С чего начинается кадровое делопроизводство

Каждая организация, имеющая сотрудников, должна организовать ведение своего кадрового архива. В этой статье описано, как это можно сделать.

Что такое кадровое делопроизводство?

Это весь процесс документооборота, связанный с агентским персоналом. Прежде всего, это переводы, увольнения, поощрения, условия труда, наказания и вознаграждения.

Все эти процедуры должны быть четко регламентированы, а любое действие в отношении сотрудника должно быть подкреплено одной причиной и документацией. Документация должна быть организована и храниться своевременно, в соответствии с правилами. Это и есть управление персоналом.

Кто ответственен за ведение кадрового учета организации?

Все зависит от масштаба организации. Вопросы управления персоналом можно распределить следующим образом.

• в специально созданном подразделении компании (отделе кадров) или у другого сотрудника,
• одному или нескольким сотрудникам в виде ряда дополнительных нагрузок. Как правило, в небольших организациях для этого привлекаются секретари, юристы и бухгалтеры.
• профессиональным фирмам на основе договора внешнего поручения. Однако не все можно поручить внешним партнерам. Например, ведение трудовой книжки нельзя поручить третьему лицу. Руководитель должен поручить эту задачу кому-то «своему» — приказом или распоряжением.

Другой вариант — перепоручить вопросы управления персоналом руководителю — подходит только для очень малых и средних предприятий.

Кадровое делопроизводство с нуля – пошаговая инструкция

Первое, что нужно сделать, — убедиться, что название организации в кадровом документе совпадает с названием, определенным в уставе.

Директор принимается на работу в соответствии с порядком, установленным законодательством компании.

Подробнее.Подробнее.

После того как определено лицо, ответственное за ведение кадрового делопроизводства, и ответственный за соблюдение трудовой книжки, необходимо разработать и утвердить ряд внутренних нормативных документов компании.

Обязательные внутренние документы

Документы, имеющиеся в организации:

• штатные расписания,
• Правила внутреннего трудового распорядка,
• Регулирование персональных данных,
• Каникулярные программы,
• Внесение бланков в книгу учета поступлений и расходов,
• Книга для записи движений по рабочей книге и вставки их в рабочую книгу,
• Табель учета рабочего времени.

Если того требует специфика работы организации или желание работодателя, могут существовать и другие документы. К таким документам относятся.

• должностная инструкция,
• положения о вознаграждении и премировании,
• Руководство по управлению персоналом —
• Положения о коммерческой тайне,
• Правила сертификации,
• Коллективные договоры,
• Правила оказания первой помощи пострадавшим на рабочем месте, {пространство}
• Положение о командировках,
• Личные дела сотрудников и т. д.

Особые правила действуют при приеме на работу компаний, отвечающих критериям очень малого бизнеса. Таким организациям разрешено не предоставлять некоторые локальные документы (например, графики сменности, положения об оплате труда, правила внутреннего распорядка и т. д.) в соответствии со статьей 309.2 Трудового кодекса РФ.

Однако микропредприятия, отказавшиеся от оформления локальных документов, обязаны заключать трудовые договоры по типовой форме, содержащей соответствующие положения, взамен этих локальных документов. Такая форма утверждена постановлением Правительства РФ от 27 августа 2016 г. № 2, 858.

Важно, чтобы внутренние документы, трудовое законодательство, трудовые договоры и фактические условия труда в организации не противоречили друг другу. В противном случае возникнет трудовой спор с работниками, который станет «слабым местом» в судебном разбирательстве. Поэтому не утверждайте документ без предварительного изучения образцов из Интернета.

Обязательно ли составлять инструкцию по кадровому делопроизводству

Нет, не обязательно, но этот документ поможет вам собрать в одном месте требования к работе с кадровой документацией в вашей организации, определить формат документа и учесть специфику вашего предприятия. С помощью инструкций сотрудникам будет проще и быстрее подготовить документы, правильно их оформить и проверить исполнение.

Документы, которые должны быть на каждого сотрудника

Все сотрудники, будь то постоянные, временные или работающие неполный рабочий день, принимаются с трудовым договором. Если в будущем будут изменены условия труда, рабочее место или оплата, в трудовой договор необходимо будет внести изменения и составить для этого дополнительное соглашение.

