Письмо-ответ на запрос

Ответное письмо — это профессиональный документ, отправляемый контрагенту в ответ на запрос. Он всегда должен содержать определенную информацию. В материале подробно рассмотрен процесс написания документа и порядок его отправки.

Файлы для скачивания:

Ответ на запрос

Как уже было сказано выше, ответные письма всегда отправляются соответствующим сторонам с целью получения определенной информации. В результате не нужно ждать ответа. Это официальное письмо, как правило, является окончанием диалога по конкретному делу.

Сам запрос может касаться информации, необходимой контрагенту. Это может быть прайс-лист на услуги, товары, уточнение правил проведения акций, скидок, уточнение деталей. Стоит отметить, что в некоторых случаях нет необходимости отвечать на деловые вопросы.

Если компания не заинтересована в сотрудничестве с конкретным контрагентом, можно оставить письмо без ответа, но такое поведение является проступком и нарушением правил деловой этики.

Правила деловой этики

Под деловой этикой понимается набор правил, которые участники рынка должны соблюдать при взаимодействии друг с другом. Эти правила придают отношениям деловую форму и позволяют контрагентам вести себя уважительно. Речь идет о соблюдении следующих оттенков:

Деловой язык, нейтральные тона,
Отказ от использования терминов, оскорблений, интимности и ненормативной лексики,
Уточняя информацию о получателе и отправителе,
Отметьте, что письмо отправляется другой стороне.

Взаимное уважение — залог долгих и взаимовыгодных отношений.

Кто составляет письмо

Как правило, вся корреспонденция подписывается ответственным лицом организации, его представителем или бухгалтером. Все зависит от темы письма и внутреннего распределения обязанностей в бизнесе. Как бы то ни было, как правило, не руководитель непосредственно пишет текст.

Эту задачу делегируют подчиненным: секретарям, менеджерам по работе с документами. У сотрудников должны быть веские основания для того, чтобы иметь общее представление о работе с официальными документами и деловой этике. От качества ответов во многом зависит решение контрагента о начале или продолжении сотрудничества.

Руководитель получает на подпись окончательный вариант письма, которое можно сразу же отправлять по почте. Подчиненным рекомендуется потратить пять минут на ознакомление с документом, поскольку при его написании они могли допустить несколько ошибок. Пожалуй, самое вопиющее упущение — неуказание способа получения ответа, то есть средств обратной связи.

Если содержание официального документа полностью устраивает вашего руководителя, вы можете оставить свою подпись.

Отправка

Существует четыре стандартных метода деловой переписки с торговцем. — Выбирая способ, трейдер участвует в одном из следующих этапов:.

По факсу,
Почтой (печатная копия),
По электронной почте,
Непосредственно представителю второй организации.

Поскольку это письмо является ответом на ранее полученный запрос, целесообразно отправить его тем же способом, которым был получен оригинал документа. Однако это применимо только в том случае, если желаемый способ ответа не указан непосредственно в тексте запроса.

Как написать документ

На практике существует два способа написания текста Один из них — написать текст от руки синим или черным маркером, другой — набрать его с помощью компьютерной техники. Решение принимает писатель, учитывая мнение руководства компании. В любом случае, даже печатная версия должна иметь физическую форму.

Советуем прочитать: Причина нетрудоспособности 01

Это связано с тем, что подпись директора должна быть «живой», то есть написанной от руки. Таким образом, получатель будет знать, что получил официальный документ, а не от мошенника, и что само письмо не является спамом.

Инструкция по составлению письма-ответа

Прежде всего, следует обратить внимание на требования Указать информацию об организации-отправителе: номер НДС, ОГРН и официальный адрес. Во-вторых, зафиксируйте, кто является получателем и отправителем. В случае с ёросику укажите имя и должность ответственного лица компании-получателя, а также название компании с указанием ее организационно-правовой формы.

Здесь сохраняется та же информация, но что касается отправителя, то она обычно удаляется.

