Руководители организаций, учреждений и компаний имеют законное право на годовую лицензию с оплатой труда наравне с другими сотрудниками. Главная проблема для руководителя в этом случае — найти ответственного сотрудника, который сможет полностью заменить его в случае отсутствия на работе.
Не обойтись и без документального оформления таких отпускных сезонов. Ведь на практике большинство руководителей фактически отвечают за кадровое подразделение конкретной организации или предприятия (на этой должности кого только нет, и это более эффективно).
Когда нужен приказ?
Чтобы получить ежегодный отпуск с выплатами, каждый сотрудник должен уведомить об этом своего непосредственного руководителя, который в свою очередь должен составить заявление и передать его непосредственно руководителю.
Этот документ является юридическим основанием для издания приказа.
Это уведомление направляется руководству агентства или компании гораздо раньше (как минимум за две недели), чтобы у работодателя было время обеспечить своевременное оформление и сбор документов.
В случае с менеджером ему не нужно писать такое заявление, так как уведомлять некого. Поэтому главная цель командования в данном случае — найти человека, на которого можно было бы возложить временные обязанности директора.
Менеджер может выбрать один из двух альтернативных вариантов.
- Сотрудники, например, заместители руководителя, совмещают свои обязанности с должностными обязанностями своего начальника.
- Временный заместитель прекращает выполнение своих официальных обязанностей и занимается только управлением предприятием или организацией.
Все оттенки временного замещения руководителя на период отпуска должны сначала определяться положениями локальных нормативных актов. Например, может быть введена специальная процедура замещения, чтобы определить, кто должен временно исполнять обязанности отсутствующего руководителя.
Это может включать необходимость отраслевого одобрения такой замены (или принятия решения) учредителем или другим высшим административным органом.
Структура документа и его форма
Трудовой кодекс не предусматривает единой формы (интегрированной формы) для таких приказов. Документы составляются руководителями в свободной форме и содержат следующие пункты.
- Укажите причину выдачи (например, потому что вы получили заказываемую годовую лицензию).
- Приказ о подчиненности основания, явно обозначающий временного заместителя или сотрудника по совместительству (укажите фамилию, имя, отчество и должность).
- В этом же пункте указываются все основные нюансы доплаты. Например, когда работник не освобождается от своих основных обязанностей или, наоборот, занимается исключительно управлением предприятием или организацией.
- В случае совмещения в пункте, следующем за указанием, руководитель указывает размер доплаты по отношению к базовому окладу работника.
- В третьем пункте агент уполномочен вести и подписывать финансовую и деловую документацию, включая банковские документы. Если директора решат предоставить только часть полномочий, то во избежание путаницы полномочия должны быть четко ограничены в этом пункте (например, запрет на подписание определенных банковских документов).
- Если агент представляет интересы организации или компании перед третьими лицами в отсутствие директора, отдельным пунктом необходимо предоставить ему все полномочия (например, я уполномочиваю его представлять интересы компании перед третьими лицами).
Согласно статье 151 Трудового кодекса, размер дополнительного вознаграждения в случае дублирования не ограничен. Это означает, что руководитель может установить любой размер дополнительного вознаграждения в зависимости от финансовых возможностей компании или организации.
Скачать образец приказа о делегировании отпуска руководителю можно здесь.
Нюансы оформления
Следует понимать, что отсутствие заявления руководителя о предоставлении отпуска не снимает с него обязанности издать соответствующий приказ, на основании которого формируется фонд отпусков.
Это означает, что на практике издаются следующие две команды
- для получения разрешения.
- Поручить задание другому сотруднику организации или компании.
Документация включает следующие ключевые шаги.
- Издание приказа, фиксирующего факт ухода в очередной отпуск. Документ составляется в свободной форме. По сути, он представляет собой обращение к группе. Например, следующее заявление — это документ, подготовленный комитетом для всех членов клуба. Я выхожу на пенсию в предстоящий отпускной период года, проработав в клубе с 1 июля по 29 июля 2016 года. Мое отсутствие в этот период возлагается на моего заместителя, Алексея Петровича Иванова». В конце бланк приказа подписывает директор.
- Затем на основании этой команды издается служебная записка и рассчитывается размер отпускных.
- После этого издается второй приказ. Он создается по вышеуказанному формату и передает обязанности директора агентству или другому сотруднику предприятия.
Приказ может быть составлен самим директором или сотрудником отдела кадров. Приказы о передаче обязанностей должны быть ознакомлены с временной альтернативной подписью.
Приказы о получении разрешения на отсутствие на рабочем месте могут быть подписаны только самим руководителем.
Увольнение по обстоятельствам, не зависящим от увольняющейся стороны, — как оформить его официально?
Некоторые категории граждан имеют право на досрочный выход на пенсию. Узнать больше можно здесь.
Если вас интересует вопрос срочной выплаты пенсии и порядок ее предоставления, вам может быть интересна эта статья.
Особенности хранения
Приказы хранятся в отделе кадров, как и документы, связанные с организационной или хозяйственной деятельностью. Как правило, все документы размещаются и разделяются на папки в соответствии с их содержанием.
- В организации,
- С документами, которые носят административный характер (включая приказы),
- которые содержат информацию, относящуюся к истории (информация).
Все приказы, касающиеся сотрудников организации или предприятия, имеют два срока хранения: 75 или 5 лет. По этой причине они хранятся в отдельных файлах.
Приказы, касающиеся оперативного регулирования рабочих процессов (например, записи о переходах в период обычных отпусков), хранятся в течение пяти лет.
Приказы, касающиеся оснований для трудовой деятельности (включая совмещение или временное выполнение трудовых обязанностей) и условий трудовых договоров, должны быть затронуты.