Требования к офис менеджеру

Заусайлова Полина Юрьевна 1 , Яшкова Елена Вячеславовна 2 1 ФГБОУ ВПО «Нижегородский государственный педагогический университет имени Козьмы Минина», студенты факультета управления и социально-технического сервиса 2 ФГБОУ ВПО «Нижегородский государственный педагогический университет имени Козьмы Минина Нижегородский государственный педагогический университет», доцент кафедры инновационных технологий управления, кандидат педагогических наук

Реферат В данной статье рассматривается профессия офис-менеджера и требования, предъявляемые к этой должности. Представлены сферы деятельности офис-менеджеров и определены их должностные обязанности. Показана важность и требования к профессии в функционировании организации.

Характеристика и требования к должности «офис-менеджер

Заусайлова Полина Юрьевна 1 , Яшкова Елена Вячеславовна 2 1 Нижегородский государственный педагогический университет имени Минина, студентка факультета управления и факультета социального и технического сервиса 2 Нижегородский государственный педагогический университет имени Минина, доктор педагогических наук, инновационный менеджмент Доцент кафедры технологии

Реферат В данной статье рассматривается профессия и должностные требования к офис-менеджерам. Представлены сферы деятельности офис-менеджеров и определены их должностные обязанности. Показана важность и значимость специалистов в функционировании организации.

Библиографическая ссылка на статью: Заусайлова П. Ю., Язкова Е. В.

Должностные характеристики и требования к профессии «офис-менеджер» // Гуманитарные научные исследования 2017. № 3 [электронный ресурс]. URL: https://human.

snauka. ru/2017/03/23284 (дата обращения: 22 февраля 2024 г.). Дата: 22 февраля 2024 г.).

Офис-менеджер (он же секретарь) — это сотрудник, который обеспечивает эффективную работу офиса и управляет всеми процессами, способствующими его функционированию. Эта профессия является относительно новой и очень востребованной, так как малые и средние предприятия часто ищут на эту должность офис-менеджера. Офис-менеджеров также принято называть офис-менеджерами, поскольку на их плечи возложены те же обязанности.

Как показали предыдущие исследования [1, 2, 3], менеджеры в организациях с большим количеством сотрудников не могут справиться со всеми своими обязанностями без помощника, поэтому большинству крупных организаций достаточно одного или нескольких административных менеджеров. Эта должность в основном востребована в частных и государственных организациях с различными направлениями деятельности.

Не зря говорят, что секретари — это лицо бизнеса. Офисные секретари встречают клиентов при входе в офис. Они также проводят брифинги, консультируют клиентов, ведут деловые переговоры с партнерами, координируют работу персонала и выполняют некоторые обязанности руководителя.

Это главный человек, который формирует первое впечатление о заведении.

В список предполагаемых обязанностей офис-менеджера также входит управление техническим персоналом, курьерская служба, обязательная организация мероприятий, деловых встреч с посетителями и начальством, документооборот и необходимость составлять и обрабатывать корреспонденцию. Нередко шейхи возлагают на офис-менеджеров ответственность за составление бюджета деловых расходов в соответствии с потребностями внутри и вне офиса. Ведь современные компании часто экономят на персонале и возлагают на сотрудников множество рабочих задач одновременно.

К основным обязанностям в деятельности офис-менеджера относятся.

• Своевременное выполнение административных функций (контроль за выполнением задач, стоящих перед офисом и организацией),
• Секретарские обязанности (общение с клиентами, проведение деловых встреч по телефону, общение с бизнесом через интернет, контроль за подготовкой документов, контроль за работой курьерских служб),
• Непосредственные дружеские встречи с клиентами и партнерами компании,
• Анализ, ведение и отчетность по выполненным задачам.
• Они взаимодействуют с бухгалтерией, отделом кадров и другими организационными подразделениями, входящими в штат организации [4].

Однако важно отметить, что офис-менеджер руководит персоналом в качестве супервайзера. Супервайзер — это младший секретарь, который работает исключительно с телефонами, водителями и почтальонами. Его задача как руководителя — контролировать выполнение работы другими сотрудниками.

Если на предприятии нет персонала или кадровых служб, обязанности по оформлению приказов, договоров, банковских чеков и трудовых книжек переходят к основной обязанности офис-менеджера. Организуя собеседования с партнерами, секретарь выполняет обязанности менеджера по персоналу. А в маркетинговой компании, которая относится к сфере торговли, он занимается координацией поиска и продаж.