Напишите слово «письмо» под документом в центре листа. В связи с тем, что вся корреспонденция подлежит регистрации, на официальной бумаге для распространения документа следует проставить уникальный номер, указывающий на дату публикации документа.

Следующий шаг — заполнение основной части документа. Отметьте, что компания получила запрос, содержащий конкретное требование. Ссылайтесь на письмо-запрос (дата, номер).

Далее предоставьте информацию, запрашиваемую другой стороной, в той форме, в которой ее запрашивает другая сторона.

Если автор заранее знает, что полученная просьба не удовлетворит получателя, разумно указать альтернативный способ решения проблемы. Это возможно не во всех случаях, но если это так, то не стоит пренебрегать этим. Как правило, речь идет об обсуждении условий контракта (цена, сроки, количество и качество товара).

Примерный образец.

Получен опросный лист № 22 от 17 сентября 2025 года с просьбой предоставить прайс-лист на поставляемый товар. В частности, нас интересовали белые футболки размеров 42-54.

Мы рады сообщить вам, что можем поставить только черные футболки в запрашиваемых размерах. С нетерпением ждем вашего внимания.

Ватов Н. Д., генеральный директор ООО «Вершки-Корешки».

На данном этапе ответное письмо считается полностью составленным. Остается только заверить его подписью директора с расшифровкой (фамилия и инициалы) и отправить адресату. Если адресат указал конкретный способ получения письма от другой стороны, по возможности соблюдайте его.

Вид письма для ответа на запрос.
Образец письма в ответ на просьбу

Ответ на письмо-запрос. Письмо-ответ

Стандартным правилом делового этикета является написание ответа на письмо-запрос (или ответного письма). Как правило, запросы делают потенциальные деловые партнеры, желающие получить информацию о деятельности, товарах, услугах, ценах и скидках, или существующие контрагенты, например, для получения информации об условиях поставки. платежи, отправка или внесение изменений в документы и т.

д.

Бланки и образцы
Онлайн-просмотр
Бесплатные загрузки
Безопасность

Мнение эксперта

Александров Павел Анатольевич

Ответы на вопросы — это формальность и часть вашего рабочего процесса. Однако вы можете получать спам или другие нежелательные сообщения на свою электронную почту. Возможно, вам не захочется отвечать на такие письма.

Общие правила написания ответа

Прежде всего, необходимо помнить, что ответы должны быть написаны сотрудником компании, написавшей исходное письмо. Исключение может быть сделано только в том случае, если этот сотрудник отсутствует по какой-либо причине (больничный, командировка, увольнение). В этом случае ответ может написать человек, который замещает отсутствующего в данный момент сотрудника.

Советуем прочитать: Кооперативная квартира право собственности

Язык и форма представления сообщения должны отражать его назначение. Другими словами, следует использовать тот же тип обращения, ту же лексику, ту же терминологию, те же языковые обороты и те же инструкции по представлению, которые использует отправитель запроса. Они доказали свою компетентность и правильность.

Ссылка на номер и дату входящих сообщений должна быть обязательной, но в то же время повторение ошибок, допущенных редактором запроса и указанных в ответном письме, нежелательно (только если они не касаются специфики деятельности компании).

Ответ на вопрос может быть утвердительным или отрицательным. Утвердительный ответ должен быть максимально подробным, отрицательный — обоснованным и корректным. Кроме того, если вопрос отклонен, то хорошей практикой является информирование автора о том, при каких условиях ответ является благоприятным.

В любом случае ответное письмо должно быть написано максимально вежливо. Избегайте пустых ответов и пишите ответ сдержанно, вежливо и уважительно по отношению к автору вопроса, даже не имея необходимой информации. Грубость и дезинформация абсолютно неприемлемы.

Срок ответа на запрос

Закон не устанавливает конкретного срока для ответов на письма-опросы. Однако, как правило, ответ должен быть дан в течение одной недели. Однако если запрашиваемая информация в настоящее время недоступна, целесообразно отложить письмо.

