Образцы деловых писем

Написание профессиональных писем различных типов — важная часть работы представителя бизнеса. Благодаря этим посланиям у них есть возможность решить коммерческие проблемы наиболее доступным, быстрым и оптимальным способом.

• Печать и образцы
• Электронный просмотр
• Бесплатно
• {безопасность}

Какие деловые письма бывают

Традиционно профессиональные письма можно разделить на несколько основных категорий.

• Вопросительные письма,
• письма-просьбы,
• Письма-напоминания,
• Письмо об изменении данных,
• Письма с деловыми предложениями,
• Гарантийные письма,
• Рекламные письма,
• Поздравления,
• Благодарственное письмо,
• Полезные письма,
• Жалобные письма и т. д.

Кто должен выступать в роли автора письма

Профессиональные письма всегда должны содержать подпись. Однако сотрудник компании, в чью юрисдикцию входит данная операция, или уполномоченный на это приказом директора, может написать письмо напрямую. Обычно это специалист или руководитель структурного подразделения, отвечающего за тематику письма.

Однако независимо от того, кто участвует в написании письма, учитывая, что оно готовится от имени компании, оно должно быть представлено на утверждение директору.

Общие правила написания деловых писем

Прежде всего, это определенная структура. Сообщение всегда должно включать следующее.

• {пробел} дата написания,
• данные об отправителе и получателе,
• Адрес вежливости (в виде «Уважаемый Иван Петрович», «Уважаемая Елена Григорьевна»),

К тексту могут быть приложены различные дополнительные документы, фотографии и видеосвидетельства — если таковые имеются, это должно быть отражено в основном тексте.

Письма могут быть изготовлены как на стандартных листах формата А4, так и на фирменном бланке; во втором случае такие письма выглядят более компактно, так как не нужно вручную вписывать реквизиты компании, что указывает на принадлежность послания к официальной переписке. Рукопись может быть написана (очень удачны каллиграфические буквы) или распечатана на компьютере (удобно, если вам нужно сделать много копий письма).

Перед отправкой письма его необходимо зарегистрировать в календаре исходящих документов, если это необходимо.

На что обращать внимание при составлении письма

При написании письма следует тщательно следить за орфографией, чтобы соблюдать правила и нормы русского языка в части лексики, грамматики и пунктуации. Получатель всегда должен обращать внимание на то, как сформулировано и оформлено сообщение.

Следует помнить, что, согласно исследованиям, получатель не готов уделить чтению такого письма больше минуты.

Письмо должно быть написано в достаточно краткой и исчерпывающей форме, без «болтовни» по теме. Каждая новая тема должна быть оформлена в виде отдельного абзаца. При необходимости его следует разбить на абзацы.

Чего нельзя допускать в деловом письме

В профессиональных письмах совершенно неприемлемы витиеватые или фривольные тона, а также очень сухие тексты и общие «стикеры». Также следует избегать сложных формулировок, обилия причастных и деепричастных оборотов, а также некоторых терминов, понятных узкому кругу специалистов.

В письме не должно быть неподтвержденных, недостоверных и, тем более, дезинформирующих сведений.

Следует отметить, что подобные послания являются не только частью обычной профессиональной переписки, но зачастую и частью официальных документов, которые впоследствии могут приобрести статус чего-то юридически значимого.

Как отправить письмо

Формальные сообщения могут быть отправлены различными основными способами.

1. Первый, самый современный и быстрый, — это использование электронных средств связи. Это удобно, быстро, а также позволяет пересылать практически неограниченные объемы информации. Правда, здесь есть один минус — при массовой рассылке адресатам письма могут легко потеряться или попасть в папку «спам». Поэтому, чтобы убедиться, что письмо получено, рекомендуется отправлять его именно таким способом (простым телефонным звонком).
2. Второй способ: консерваторы могут отправлять сообщения по почте России. В этом случае целесообразно применить заказное письмо с подтверждением. Такой формат гарантирует, что письмо дойдет до адресата и что он получит специальное уведомление. Обычно при отправке заверенного письма с оригиналом документа, живой подписью и печатью используется обычная почтовая пересылка.
3. Письма также можно отправлять по факсу или через различные мессенджеры, но только в том случае, если отношения между партнерами достаточно близки, чтобы позволить такую пересылку.