Требования к вакансиям офис-менеджера различны. Они зависят от размера организации, то есть если бизнес сотрудничает с иностранными компаниями, то главным критерием для профессии будет знание иностранных языков (чем больше, тем лучше). Небольшие конторы обычно специализируются на узком круге и не предъявляют подобных требований [5].

Возрастные категории также зафиксированы — от 25 до 30 лет. Если есть возможность, то в качестве представителя женского пола или «хозяина офиса» указывается женщина с хорошей внешностью. Должна уметь обращаться с оргтехникой и выполнять работу на ней.

Знание персонального компьютера (ПК) должно быть на профессиональном уровне. Поскольку офис-менеджеры контактируют с партнерами и клиентами, в рекламе подчеркивается знание деловой этики, грамотная речь, хорошая четкая артикуляция обязанностей [6].

Чтобы стать офис-менеджером, достаточно пройти обучение в профессиональном институте, где проводятся курсы офис-менеджмента и администрирования. Сегодня этой профессией интересуется огромное количество молодых людей, только что получивших первое высшее образование и имеющих склонность к менеджменту и организации бизнеса. Это связано с тем, что профессия офис-менеджера обладает значительными преимуществами.

Во-первых, высокий спрос на профессионалов. Во-вторых, бизнес дает уверенность в перспективах карьерного роста и наращивания ценного опыта. Это помогает в переходе на престижные и более высокооплачиваемые должности в будущем.

В-третьих, благодаря обязанностям и функциям, которые офис-менеджер требует от компании, сотрудники развивают коммуникативные навыки.

1. Синева Н. Л., Яшкова Е. В. Инновационные подходы к развитию персонала в контексте управления знаниями 2016. № 7-4. cc. 648-651.
2. Яшкова Е.В., Синева Н.Л. Реализация инновационных маркетинговых технологий в системах управления человеческими ресурсами организаций // Интернет-журнал «Науковедение», 2015, т. 7, № 1 [Электронный ресурс] -М.: Науковедение, 2015. Accessed at: http: //naukovedenie. ru/sbornik 1 (26)/PDF, free. — Загл. с экрана. — Русский, английский.
3. Яшкова Е.В., Синева Н.Л., Шкунова А.А., Быстрова Н.В., Смирнова Ж.В., Колосова Т.В. Развитие инновационных бизнес-моделей качеств современного менеджера // Международный журнал экологического и научного образования. 2016. .» 11. № 11. стер 4650-4659.
4. Денин, Ю. М. Эффективные офис-менеджеры / Ю. М. Денин. -СПб.:Питер.-2015. -202 Бухгалтерский учет.
5. Румянцева, С. А. Организационное управление и хозяйственная деятельность / С. А. Румянцева // Справ. секретаря и офис-менеджера. -2014. -6. — с. 12-17.
6. Шеломенцева О. Личное и профессионально значимое имущество секретаря, директора офиса, помощника директора: (Факультет практической психологии) / О. Шеломенцева // Справ. секретаря и офис-менеджера. -2012.- № 7. — с. 44-50.

© Если вы обнаружили нарушения авторских прав или родительских прав, пожалуйста, немедленно сообщите нам об этом по электронной почте или через форму обратной связи.

Кто такой офис-менеджер и в чем его обязанности, какое образование нужно

Чем конкретно занимается офис-менеджер

При найме сотрудника на эту должность на него может быть возложен разный круг обязанностей. Это зависит от специфики бизнеса и обычно является предметом переговоров на собеседовании. В большинстве случаев под офис-менеджером подразумевается сотрудник низшего звена, задачей которого является решение повседневных проблем, неизбежно возникающих во всех больших коллективах.

Что именно делает офис-менеджер на рабочем месте, вкратце:

1. Закупают канцелярские принадлежности и расходные материалы,
2. Приветствуют посетителей на ресепшене и сообщают адрес.
3. Организовывать и отправлять профессиональную корреспонденцию.
4. Поддерживать порядок на рабочем месте и выполнять приказы начальника.
5. Организовывать работу уборщиков, курьеров, ремонтников и других сотрудников,
6. Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов и,
7. Организуйте внутренние рассылки и электронную почту,
8. Принимать и распределять входящие звонки; {пространство}
9. Организация встреч и деловых переговоров;
10. Организовывать деловые поездки (например, заказ билетов, бронирование гостиниц).
11. Помощь в организации внутренних и внешних мероприятий (собеседования, встречи, конференции, семинары и т. д.).
12. Получение и отправка факсов, копий и архивных документов.
13. {пространство} Отвечает за сохранность файлов компании, оргтехники, компьютеров и других активов.