На основании трудового договора составляется приказ о приеме на работу. В дальнейшем все действия, связанные с работником (например, переводы, поощрения, наказания, надбавки, увольнения, предоставление отпуска и т. д.), также необходимо будет оформлять приказом по личному составу.

Запись в трудовой книжке делается для каждого работника, занятого более пяти дней. Исключение составляют работники, занятые неполный рабочий день. В этом случае записи в трудовой книжке делаются по желанию сотрудника, работающего на полставки.

Личная карточка каждого работника должна быть заведена на бланке Т-2 или бланке собственного изготовления. В нее заносится информация обо всех кадровых процедурах, таких как зачисления, переводы, разрешения, награды, надбавки и данные воинского учета за все время работы в организации.

В соответствии со статьей 91 Трудового кодекса РФ работодатель обязан вести учет рабочего времени сотрудников, а это значит, что должны вестись трудовые книжки.

Таким образом, у каждого сотрудника организации должно быть как минимум следующее.

• Трудовой договор и все сопутствующие соглашения,
• Приказы по личному составу,
• Трудовые книжки (за исключением работников, работающих неполный рабочий день),
• Личные карточки,
• Согласие на обработку персональных данных.

Обратите внимание, что все документы по личному составу имеют разные сроки хранения — от 1 до 75 лет. Они указаны в «Перечне типовых контролируемых архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

Вы также можете поручить эту задачу специалистам «1С-WiseAdvice». Они организуют и систематизируют работу с кадровыми документами.

Ответственность за отсутствие кадрового делопроизводства

Штрафы предусмотрены статьей 5.27 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях. Они составляют от 1 000 до 5 000 рублей для работников и от 30 000 до 50 000 рублей для организаций. Повторные правонарушения влекут за собой штрафы в размере 10-20 000 и 50-70 000 рублей соответственно.

За обработку персональных данных без письменного согласия работника предусмотрены штрафы в соответствии со статьей 13.11 КоАП РФ. Это от 10 до 20 000 рублей для работников и от 15 до 75 000 рублей для организаций.

Темы.Хотите читать советы налоговых экспертов и главных бухгалтеров?

Подпишитесь на наш блог, чтобы получать обновления.

Инструкция по кадровому делопроизводству: для чего нужна, особенности разработки и оформления. Часть 1

По мере развития организма количество кадровых документов в нем увеличивается, а маршруты становятся все сложнее. Часть ответственности за работу с кадровыми процедурами постепенно переходит к руководителям подразделений, поэтому необходимо установить единые правила ведения кадровых архивов. Для этих целей была разработана Директива по ведению кадровых архивов (далее — Директива КД).

В порядке статьи рассказывается о том, что представляет собой эта Директива, как ее составить и оформить, а также приводится пример самого документа.

Какие проблемы может решить Инструкция по КД

2. руководитель службы не знает порядка исполнения документов в сложных ситуациях

Порядок выполнения стандартных кадровых процедур можно предусмотреть в инструкциях CD. Например, если сотрудника необходимо освободить от работы, рекомендуется определить, кому (на основании какого случая) и в какие сроки следует издать приказ о доступности. А при появлении сотрудника в состоянии алкогольного опьянения — кто будет составлять протокол, в какое время и кто может присутствовать в качестве свидетеля.

3. Неизвестно, нужно ли согласовывать документацию и кто должен это делать.

На средних и крупных предприятиях некоторые HR-документы проходят стадию согласования. В HR-инструкциях можно точно зафиксировать, когда документ нуждается в утверждении, какие сотрудники и документы подписывают в какое время и какие аспекты документа проверяются. Например, при издании приказа о выплате материальной помощи сотруднику главный бухгалтер утверждает финансовые аспекты вопроса.

4 В кадровой документации не налажено знакомство

Инструкции по кадровым документам позволяют четко определить, с кем вы знакомитесь. В них точно указывается, с какими документами был ознакомлен сотрудник и кто доводит до него содержание документа.

5. в компании отсутствует четкая система регистрации документов

Нормативно-правовой акт (далее — НПА) не определяет необходимость и правила регистрации кадровых документов. Поэтому очень важно определить в инструкции по персоналу, какие документы имеет смысл регистрировать (например, приказы по личному составу, трудовые договоры, заявления сотрудников), а не правила возврата регистрационных номеров. Вопросам регистрации различных документов может быть посвящен один из модулей инструкции.

5. обязанность регистрировать выданные или приобретенные документы и в какой момент они регистрируются (форма регистрации).