Пишем официальное письмо в организацию: правила, ошибки, образец

Разновидности деловых писем

Юридические и физические лица часто сталкиваются с необходимостью официального делового общения.

• Когда они официально обращаются в государственные и местные органы власти,
• При осуществлении ими предпринимательской деятельности,
• когда они передают претензии потребителей.

Разные причины предполагают один и тот же вид профессиональной документации.

• Коммерческие предложения. Означает отправку потенциальным контрагентам интересного варианта сотрудничества,
• Запросы (документы, информация, данные) и заявки. Запросы подразумевают, как правило, юридическое или договорное требование о предоставлении информации. Например, запрос в государственный орган. Запрос — это мягкое выражение желания другой стороны получить требуемые данные,
• Запросы. Обычно их формулируют, когда контрагент нарушает условия сделки.
• Гарантийные письма. Они содержат обещание выполнить обязательство, возложенное на предполагаемую сторону. Это означает, что контрагент обязуется перед ним в течение периода или периодов времени, в течение которых контрагент вправе ожидать от него выполнения своих обязательств.
• Информационные письма и сопроводительные письма. Первые часто отправляются для передачи информации, не требующей ответа, а вторые создаются для облегчения передачи больших объемов документов.
• На работе: приглашения, поздравления, выражения благодарности.

Как нельзя писать

Не допускается на официальной профессиональной почте:

• Ошибки, исправления, непонятные сокращения слов, использование жаргона и сленга,
• Грубое обращение,
• Фальсификация или затянутое изложение информации.

Правила оформления

• Использование вертикальных и угловых бланков,
• Нумерация необходима, если в документе больше одной страницы.
• Выемка для текста составляет 1,25 см, текст выравнивается по ширине листа.
• Используются свободные шрифты, рекомендуемые размеры #12, 13, 14,
• Поля не менее: 20 мм — левое, верхнее, нижнее, 10 мм — правое.

В общем случае угловые бланки имеют следующие форматы.

Образец с продольным бланком

Общество с ограниченной ответственностью «ППТ.РУ»

ИНН 1234567890/КПП 121001001 ОГРН 2323454567001 Адрес 456789, Россия, субъект Российской Федерации, перспективные клиенты, т. 1.

Наружная. от 12. 12. 2020 до 987.

Директору ООО «Общество».

123456, Россия, субъект Российской Федерации,

ул. Булочная, д. 5.

Уважаемый Иван Иванович!

20. 11. 2020 г. в ответ на предложение № 11 заявляем о своем намерении сотрудничать с ООО «Общество» для заключения договора на оказание юридических услуг.

Просим Вас направить мне проект договора и заверенную копию документа ООО «Общество».

Генеральный директор Петров Порфирий Петрович

Полезно: как правильно написать письмо-обращение о сотрудничестве

Вам в помощь образцы, бланки для скачивания

• Я думаю, что в …

2021-10-15 08:50:04

Здравствуйте! Помогите, пожалуйста, написать письмо президенту с требованием исправить то, что наши местные руководители все продают. И обратитесь пожалуйста в администрацию города по вопросу коррупционных действий наших муниципальных властей.

Наталья Саморовская, юрист.

В 2008 году окончила ПГУ по специальности «юриспруденция»; в 2018 году окончила ПГУ по специальности «городская среда»; с 2011 по 2019 год работала юристом в Департаменте градостроительства и строительства Администрации Пармского муниципального района; с 2011 по 2019 год работала юристом в Департаменте градостроительства и строительства Администрации Пармского муниципального района; с 2012 года работала юристом в Департаменте градостроительства и строительства Администрации Пармского муниципального района.

Комментарий.

Автор что-то упустил? Информация неверна или устарела? Все еще есть вопросы? У вас есть вопрос? Высказывайтесь в комментариях!

Деловое письмо образец. Образцы деловых писем

В этой статье вы найдете информацию о том, как поступать с трудными письмами, часто встречающимися в деловой переписке, а также образец делового письма. Письма, которые следует писать в случае нарушения деловых интересов, — это письма-просьбы и письма-жалобы.

