Коллеги из clubtk.ru подготовили документ: Меморандумы от сотрудников: цели и образцы. С их разрешения статья публикуется полностью.
Служебная записка — это обращение сотрудника к своему непосредственному руководителю или к руководителю другого отдела. За короткий промежуток времени она позволяет сделать следующее.
- проинформировать руководителя о текущих проблемах; и
- внести предложения по их устранению или согласовать планы действий с другими сотрудниками.
- поощрять руководителя к принятию решения или распоряжения.
Это также свидетельствует о том, что специалист, обнаруживший проблему в рабочем процессе, не оставил ситуацию без внимания, а обратился по адресу, чтобы решение было принято немедленно. Другими словами, он ничего не делал.
Виды записок
Рассмотрим основные виды деловых писем.
- Что касается запросов на информацию,
- В отношении правонарушений, совершенных работником при исполнении служебных обязанностей,
- В связи с направлением в служебные командировки или служебные поездки,
- относительно выплат сотрудникам.
Кроме того, если вы отправляете пакет документов между отделами, офисами и службами внутри организации, вы можете приложить к нему меморандум о взаимопонимании (образец приведен ниже) (для внешней организации следует подготовить сопроводительное письмо). Его также можно направить сотрудникам с просьбой объяснить причину отсутствия на работе.
В меморандум можно включить любые вопросы, касающиеся рабочего времени.
Правила составления
Главное правило, которого следует придерживаться при составлении письма, — краткость. В документе должна быть четко сформулирована суть проблемы и ее решение. Как правило, текст не должен превышать шести-семи строк.
Единого формата документа не существует, можно использовать любой.
Пример служебной записки
Однако при их создании необходимо учитывать положения ГОСТ Р 7. 0. 97-2016, которые требуют соблюдения следующих условий.
- Документ должен содержать заголовок. В нем указывается, кому адресован документ (должность и ФИО сотрудника, выносящего постановление).
- Далее следует название документа.
- Дата и номер документа.
- Описание контекста, в котором написана записка: «Обращаю ваше внимание на… , затем следует конкретная просьба.
- Ниже указаны должность, имя и расшифрованная подпись автора.
Документ должен быть зарегистрирован у секретаря компании как входящее сообщение. После этого руководитель может убедиться, что записки получены, и ознакомиться с ними.
Как подавать в электронном виде
Многие компании перешли на электронный документооборот. Поэтому меморандум о взаимопонимании, который является примером вышеуказанного письма, может быть оформлен в электронном виде. В этом случае он отправляется на корпоративную электронную почту компании.
Дальнейшей категоризацией и продвижением письма до адресата занимается секретарь.
Такой способ передачи экономит бумагу и время сотрудников. В этом случае документ составляется так же, как и на бумаге. Отправитель должен подписать документ электронной подписью.
Чтобы убедиться, что отправленный документ будет прочитан руководителем, во время его командировки следует попросить: «Пожалуйста, отметьте, что сообщение прочитано».
Образец документа
Нередки случаи, когда вы сталкиваетесь с трудовой проблемой, требующей поделиться с руководителем важной информацией. Ситуация требует письменного отчета о ситуации или ошибке.
Помимо подтверждения факта события, вам необходимо убедиться, что в документацию внесены правильные исправления. Часто бывает трудно собраться вместе, особенно если нет опыта. Однако это несложно сделать, когда перед вами есть пример. Поэтому мы подготовили образец, который поможет вам внести соответствующие изменения в документ.
Меморандум о выплате премий является основанием для издания приказов об увещевании сотрудников. Он составляется непосредственным руководителем трудового коллектива на имя директора организации. В документе указывается квалификация сотрудника, просьба о поощрении, данные о сотруднике и авторе.
После рассмотрения и принятия положительного решения директор издает приказ о поощрении.
Образец служебной записки о том, как просить директора о премировании сотрудника
Если на работе возникла ситуация, связанная с тем, что сотрудник не смог в полной мере выполнить свои обязанности, используется служебная записка. В ней указываются причины.
Образец объяснительной
Служебная записка используется, если сотрудник обращается к руководителю с просьбой выделить средства на нужды работы. В данном случае документ раскрывает событие рабочей необходимости в приобретении материалов.
Как правильно написать служебную записку, образец