6. невозможно указать срок хранения кадровых документов. Сложно подготовить дела к длительному хранению

В отсутствие локальных нормативных актов («ЛНА»), устанавливающих сроки хранения дел, целесообразно подробно описать процесс регистрации дел для архивного хранения (долгосрочного и краткосрочного). Инструкции к компакт-дискам. Имеет смысл определить срок хранения дел, формируемых кадровой службой, и правила использования архивных дел.

7. отсутствие системы обучения новичков хранению дел кадровых служб

CD-инструкции помогают новичкам быстрее разобраться в правилах ведения дел. И речь идет не только о сотрудниках отдела кадров, для которых HR-руководство — это инструмент обучения и руководство к действию. Документ также помогает ответственным за структурные подразделения, их заместителям и другим сотрудникам быстро адаптироваться к локальным требованиям управления персоналом.

Кто разрабатывает Инструкцию по КД

В первую очередь отдел кадров заботится о появлении приказов по КД. Ведь именно этот отдел отвечает за правильное и своевременное документирование кадровых процедур. Однако все остальные отделы только выигрывают от того, что в компании есть четкая и понятная кадровая документация.

• Руководители структурных подразделений в данном случае знают, как оформить или запустить кадровые процедуры, когда и какие документы запрашивать у сотрудников.
• Специалисты, держащие в руках рабочие листы, могут своевременно регистрировать ошибки и информацию о рабочем времени.
• Бухгалтерская служба получает листы и документацию, по которым можно правильно рассчитать зарплату.
• Сотрудникам не нужно беспокоиться, что их заявление не будет рассмотрено вовремя или что они не будут проинформированы о решении работодателя.

Подготовка директивы по кадровому документообороту может быть начата на любом этапе развития компании. Нет необходимости ждать, пока вопрос кадрового документооборота станет массовым. Как правило, инициатива исходит от отдела кадров, сотрудники которого отвечают за подготовку документа.

На этапе подготовки проекта очень полезно привлечь к работе менеджеров проектов и сотрудников, которые занимаются внедрением HR-процессов и обработкой (получением, передачей) кадровых документов. Важно рассмотреть все предложения и обсудить все возражения, чтобы не мешать внедрению уже утвержденных документов.

Оформление Инструкции по КД

[1] Под кадровыми документами в нашем контексте понимаются не только документы, создаваемые кадровыми органами (например, приказы, уведомления, иные предложения услуг, справки, выписки и т.д.), но и документы, являющиеся основой различных кадровых процедур (например, заявления, справки, выписки, справки. законы, служебные записки и т. д.), а также документы, содержащие требования трудового законодательства (локальные нормативные акты, должностные инструкции).

— Примечание редактора.

[2] Ниже — ГОСТ Р 7. 0. 97-2016 «Система стандартов для информационных, библиотечных и издательских предприятий. Организационно-распорядительные документы. Требования к оформлению документов».

А. Н. Славинская, специалист по кадрам.

Часть документа находится в открытом доступе. Полный текст можно прочитать в журнале «Секретарь-референт», выпуск 3, 2023.

Узнать больше:

• Дисциплинарные взыскания или способы наказания сотрудников.

• Уничтожение персональных данных сотрудников: что изменится с 1 марта

Делопроизводство кадров: порядок ведения

О том, кто может вести кадровое делопроизводство в вашей организации, кому оно обычно поручается и чем регламентируется, рассказывается в этой статье. Также в этом разделе собраны основные документы, необходимые для ведения учета в отделе кадров.

СОДЕРЖАНИЕ: Кадровики — одни из самых важных документов, которые необходимо размещать среди сотрудников.

• Зачем нужна инструкция по кадровому делопроизводству.
• Какие документы учитываются при хранении кадровой документации.
• Функции делопроизводства в кадровых службах
• Кто отвечает за ведение кадровой документации и каковы обязанности этого специалиста?
• Основные ошибки, допускаемые при подготовке кадровой документации

Чем регламентируют кадровое делопроизводство

Грамотное ведение кадрового архива минимизирует количество проверяемых возражений и обеспечивает своевременное оформление всей документации, связанной с трудовой деятельностью сотрудника. Кадровый документооборот включает в себя все документы, связанные с персоналом, постановку в штат организации, учет рабочего времени сотрудников и договоренности с ними.

