Книга приказов

Календари нужны для отражения процесса создания/получения документов компании. Они делятся на множество типов. Одни виды нужно вести в течение всего года, другие заводятся на короткий срок.

С помощью календарей можно упорядочить движение документов и организовать их в хронологическом порядке.

Функции журнала регистрации

Календарь наделен следующими функциями.

• Определяет дату записи. Отмеряет период исполнения документа в обратном направлении.
• Приход данных отчета по документу.
• Быстрый и простой поиск нужного документа.
• Организация всех документов.

Все документы, созданные в компании или полученные от сторонних организаций, должны быть зарегистрированы.

Регистрация заключается в записи документа в календаре, выполнении номера и проставлении бумажной печати. Наличие номера указывает на то, что документ является частью документации компании. Регистрационные номера могут быть созданы разными компаниями.

В этом случае каждая компания проставляет свой регистрационный номер. Возможно указание названия через черту.

Примечание: Где проставляется номер? Все зависит от конкретного документа, его формата.

Какие журналы должны быть в компании?

В каждой организации должен быть обязательный список журналов.

• Учет входящей корреспонденции.
• Учет исходящей почты Для контроля.
• Учет приказов, относящихся к основной деятельности компании.
• Контроль учета договоров.

Списки книг используются в работе соответствующей организации. При этом не имеет значения размер компании, численность персонала или форма собственности. Следует учитывать, что чем выше бизнес, тем большее количество различных типов журналов используется.

Эти форматы книг не утверждены, и орган может принять решение о них самостоятельно. Следует использовать образцы.

Требуется ли регистрировать каждый документ?

Компания оставляет за собой право зарегистрировать любой документ. Однако это не является обязательным. Более того, не рекомендуется регистрировать все документы.

Как определить, какие документы необходимо зарегистрировать? Вам необходимо составить список документов, которые могут потребоваться для контроля.

Электронная или бумажная форма?

Для хранения таких журналов необходимы специальные программы. Они могут быть простыми или сложными.

Однако некоторые компании до сих пор поддерживают бумажный документооборот. Это касается книг, которые необходимо заполнять с помощью подписей сотрудников. Например, к таким книгам относится Журнал регистрации печатей и штампов.

В нем можно хранить такие бумажные книги, как блокноты, записные книжки и специализированные журналы.

Как хранить журналы?

Все журналы должны быть внесены в номенклатуру. Электронные книги должны быть включены в систему электронного документооборота. Срок хранения документа определяется перечнем типовых документов, утвержденным постановлением Министерства культуры № 558 от 25 августа 2010 года.

Для общих книг этот срок составляет пять лет. В случае с Календарем поступления на работу и увольнения срок увеличивается до 75 лет.

Программы

Электронные книги хранятся с помощью специальной программы.

• Microsoft Excel. В этой программе реализован минимальный функционал, необходимый для секретарей.
• Microsoft Access. Программа с расширенными возможностями. Помогает создать единую базу данных. Позволяет связывать журналы между собой и фильтровать документы по определенным параметрам.
• Google.Drive и Яндекс.Диск. Эта система работает по схожим с Excel принципам. Разница в том, что этими программами можно управлять удаленно.

Это наиболее экономичные решения, подходящие для малых и средних предприятий. Однако крупные компании используют более серьезные системы.

• Форма 9: Дневник несчастных случаев на производстве 17451
• Календарь повторного обучения по охране труда 11648
• 22893 Журнал операций
• Журнал регистрации приказов по основной деятельности 26552
• Журнал регистрации мандатов на выдачу 23423
• Журнал учета переданных документов 48790
• Календарь выдачи удостоверений сотрудникам 23269
• Форма Т-53а. платежный бюллетень записи календаря 10265
• Регистрация контракта контракт 40278
• Охрана труда на основе информации, представленной 17059
• Зарегистрированный в компании журнал о структуре персонала предприятия 33870
• Журнал учета входящих и исходящих кассовых документов 24999

Как вести журнал регистрации приказов по личному составу

Для чего ведут журнал регистрации

Учет приказов по личному составу ведется отдельно по другим организационным документам (ст. 22.1 § 22.1 Федерального закона от 2004 г. 22.