Другими словами, должность офис-менеджера находится между секретарскими выплатами, домработницей, частично архивом и архивированием. У него много задач, все из которых в принципе являются срочными. Именно поэтому в крупных компаниях обычно работает несколько офис-менеджеров, и именно поэтому принято, чтобы они работали посменно.

Требования к навыкам и качествам офис-менеджера

Такая должность очень ценна для быстрых и ответственных работников, ведь им приходится работать в непрерывном режиме. Технические навыки не столь важны, главное, чтобы офис-менеджер справлялся с объемом работы (который всегда слишком велик) и выполнял все задания в срок.

Что обычно ожидают работодатели?

1. Умение обращаться с офисным оборудованием (например, сканерами, факсами, ксероксами),
2. Знание специальных программ (MS Office, CMS-системы и т. д.),
3. Стрессоустойчивость, способность работать над несколькими обязанностями,
4. Организаторские способности,
5. Хорошая память, внимание,
6. Кураторство, ответственность,
7. Коммуникативные навыки,
8. Точность,
9. Грамотная устная и письменная речь,
10. Опрятный внешний вид.

Карьерный рост офис-менеджера

Поэтому эволюция на этой должности невозможна. Однако если компания большая, с многочисленными отделами, офис-менеджер может стать должностью, отвечающей за внутренние закупки или другие внутренние подразделения компании.

Обучение офис-менеджеров

В большинстве случаев для офис-менеджеров перед приемом на работу организуется внутрифирменное обучение, но так происходит не везде. Поэтому не лишним будет сразу же записаться на онлайн-курс по обучению соответствующим навыкам.

Вакансии и уровень зарплаты офис-менеджеров в 2024 году

Одна из положительных сторон профессиональной деятельности — это востребованность. Эффективный офис-менеджер, умеющий читать и писать, нужен всегда и везде. Обратная сторона ситуации заключается в том, что не все компании предъявляют достаточные требования к специалистам и не каждый кандидат может справиться с объемом возложенных на него обязанностей.

Отсюда высокая текучесть кадров на этой позиции. Еще одним недостатком является предпочтение нанимать преимущественно женщин.

Последнее более характерно для Москвы и Санкт-Петербурга.

Плюсы и минусы профессии офис-менеджера

• РЕКВИЗИТЫ,
• Возможности проявить организаторские способности,
• Не требуется специальной подготовки, {пространство}

• Высокая рабочая нагрузка,
• Ответственность,
• Низкая зарплата и престиж,
• Ненормированный рабочий день,
• Требуется стрессоустойчивость.

Профессия офис-менеджер

Офис-менеджер (также известный как секретарь) — это сотрудник, который обеспечивает бесперебойную работу офиса и следит за всеми процедурами, связанными с его функционированием. Хотя профессия офис-менеджера относительно новая, она очень востребована, эту должность часто открывают компании с небольшим количеством сотрудников.

Места работы

Должность офис-менеджера востребована во многих коммерческих и государственных организациях с разнообразной сферой деятельности.

Обязанности офис-менеджера

Обязанности офис-менеджера могут варьироваться в зависимости от сферы деятельности, но основные из них включают.

• Прием посетителей офиса.
• Организация встреч и обновлений.
• Обеспечение офисного персонала всем необходимым для работы.
• Проверяйте расходы офиса.
• Загрузка звонков, запись электронных писем.
• Распределение документов по отделам.

К дополнительным рабочим обязанностям офис-менеджера относится выполнение небольших, часто личных просьб и поручений администрации.

Требования к офис-менеджеру

Основные требования к офис-менеджеру следующие

• Административные навыки.
• Знание основ делопроизводства.
• Знание деловой этики.
• Знание ПК и офисного оборудования.
• Грамотное публичное выступление.
• Презентабельный внешний вид.

Особенно желательны высшее образование и знание иностранного языка, чаще английского.

Образец резюме офис-менеджера

Как стать офис-менеджером

Специальной подготовки для офис-менеджеров не существует. В большинстве случаев работодатели, подбирающие сотрудников на эту позицию, отдают предпочтение кандидатам с более гуманитарным образованием и высокими коммуникативными навыками.