Если заявитель указал срок, в течение которого он ожидает ответа, также рекомендуется уложиться в этот срок. Если данные отсутствуют, рекомендуется написать им письмо и попросить подождать с ответом.

Обратите внимание, что государственные органы всегда определяют срок, в течение которого должен быть отправлен ответ.

Как составить ответ на запрос

Ответы на запросы должны быть подготовлены в соответствии со стандартами. Например, порядок идентификации данных и создания внутренних шаблонов регулируется ГОСТ Р 7. 0.

97-2016. Форма подачи и оформления ответов на письмо-запрос может играть решающую роль в межорганизационных отношениях. Поэтому, соблюдая определенные правила, к их аннуитетам следует относиться очень внимательно.

Мнение эксперта

Александров Павел Анатольевич

Во-первых, отправитель должен быть проинформирован о получении запроса всеми надлежащими способами до подготовки ответа. Во-вторых, если вся необходимая информация имеется, можно приступать к подготовке ответа.

Структура ответа очень стандартна с точки зрения делопроизводства, например.

В верхней части сообщения (справа или слева) следует написать название компании-отправителя (включая адрес и номер телефона) и конкретного сотрудника, который пишет ответ.
Далее аналогичным образом следует указать информацию о получателе.
Затем пишется сам ответ. Он должен точно соответствовать запросу, и если заявитель задает несколько вопросов в отдельных пунктах письма, ответ должен быть написан в точно таком же формате. Если к ответу прилагается дополнительная информация, она должна быть отражена в тексте письма отдельным примечанием.
Аналогичным образом, в зависимости от обстоятельств, в ответ могут быть включены ссылки на законодательство, нормативные акты или законы.

Советуем прочитать: Образец брачного договора заполненный

Согласно разделу 6.2 настоящего стандарта, электронная версия модели письма-ответа должна быть точно такой же, как и бумажная, и не подлежит изменению.

Как оформить письмо-ответ

Ответ может быть составлен в рукописном формате (в основном, если сам запрос составлен в таком формате) или в бумажном формате (так можно сэкономить время).

Это может быть сделано на простом листе формата А4 или на фирменном бланке организации; второй вариант избавляет от необходимости вручную вводить информацию о компании и имеет более стабильный вид. В ответе обязательно должны быть подписи сотрудников, представляющих организацию, и указаны их должности. Не стоит ставить печать, так как Федеральный закон № 82 отменяет использование печатей и печатей юридическими лицами.

Ответ должен быть подготовлен в одном экземпляре, пронумерован (в соответствии с внутренним документооборотом компании) и датирован перед отправкой. Информация о письме должна быть внесена в журнал регистрации исходящих документов. Это позволит быстро разрешить ситуацию, если ответ на запрос остался без ответа или возникли разногласия с другой стороной.

Согласно приказу № ММВ-7-2/204 Федеральной налоговой службы, в налоговых органах существует единый шаблон отрицательного ответа на предоставление документов. В этом случае организация, у которой запрашивается документ, должна использовать только этот шаблон.

Как отправить письмо

Ответы могут быть отправлены несколькими способами. Использование электронной почты или факса может значительно сэкономить время. Однако если письмо содержит особо ценную информацию или оригиналы документов, и отправитель заинтересован в получении сообщения, на него следует ответить заказным письмом с уведомлением о вручении, используя почтовую службу России.

Ждать ли ответ на письмо-ответ

Почти все профессиональные письма требуют ответа, но из этого правила есть исключения.

Ответное письмо не требует ответа, поскольку изначально не содержит просьбы, запроса или заявления. По сути, оно содержит только информацию, запрошенную другой стороной.

В то же время ответ является отправной точкой для расторжения выгодного контракта или соглашения и потенциально простым и доступным способом урегулирования проблем или трудностей в отношениях между партнерами.