаются сэкономить на рынке, заказывая только ручки, но это не всегда так. В большинстве случаев корзины формируются с учетом пожеланий работников.

Например, офисных работников спрашивают, какими ручками удобнее всего писать.

Канцелярские товары обычно закупаются в соответствии с расписанием. Управляющий директор ведет учет канцелярских товаров, указывая момент их исчерпания. В большинстве случаев предварительный заказ необходимых расходных материалов позволяет избежать опустошения запасов, но если по каким-то причинам ответственное лицо не успевает сделать заказ.

Служебная записка

Накладная на приобретение канцелярских товаров может быть заведена на имя сотрудника, которому для работы необходимы определенные принадлежности. В большинстве случаев такими документами занимаются руководители отделов, где сотрудник нуждается в канцелярских принадлежностях, но не всегда. Например, сотруднику нужны ноты, которые не заказаны в общей партии канцелярских товаров; решить эту проблему можно лично у начальника АХО, так что излишняя неприязнь к руководителю не нужна.

Служебка — документ из внутреннего документооборота компании. Это значит, что она используется только для достижения локальных целей. На основании служебной записки начальник просит деньги у главного бухгалтера и предоставляет ему и руководителю отчет о потраченных средствах.

Форма документа

Мнение эксперта

Александров Павел Анатольевич

Форма меморандума о взаимопонимании не регламентирована действующим нормативным правовым актом. Это означает, что документ может быть составлен в любой форме. В любом случае общепринятое правило делового документооборота не отменяется.

Это означает, что при составлении деловой документации необходимо помнить о деловых навыках. Речь идет о деловом стиле языка, уважительном отношении к коллегам по работе и долговечности определенных структур.

Организации могут использовать шаблоны воспоминаний, созданные экспертами для постоянного использования. Такие решения делают поток организационной документации более равномерным и облегчают работу сотрудников. Ведь им не нужно каждый раз разрабатывать памятку.

В любом случае, если в вашей компании нет бланков, вы всегда можете нарисовать памятки самостоятельно. Традиционно в качестве носителя информации выступает чистый лист бумаги формата А4. Что касается оформления текста, то существует два способа: рукописный и машинописный.

Советуем прочитать: Чины в полиции

Рекомендуется отдавать предпочтение машинописному варианту, так как такой текст гораздо легче воспринимается человеческим глазом.

Инструкция по составлению записки

Заметки по своей структуре делятся на различные структурные блоки. Это заголовок, основной содержательный блок с изображением покупки канцелярских товаров и просьбой об их перечислении, а также дата составления и подпись сотрудника. Попробуем разобраться, как не допустить ошибок в оформлении.

Заголовок размещается в правом верхнем углу листа бумаги. Здесь необходимо указать, кому направляется данная служебная записка. Пишем имя получателя в повелительном наклонении, а также его должность в бизнесе.

Ниже по тексту оставляем аналогичный набор информации, но уже для себя, в общем падеже.

Ниже документа начинаем излагать суть нашего письма. Мы уважаем материал и его ценность и просим его купить для нас офис. Лучше всего собрать весь необходимый кампус в виде каталога с указанием количества и точных названий.

Если нужные предметы уже есть на складе, ответственный сотрудник выполнит просьбу без вопросов и проблем. В противном случае товар следует доставить в офис и дождаться согласования бюджета. Как правило, если организация наладила поставки от надежного поставщика, нет необходимости ждать слишком долго.

На этом процесс составления меморандума о взаимопонимании завершен. Остается только проставить дату его создания и заверить все вышеперечисленное подписью с расшифровкой исполнителя (фамилия и инициалы). Теперь меморандум составлен и готов к отправке адресату.

Он может быть написан от руки или отправлен по внутренней электронной почте для ознакомления. Здесь все зависит от организационных деталей процесса в компании.

Пример.

Образец меморандума о закупке канцелярских товаров.
Форма меморандума о закупке канцелярских товаров

Образец служебной записки на канцтовары для всех организаций

Одним из способов запросить необходимые ресурсы является меморандум. Образцы служебных записок на закупку канцелярских товаров не регламентированы законодательством. Единственным нормативным документом является ГОСТ, который определяет обязательные данные, подлежащие регистрации.

Тип меморандума может сильно различаться в зависимости от требований нормативного документа организации.

Что такое служебная записка

Меморандум — это документ, содержащий просьбы или предложения, адресованные другим сотрудникам. Такие документы могут быть направлены как внутри организации, так и за ее пределы.

Они используются для предложений и отчетов между отделами или сотрудниками, которые не подчиняются непосредственно вам. В документе отражается не только краткая информация о ситуации, но и план ее решения.

Кто составляет документ

Им может воспользоваться любой сотрудник организации, столкнувшийся с какой-либо проблемой или имеющий предложение по улучшению работы компании. Оно также адресовано всем сотрудникам организации. Единственное требование к получателю — способность решить проблему.