10. 10. 10.

10. 10 фз). Для этого используется журнал регистрации приказов по личному составу — специальный регистр, применяемый по следующим причинам:

• Некоторые приказы должны храниться длительное время — 50 или 75 лет,
• Их содержание служит основой для регистрации информации в личном деле сотрудника.

Что в нем регистрируют

На практике в организациях ведутся разные журналы учета кадров. Приказы разделяются по срокам хранения.

• 50 лет — все бронирования, переводы, смены и совмещения, увольнения, аттестации, все виды оплаты труда, лицензии (декретные и вредные), повышение квалификации, длительные командировки и т. д.
• 5 лет — ежегодный отпуск и учебная лицензия, дисциплинарные взыскания, краткосрочные командировки и т. д.

При большом обороте документов эти команды должны быть разбиты на внутренние группы со следующими регистрационными признаками

• По движению кадров — индекс LS,
• Лицензирование — индекс О,
• Досье на больничные листы — Б,
• Профессиональные командировки — км.

Правила ведения журнала

В Реестре кадровых команд нет конкретных утвержденных форм. Каждая организация может сама разработать подходящую форму в следующих графах.

1. Номер приказа.
2. Дата.
3. Номер.
4. Тип.
5. Полное имя сотрудника.
6. База.
7. Должность и ФИО сотрудника, обработавшего документ.
8. Подпись руководителя.
9. Примечания.

Как правило, книга, в которой ведется регистрация, имеет твердую обложку. На лицевой стороне обложки — название документа, которое ошибочно проставляется в индексе. Титульный лист:

• Фирменное наименование организации (без записи),
• Скопировано с обложки документа,
• Даты обслуживания — даты начала и окончания.

Сотрудники.

На первой странице ежедневника перечисляются люди, ответственные за ввод приказов в организации. Эта задача возлагается на сотрудника, ответственного за кадровую документацию (директора или специалиста по персоналу, юрисконсульта или секретаря).

Настораживает то, что общий порядок хранения личного дневника приказов в электронном виде выглядит следующим образом.

• Используется фиксированная нумерация. Страницам присваиваются порядковые номера для записей и оглавлений, начиная с первого номера после титульного листа.
• Журнал сшивается и скрепляется печатью — на последней странице делается надпись, удостоверяющая количество листов в книге, заверенная подписью и печатью секретаря (руководителя кадровой службы).
• Окончание дневника отмечается на последнем листе — записывается срок окончания действия записи и дата передачи в архив, основание (дата и номер документа).

О правилах заполнения

Приказы по личному составу являются юридически значимыми документами. Требования к оформлению строгие.

• Нет места ошибкам и сбоям,
• Избегайте сокращений, если записи могут быть истолкованы неоднозначно.
• Пишите полное имя и прозвище. Таким образом, при чтении записи не возникнет вопросов о том, к какому сотруднику относится приказ.
• Нумеруйте записи последовательно по всей книге.
• Номера приказов должны быть записаны в соответствии со стандартом, принятым в вашей организации (в большинстве случаев это индекс и номер).
• Рекомендуемый формат даты — стандартный «дд. мм. гггг».
• В поле «тип» указываются административные действия, такие как прием на работу, увольнение, перевод, премия, дисциплинарное взыскание, отпуск по уходу за ребенком, смена фамилии и т. д.
• Укажите причину — документ, на основании которого был издан приказ (например, трудовой договор (s. e.), заявление сотрудника, дополнительное соглашение к договору).

Исправление неверных записей в журнале осуществляется в соответствии со следующими правилами делопроизводства.

• Ошибки не стираются и не затираются корректирующими мерами.
• Неправильная запись удаляется путем удаления одной строки, либо рядом с ней пишется правильная запись, либо факт исправления фиксируется в поле «Примечание».

