Сотрудникам организации, как бывшим, так и действующим, может потребоваться подтверждение сведений о трудовой деятельности для реализации пенсионных и иных прав. Если личное дело сотрудника уже передано в архив организации, то справка из архива может подтвердить необходимую информацию.
Необходимость в этом документе возникает, когда некоторые периоды работы не отражены в трудовой книжке, или когда соответствующие записи вызвали претензии со стороны сотрудников Федерального фонда России (далее — ПФР).
Агентство выдает справки к трудовой книжке в следующем порядке.
1) работник обращается с заявлением или письмом на имя директора (пример 1),
2) заявление регистрируется и передается ответственному лицу, ответственному за подготовку архивной справки
3) ответственное лицо проверяет наличие в заявлении всей необходимой информации.
4) Заявителю выдается соответствующая архивная справка.
Поскольку данная услуга имеет социальную значимость, дело выдается с бесплатным сертификатом практического опыта.
На подготовку архивной справки законом отводится 30 дней с момента получения запроса. Если этого времени недостаточно, архив информирует заявителя о продлении срока выполнения его запроса с указанием причин и нового срока, в который он будет отвечать.
КАК СОСТАВИТЬ АРХИВНУЮ СПРАВКУ
Агентство составляет архивную справку на собственном бланке по заданной формуле и включает в нее информацию о предмете обращения (пример 2).
В конце справки указывается архивный код документа и номер листа, на основании которого он был создан. Ссылки на эти документы обязательны. Это связано с тем, что без них архивная справка не имеет юридической силы.
Информация о заработной плате должна быть представлена отдельно за каждый месяц накопления (среднегодовой и среднемесячный заработок рассчитывать не нужно). Не следует делать поправки на инфляцию — вся информация должна быть представлена в ценах относительного периода, которые можно указать в тексте. Если информация о зарплате конкретного бывшего сотрудника отсутствует, ее следует взять из штатного расписания за интересующий период.
КАК ВЫДАТЬ ДОКУМЕНТЫ, СВЯЗАННЫЕ С РАБОТОЙ
Порядок выдачи работникам документов, связанных с работой (их копий), и их формы (справки, удостоверения и т. п.) следует определить в приложении к локальным нормативным актам или указать в соответствующих положениях (пример 3).
В КАКИХ СЛУЧАЯХ НУЖНО ДЕЛАТЬ ЗАПРОС В ПФР
Работодатели, в том числе и файловые, не всегда располагают информацией, необходимой сотрудникам, поэтому работодателям приходится самим направлять запросы в государственные органы, такие как ПФР.
В большинстве случаев работодатель запрашивает, может ли работник предоставить справку о размере своего дохода. (Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, 24. 07.
1998 № 125-ФЗ (с изменениями на 33 июля 2018 года)).
Например, работник также может обратиться, если он потерял трудовую книжку и хочет восстановить ее через ПФР. Информацию о предыдущих услугах работник также может получить в разделе «Мои документы».
Для запроса [*] (пример 4) необходимо письменное согласие работника на получение персональных данных.
[*] Приказ Минтруда России от 29. 02. 2016 № 79н «Об утверждении формы заявления застрахованного лица о направлении запроса в территориальный орган Фонда Российской Федерации о представлении сведений о заработной плате, иных выплатах и вознаграждениях, видах и процессах направления запроса» утвержден.
Виды и порядок направления запросов информации территориальными органами Фонда Российской Федерации.»
_. И. Наделяева, заместитель директора по управлению персоналом
Статья опубликована в журнале HR Solutions, декабрь 2018 г.
Узнать больше:
- Обучение и выдача сертификатов сотрудникам.
- Получение сотрудниками права на увольнение. Документация
- Документы, которые могут запрашивать сотрудники.
Справка о стаже работы в 2024 году
Статья:
- В таких случаях может потребоваться справка.
- Какую форму использовать для работодателей,
- Как правильно это сделать,
- Где еще можно получить справку?
В каких случаях может понадобиться справка
Продолжительность работы в конкретной организации подтверждается трудовой книжкой. Она выдается работодателем как во время работы сотрудника в компании, так и после увольнения.
Используйте ее в своей работе:Скачать образец служебного удостоверенияСкачать бланк служебного удостоверения
Запросить служебное удостоверение можно в разных ситуациях.
- Банки выдают кредиты. Таким образом банки проверяют платежеспособность и надежность своих граждан. Люди, которые работают на одной и той же работе в течение длительного периода времени, вызывают больше доверия у кредиторов, чем те, кто работает на одной и той же работе каждый месяц.
- Подайте заявление на визу в посольство или консульство.
- Суд. Судьи могут потребовать эту информацию, например, при назначении алиментов.