Видео о служебных записках разного характера:.

Когда необходим документ на приобретение канцтоваров

Служебная записка составляется, когда любой вид канцелярских принадлежностей подходит к концу или уже исчерпан. В этом случае ответственным за ресурс должен быть не сотрудник, отправивший запрос, а старший или равнозначный сотрудник компании.

Благодаря документу, сотрудник, создавший документ, несет ответственность за решение работы, а вопрос должен быть решен другим сотрудником организации. Документ подтверждает, что были предприняты шаги для решения проблемы.

Меморандумы о взаимопонимании — это документы, касающиеся ключевых бухгалтерских документов. Они используются в качестве обоснования расходов, связанных с потребностями бизнеса. Поэтому меморандумы направляются в архив для представления сотрудникам ФНС в качестве доказательств после их получения.

Особенности оформления

Закон не содержит понятия «меморандум о взаимопонимании». В связи с этим не существует строгой формулы составления документа. Поэтому признается, что все сотрудники имеют право составлять документы в свободной форме, если только в уставе компании не прописан конкретный образец.

Некоторые организации могут выпускать специальные бланки, на которых должен быть составлен документ. Допускаются рукописные или печатные копии. Обязательным условием является наличие собственноручной подписи автора.

Документ всегда должен содержать определенную информацию.

Название организации.
Дата составления служебной записки.
Сведения о сотруднике, составившем служебную записку.
Сведения о сотруднике, который является получателем.

В основной части служебной записки следует кратко объяснить причину ее составления. Эта информация должна быть дополнена предлагаемым решением проблемы.

Аутентификация документа необходима для подтверждения факта ознакомления получателя с документом. Процесс аутентификации осуществляется получателем. Данная служебная записка также должна быть внесена в ежедневник компании.

Советуем прочитать: Отзыв по практике студента

Структура документа

Отсутствие законодательно установленного формата для составления служебной записки не является причиной отсутствия определенной структуры. За основу документа взят стандартный алгоритм регистрации.

В правом верхнем углу содержится информация об адресате записки, получателе записки. Сюда входит информация о должности и ФИО.
Ниже следует аналогичная информация о соискателе.
Далее указывается дата составления служебной записки, номер, присвоенный для внутреннего распространения документа, и юридический адрес организации.
В центре расположено название документа — «Меморандум».
Основной текст содержит причины обращения. В нем должно быть перечислено, что именно необходимо для решения вопроса. Сюда же следует включить информацию о возможных путях решения проблемы.

Окончание записки подтверждается подписью автора. Подпись руководителя также необходима для утверждения обращения.

Стилизация служебной записки

Меморандум должен быть написан в профессиональной манере. В тексте не должно быть разговорных и неуместных выражений, а суть просьбы должна быть краткой и ясной. Обязательные условия — это способ решения существующих проблем.

Формат, в котором составляются служебные записки, может быть отражен в уставных документах организации. В противном случае сотрудник имеет право предоставить документ в свободной форме, но с учетом обязательной части обращения.

Все отчеты, в которых упоминаются служебные записки, должны быть оформлены в соответствии с ГОСТ 6. 30-20 03.

Форма, на которой составляется служебная записка, может быть предусмотрена уставными документами организации. Если нет правил строгой формы, то документ оформляется на обычном белом листе формата А4. Если размер записки превышает один бланк, информацию следует продолжить на отдельном листе.

Мнение эксперта

Александров Павел Анатольевич

Не рекомендуется заполнять заднюю часть бланка. Это может привести к отказу в принятии такого способа подачи апелляции. Если документ состоит из нескольких листов, их следует пронумеровать и скрепить между собой.

Каких ошибок стоит избегать

Если записка не будет правильно оформлена, получатель не примет ее. Для этого следует учесть ошибки, часто допускаемые при составлении адресов.

Получатель не указан или введены неверные данные.
В тексте нет причины для адреса.
Нет информации о том, как решить проблему.
В тексте используются разговорные выражения.
Документ не содержит фирменного бланка (если таковой имеется).
Введенные данные не соответствуют действительности.
Сотрудник не подписал документ.

Прежде чем отправить меморандум сотруднику, его необходимо перечитать и исправить все ошибки и неточности. После исправления у руководителя нет причин отказывать в приеме заявления.

Электронная форма

Процесс подачи служебной записки упрощается, если учреждение использует для отправки обращения электронные носители. Благодаря этому методу упрощается не только процесс подачи, но и скорость проверки документов.

Если заявка подается в электронном виде, сам проект не меняется. Используются те же критерии. Исключения возможны только в двух случаях: первый — это надпись получателя, так как при отправке письма он прописывается в строке «адрес».

Получателя необходимо перекрасить в строке «тема»; второй случай — неподписанное письмо, так как в большинстве случаев у каждого сотрудника есть личная электронная подпись, которая автоматически прикрепляется к документу.