Если дневник хранится в электронном виде, электронный файл, содержащий таблицу записей, защищается от несанкционированного доступа или редактирования. В остальном требования к журналу учета заказов аналогичны требованиям к бумажным формам.

Эксперты КонсультантПлюс четко определяют, что должно быть в вашей организации, а что нет. Пользуйтесь этими инструкциями бесплатно.

Как и сколько хранить журнал

Нормативный срок хранения очередных реестров приказов по личному составу регламентирован приказом Федеральной архивной службы от 20 декабря 2019 г. № 236 (п. 434).

Срок хранения, год	Тип приказа
50/75	Прием на работу, увольнение, перевод, смена, покрытие, покрытие, совместительство, совместительство, оплата, аттестация, повышение квалификации, разряд, класс, звание, поощрение, награда, изменение резюме, отпуск по уходу за ребенком, начисленный отпуск
50/75	Командировки с разрешения и с вредными и/или опасными условиями труда
5	Ежегодный отпуск, разрешение на обучение, обязательства, не связанные с основной деятельностью
5	Командировки
5	Формальная проверка.
3	Дисциплинарное взыскание

Важно!

Заказы, выполненные до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет. Заказы, выполненные после этой даты, — 50.

Электронные календари печатаются в соответствии со всеми требованиями, некоторые из которых очень важны.

• Читаемость и безопасность данных,
• чистое качество печати на хорошей бумаге.

Ваши вопросы

Стандартизация различных видов документации

Как филиалу оформить приказ, подписать который может только генеральный директор головной организации?

Вопрос.

Филиалы организации ведут дела самостоятельно, и у каждого филиала есть свои утвержденные образцы печатных документов и своя номенклатура. Одному из филиалов потребовалось изготовить распорядительный документ, который имеет право подписывать только головная дирекция. Может ли филиал написать распорядительный документ на бланке головной организации (фамилия директора филиала указана в сигнале исполнителя) и отправить его генеральному директору головной организации? Должен ли этот распорядительный документ быть зарегистрирован в архиве головной организации (и сдан в архив по номенклатуре)?

Ответ.

Мнение 1. В соответствии со статьей 55 Гражданского кодекса РФ филиалы и представительства являются обособленными подразделениями юридических лиц. Руководитель филиала и руководитель представительства назначаются юридическим лицом и действуют на основании его юристов.

Ситуация, описанная в вопросе, не является необычной. Вполне вероятно, что полномочий, которыми наделены директор филиала вместе с генеральным директором, недостаточно для принятия управленческих решений в определенных ситуациях. В этом случае издать такое решение, то есть приказ (например, распоряжение), может только генеральный директор, но инициировать его принятие должен директор филиала.

При этом предполагается, что руководитель филиала и директор устно договорились о соответствующих действиях, либо руководитель филиала направляет письменное обоснование необходимости издания приказа в виде письма, принимает положительное решение и затем готовит приказ. .

Разумеется, распорядительный документ, изданный генеральным директором, регистрируется в головной организации и помещается в ее архив. Филиал получает копию документа. Филиал хранит копию в деле в соответствии со своей номенклатурой.

ф. янкова.

Мнение 2. В этом случае подпись на приказе ставит генеральный директор, а подписывает его должностное лицо генерального директора (например, его помощник). Руководитель филиала может написать текст распоряжения и отправить его в администрацию генерального директора, но в обязательной «Записке исполнителю» обычно указывается имя помощника генерального директора.

Документ создается в шрифте головной организации. Однако он может быть исполнен на основании этого поручения.

Е.Н. Кожанова, доцент кафедры внутреннего аудита и управления В.Ф. Янкова, рсу, кандидат исторических наук.

Статья опубликована в журнале «Секретарская справка» № 3, 2021 г.

Какие журналы учета и регистрации нужно вести в кадровой службе

Обязательно соблюдение следующих журналов (календарей): 1. книга учета команд по основной деятельности (календарь регистрации); 2. запись письма о приеме на работу (календарь регистрации); 3.

запись письма. И, при отсутствии журнала учета, санкция является угрозой для организма.