Пример. Статья 128 Трудового кодекса РФ гласит, что по письменному заявлению работник может получить неоплачиваемую доверенность. В то же время в статье 255 Трудового кодекса РФ говорится, что отпуск по беременности и родам предоставляется женщинам на основании больничного листа и заявления. Отсутствие «письменного» удостоверения делает устное заявление работника возможным и целесообразным.

В результате во многих организациях ведение личных дел осуществляется в соответствии с положениями или директивами. Эти правила определяют порядок ведения кадровых архивов, т. е. порядок создания и ведения документов по личному составу.

С развитием директив,

• Установление общих процедур ведения кадровой документации,
• адаптация ведения кадровых дел к особенностям организации,
• стандартизировать выполнение кадровых процедур.

Инструкции по ведению кадровых архивов

Несмотря на то что многим компаниям рекомендуется использовать кадровое делопроизводство, применение сводных первичных учетных документов для учета должностей и оплаты труда не является обязательным. Сводные формы утверждены постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г.1 Работодатели могут заполнить эти формы, утвердив их или разработав самостоятельные примеры в своей учетной политике.

• Должностная инструкция штатного работника. Три раздела, которые могут вызвать проблемы
• Новые профстандарты для сотрудников: кто должен пройти переподготовку, что нужно изменить в документе.
• Как создать директиву по управлению персоналом
• Как проверить знания по трудовому законодательству и кадровому делопроизводству

Классификация документов в кадровом делопроизводстве

Документы, связанные с ведением кадрового дела, делятся на три группы.

1. Локальные нормативные и организационные документы, такие как штатное расписание, лицензии, правила внутреннего трудового распорядка, контроль, коллективные трудовые договоры, инструкции по технике безопасности и т.д,
2. Документы по учету кадров, включая приказы, распоряжения, служебные записки, отчеты, личные карточки работников, трудовые договоры, заявления и т.д.
3. Информационные и отчетные документы, включая INBOX. Исходящие и внутренние коммуникации.

Панель. Сортировка документов в соответствии с основными кадровыми процедурами.

Состав документов.

Набор персонала

Перевод на другую должность

Прекращение работы и увольнение

Поощрения и награждения

Функции кадрового делопроизводства

Термины и определения, используемые при ведении личных дел сотрудников, определены ГОСТ Р 7. 0. 8-2013.

Управление персоналом — это использование документов, связанных с трудовыми отношениями и кадровым делопроизводством. Эти документы являются последовательностью и основой для принятия решений по управлению персоналом и обеспечивают юридическую силу решения.

Основной операцией управления персоналом является регистрация информации о трудовой деятельности сотрудников.

• Трудоустройство,
• Движение и переход сотрудников,
• Сроки,
• Предоставление отгулов с поощрениями и других отпусков, {пространство}
• Увольнение.

Численность персонала также включает в себя локальные нормативные акты работодателя, регулирующие трудовые отношения в конкретном бизнесе. Разработка, утверждение и обновление штата также входят в функцию управления персоналом.

Кому поручают ведение кадрового делопроизводства

Работодатели имеют право самостоятельно принимать решения о том, как организовать и соблюдать кадровые архивы. При этом учитывается численность персонала и финансовые возможности. Крупные компании привлекают специальное структурное подразделение — отдел кадров, в этом случае ведение кадровых архивов — дорогостоящий, но гарантированный способ соблюдения трудового законодательства.

Для малых и средних предприятий с персоналом вводится отдельное подразделение. Менеджеры по персоналу и управление персоналом входят в их основные задачи. Компании могут передавать SME, управление персоналом и делопроизводство на аутсорсинг своим сотрудникам в порядке покрытия.

В принципе, дополнительные функции входят в обязанности бухгалтера или секретаря.

Если *директорат отвечает за управление персоналом, не стоит поручать ему подготовку локальных нормативных актов и других организационных документов. Это требует юридических знаний и знакомства с основами трудового права. Это связано с тем, что положения локальных нормативных актов не должны нарушать права, гарантированные Законом РФ «О трудящихся».

Специалисту по управлению персоналом необходимы экономические знания, основы бухгалтерского учета и отчетности. Он должен быть обстоятельным, ответственным и скрупулезным. Современный сотрудник кадровой службы должен в полной мере владеть навыками использования специализированного программного обеспечения и справочных систем, обеспечивающих современную юридическую помощь.