- Органы опеки утверждают усыновление. Неработающие граждане не могут обеспечить оптимальный уровень жизни для своих детей. Поэтому только работающие родители могут претендовать на звание «приемных родителей».
- Организация социального обеспечения для оформления пособий и льгот.
- Социальные фонды. Например, для определения льготных услуг и назначения льготных пенсий.
- Военнослужащие для регистрации. Таким образом, секретарь может проверить, выполняют ли работодатели свои обязательства по ведению воинского и иного учета.
Данный перечень не является исчерпывающим для случаев, когда могут быть запрошены данные о трудовой биографии гражданина. Их конкретный перечень нигде не указан. Если работник обращается к работодателю с соответствующим запросом, он должен быть выполнен.
Эксперты «Справочника кадровика» составили список самых важных новых правил, на которые HR-специалисты должны ориентироваться в новом году. Узнайте, что планируют сделать ваши законодатели, и разработайте план действий. Поле содержит полезный контент, и вы можете выбрать нужные вам карточки.
Какие формы использовать работодателю
На законодательном уровне формат стажевых удостоверений в организации не утвержден. Поэтому структура и организация документа определяется каждой компанией самостоятельно. Есть смысл разработать и принять единый формат для фактического использования.
В некоторых случаях (по желанию получателя) можно исключить некоторые пункты или, наоборот, дополнить информацию.
Единый, утвержденный внутри компании шаблон облегчает работу специалистов, сокращает время на подготовку сертификата и сводит к минимуму ошибки, которые могут возникнуть при оформлении.
Гости в течение трех дней получают доступ к готовым образцам и формам документов по актуальным вопросам управления персоналом.
Для социальных фондов и других учреждений подготовьте справку о прохождении службы в компании на фирменном бланке. Если такого бланка нет, достаточно указать основы работодателя. Присвойте документу обязательную информацию.
Это регистрационный календарь, порядковый номер в соответствии с датой и местом, о которых идет речь. Заполненный бланк может подписать руководитель, главный бухгалтер или другое лицо, уполномоченное вести кадровое дело (например, менеджер по персоналу).
От каких справок о зарплате освободили компании, а какие придется оформлять по новым правилам
Как правильно оформить
Перед заполнением древней справки от работника принимается заявление. Согласно статье 62 Трудового кодекса РФ, по письменному заявлению работника работодатель обязан выдать ему документ, связанный с работой. Для этого отводится три рабочих дня.
Срок исчисляется со дня подачи заявления (ч. 1 ст. 62 ТК РФ).
Указанный срок не означает, что служебное удостоверение не может быть выдано работнику немедленно. Все зависит от загруженности HR-специалистов и операционных процессов, созданных в компании. Заполненные бланки должны быть внесены в календарь выдачи.
В этом календаре сотрудник ставит свою подпись под распиской о получении.
Образцы ключевых кадровых документов на 2023 год.
Скачайте их бесплатно и используйте на своем рабочем месте!
- Договоры с сотрудниками.
- Приказы о приеме на работу
- Приказы
- Правила внутреннего трудового распорядка 2023
- Образец заполнения нового отчета EFS-1
Включите в текст сертификата следующую информацию
- ФИО сотрудника, заказавшего документ, подтверждающий стаж, дату его рождения и должность, на которой он работает. Если сотрудник менял фамилию, это также следует указать.
- Дата приема на работу, переезда, совмещения, повышения квалификации и пр. Сделано.
- Когда человек работал в организации. Если документ был создан для бывшего сотрудника, стаж берется с момента приема на работу до момента увольнения. Если сертификат заказал действующий сотрудник, стаж исчисляется по настоящее время.
- Для работников, работающих во вредных или опасных условиях, укажите соответствующую информацию.
- Любые изменения в названии работодателя.
- Любая другая запрашиваемая информация. Например, может быть запрошена информация о прошедших или будущих отпусках, больничных и т. д.
Подпишите подписанный документ и скрепите его печатью.
Нередко супруга работника требует от работодателя такую справку. Она не может быть выдана без соответствующего оформления. Во-первых, необходимо получить доверенность от работника.
Во-вторых, необходимо оформить согласие на передачу персональных данных.
Пример от эксперта
Где еще можно получить
Развитие цифровых технологий упрощает получение служебных удостоверений. Гражданину даже не нужно посещать отдел кадров. Всю необходимую информацию он может получить через смартфон или персональный компьютер — достаточно зайти на сайт «Госуслуги» и загрузить форму СТД-СФР.
Это стало возможным с 2020 года, когда была введена трудовая книжка. В системе Социального фонда есть информация обо всех кадровых мероприятиях, используемых работодателем для ввода трудовой книжки; в СТД-СФР видно, на какую должность был принят гражданин, когда и по какой причине, был ли переход в течение рабочего периода.