В ходе рабочих отношений часто возникают конфликты и нестандартные ситуации.
Для достижения урегулирования и принятия объективного решения каждой стороне необходимо разъяснить свою позицию и объяснить последовательность действий в определенный период времени. Эта информация предоставляется в виде письменного документа, который называется «Пояснительная записка».
Что такое объяснительная записка?
Он не является частью системы в виде внутренних и личных дел компании, так как его необходимо составлять только в случае отклонений от нормальных условий труда (например, опоздание, отсутствие на рабочем месте, порча имущества).
Написание объяснительной — это право работника, а не обязанность, однако отказ от ее предоставления может привести к крайне неблагоприятным последствиям, вплоть до увольнения.
Выделим несколько основных правил, которые были учтены при подготовке данного документа.
- При проведении служебного расследования руководство компании обязано затребовать от работника письменное объяснение. В случае отказа от объяснения составляется соответствующий акт.
- Это письмо адресовано ответственному лицу компании или непосредственному руководителю, уполномоченному разрешать споры с работником.
- При принятии решения о наложении дисциплинарного взыскания письменное объяснение о нарушении трудовой дисциплины и правил внутреннего распорядка должно быть принято во внимание (если работник отказывается подтвердить утверждения, содержащиеся в документе, дисциплинарное взыскание будет отменено).
Внимание!
Объяснительная записка по трудовым отношениям пишется работником самостоятельно в добровольном формате. Закон не содержит стандартной формы этого документа, но работник должен следовать общим правилам оформления.
Читайте также.
Данный документ подлежит регистрации с присвоением номера расписки и, если он составляется в рамках служебного расследования, приобщается к документам проверки.
Как правильно написать объяснительную записку?
Данный документ может быть составлен по требованию работодателя или по инициативе работника. Если назначается служебное расследование по данному документу, то указывается срок не более двух дней, в противном случае срок остается на усмотрение сторон. Чтобы ситуация не переросла в негативную, рекомендуется как можно скорее подготовить аргументированный доклад руководителю компании или другому представителю.
При этом следует учитывать следующие правила.
- Если документ описывается в связи с фактом задержки на рабочем месте, то обоснованность причины задержки появления на рабочем месте должна быть доказана.
- Причинный документ по данному заболеванию должен содержать информацию о заболевании, посещении врача или вызове его на дом (в дальнейшем данные должны быть сверены с картой болезни),
- Документация о невыполнении возложенных обязанностей или документация о приостановке производственной работы должна содержать объективные причины, по которым было допущено нарушение (например, полное выполнение соответствующих обязанностей в других отделах).
Внимание!
Под диктовку начальника или других должностных лиц документация не допускается. Как правило, в таких случаях может быть создан искусственный элемент, который используется для дисциплинарного преследования (в том числе увольнения по виновным основаниям).
Читайте также.
Даже если вы объявляете человека виновным в совершении дисциплинарного проступка, обязательно укажите это.
- о мотиве своих действий, ведь совершенный вами проступок мог повлечь за собой более серьезные последствия для работодателя,
- о первом событии проступка, поскольку руководители должны учитывать все обстоятельства проступка,
- Если нет серьезных последствий для производственного процесса,
- Возможность добровольно возместить причиненный ущерб.
Если создан дисциплинарный проступок, то в документацию по официальному расследованию должна быть включена объяснительная записка.
При обжаловании действий работодателя в суде все обстоятельства нарушения будут пересмотрены.
Содержание рассматриваемой документации должно включать следующие пункты.
- ФИО сотрудника, на которого составляется документ,
- сведения о сотруднике с указанием места работы и структурного подразделения,
- Ситуации и события (например, признание отсутствия на рабочем месте),
- Описание сотрудника в произвольной форме,
- дата составления документа и личная подпись работника.
После составления докладной записки необходимо зафиксировать факт ее получения работодателем. Для этого следует обратить внимание на входящий номер или подпись непосредственного начальника. Для дальнейшего разрешения спора рекомендуется использовать второй экземпляр документа.
Виды объяснительных
Подобные документы могут оформляться и в других ситуациях, а также вместо постоянной работы. Укажите наиболее распространенные виды объяснительных документов, с которыми вы можете столкнуться:
- Сделано на основании фактов раскрытого преступления,
- В нем объясняются причины поведения на рабочем месте при отсутствии дисциплинарного проступка,
- Составляется в отношении поведения имеющегося или зависимого члена семьи (например, родитель может сделать описательную запись о поведении своего ребенка в школе).
Правила ведения записей в различных ситуациях схожи — все события должны быть максимально идентифицированы в хронологическом порядке, мотивы и причины поведения должны быть обоснованы, причины нарушений трудовой дисциплины — подтверждены. И т. д.