Зарплата офис-менеджера

Заработная плата офис-менеджеров варьируется в пределах 25-50 000 рублей в месяц. Зарплата этого специалиста во многом зависит от объема работы, перечня выполняемых функций и статуса компании. Средняя зарплата офис-менеджера составляет 35 000 рублей в месяц.

Где пройти обучение

Помимо высшего образования на рынке существует краткосрочное обучение, которое обычно длится от двух недель до года.

‘Офис-менеджер’ (дистанционно) — Институт профессионального образования ‘ИПО’ 256, 512 и 1024 AC. Имеются программы H. Дипломы или сертификаты государственного образца. Возможно и интересно внешнее обучение.

Автор(ы): sergey.Помогите найти работу.

Должностные обязанности офис-менеджера для резюме

Офис-менеджер резюме — это описание работы администрации и функций, выполняемых специалистами для организации всего бизнеса. Сотрудники должны эффективно обеспечивать документированную работу подразделений бизнеса для достижения максимальной эффективности.

Кто такой офис-менеджер и в чем его обязанности, какое образование нужно

Должностная инструкция офис-менеджера

Должностная инструкция — это документ, содержащий несколько разделов, в том числе перечень обязанностей, прав и ответственности сотрудника. Документ тщательно изучается и подписывается сотрудником. Перечень обязанностей офис-менеджера в резюме также уместен.

• Обеспечьте документооборот внутренних документов,
• Готовиться к встречам, конференциям и совещаниям,
• Готовить приказы и доводить их до сведения сотрудников
• координирует и контролирует работу подчиненных ему служб, таких как водители, уборщики, повара и курьеры.

Общие положения

Как правило, на должность офис-менеджера берут человека с образованием не ниже среднего, опытом работы не менее года, со специализацией по профилю или без нее, знанием компьютера (Word, Excel), знанием 1С и квалификацией. навыки делопроизводства, знание иностранных языков и быстрый набор текста. Задачи резюме офис-менеджера определяются следующими личными качествами.

• Трудолюбие и ответственность,
• начитанность, умение читать и убирать,
• стрессоустойчивость и инициативность,
• Работоспособность и коммуникабельность,
• позитивность и честность,
• терпение и трудолюбие,
• дисциплинированность, организованность.

Функции

Должностные обязанности офис-менеджера в резюме можно сформулировать следующим образом.

• Организация деятельности офиса,
• Сотрудничество с сотрудниками по переписке,
• управление, административные совещания, планирование мероприятий по приему посетителей.

Обязанности офис-менеджера

Обязанности офис-менеджера могут варьироваться в зависимости от сферы деятельности, но основные из них включают.

• Прием посетителей офиса.
• Организация встреч и обновлений.
• Обеспечение офисного персонала всем необходимым для работы.
• Проверяйте расходы офиса.
• Загрузка звонков, запись электронных писем.
• Распределение документов по отделам.

К дополнительным рабочим обязанностям офис-менеджера относится выполнение небольших, часто личных просьб и поручений администрации.

Образец обязанностей офис-менеджера для резюме

Права

Общие обязанности офис-менеджера изложены в Трудовом кодексе Российской Федерации от 30 декабря 2001 года 197-ФЗ (ред. от 02. 08.

2019). Менеджер предоставляет права и гарантии, предусмотренные должностной инструкцией; в резюме такого специального раздела нет, но кандидат должен понимать, что его права могут меняться в зависимости от вида деятельности предприятия. Как правило, правами наделены те, кто отвечает за административные и финансовые службы.

• вносить предложения по улучшению своей деятельности и представлять администрации планы по улучшению функционирования бизнеса,
• требовать соблюдения своих прав, прописанных в трудовом договоре, и создавать условия, необходимые для его работы,
• Принимать решения в рамках своих обязанностей,
• получать все необходимые документы и информацию, необходимые для выполнения своих профессиональных обязанностей.

Ответственность

Поскольку каждый руководитель обязан качественно выполнять свою работу, должностная инструкция и трудовой договор определяют не только обязанности офис-менеджера, но и его ответственность за недобросовестность и некомпетентность. Сотрудники несут ответственность за следующее:

• Причинение материального ущерба бизнесу,
• Соблюдение конфиденциальности,
• Несоблюдение правил трудовой, дисциплинарной, технологической и пожарной безопасности,
• Неуважение к клиентам, сотрудникам и нарушение правил приличия,
• Поведение, выходящее за рамки своих обязанностей.