Успешное решение проблемы «трудных» писем может помочь

• Компетентное отношение к взаимодействию: твердая, но корректная установка на сотрудничество.
• Выбор подходящего стиля письма (официальный или конфиденциальный деловой стиль).
• Грамотное и логичное развитие событий.

Образец делового письма.

Профессиональное письмо. Образец письма-просьбы (обстановка — партнерство, стиль — официально-деловой, убедительность фактов).

В целях принятия мер по обеспечению качества и надежности в условиях эксплуатации приборов КИП-12, выпускаемых лабораторией «Оптика» с 1992 года, обращаемся со следующими просьбами Изучить возможность предоставления «Оптике контрольную информацию о параметрах прибора в реальных условиях эксплуатации (подробнее см. приложение). Присланные Вами данные позволят институту собрать необходимую информацию для анализа и проведения мониторинга, способствуя более функциональному решению проблемы повышения качества и надежности приборов КИП-12.

Сообщите нам в ответном письме о своем решении поддержать нас. Если для принятия решения вам необходима дополнительная информация, пожалуйста, укажите ее в ответном письме.

Команда технического отдела

Мы очень заинтересованы в повышении качества и надежности приборов КИП-12, которые производятся с 1992 года и постоянно используются в вашей деятельности с 1995 года. В связи с этим мы направляем вам данный запрос.

Для повышения качества и надежности устройства КИП-12 необходима подробная информация о работе этого устройства в условиях эксплуатации. Мы очень ценим ваше сотрудничество и непосредственное участие в реализации этого проекта. Ввиду нашего долгосрочного и активного сотрудничества мы обращаемся к вам с просьбой, т.е.

Это позволит нам отслеживать эффективность работы устройства и принимать оперативные меры по повышению качества и надежности его работы.

В общем, пожалуйста, дайте нам знать, если вы можете помочь. Если вам нужна дополнительная обратная связь или у вас есть вопросы по поводу решения, мы всегда рады ответить на них.

Пожалуйста, ответьте нам.

Руководитель технического отдела

Профессиональное письмо. Образец письма-просьбы и образец письма-жалобы.

Письмо-просьба.

(Отношение — сотрудничество — стиль — благонадежность — предприимчивость — убедительность с помощью фактов)

Письмо-жалоба.

(Отношение — корпоративный — стиль — официальный — деловой — убедительность с помощью фактов)

Мы обращаемся к вам с просьбой разрешить сложившуюся ситуацию путем реализации проекта ABS.

В соответствии с Графиком (Дополнительное соглашение № 1 от 11 марта 2010 года к Договору № А-122 от 2 июля 2010 года) датой начала плановой поставки продукции является 1 октября 2010 года. Дата отправки контрольных образцов — до 8 февраля 2010 года. Сегодня — 8 апреля 2010 года.

На данный момент мы не получали никакой информации о поставке контрольных образцов.

До настоящего времени у нас не было никаких проблем в работе с вашей компанией. Все договоренности, оговоренные в контракте, соблюдались. Мы уверены, что ситуация еще может быть исправлена.

Успех проекта ABS очень важен для нас. Поэтому, пожалуйста, сообщите нам до 8 июня 2010 года информацию об отправке контрольных образцов.

Мы надеемся, что ваш ответ прояснит ситуацию и снимет наши опасения относительно успеха проекта.

От имени руководства ОАО «Росстанс» обращаюсь к Вам в связи с необходимостью разрешения ситуации, связанной с реализацией проекта ABS.

Мы вынуждены сообщить Вам, что данная ситуация вызывает у нас особую озабоченность.

В соответствии с Графиком (Дополнительное соглашение № 1 от 11 марта 2010 года к Договору № А-122 от 2 июля 2010 года) датой начала плановой поставки продукции является 1 октября 2010 года. Дата отправки контрольных образцов — до 8 февраля 2010 года. Сегодня — 8 апреля 2010 года.

На данный момент мы не получали никакой информации о поставке контрольных образцов.

В сложившихся обстоятельствах способность ООО «Стар» выполнить свои обязательства вызывает серьезные опасения у ОАО «Росстанс» и заставляет задуматься о применении санкций, предусмотренных пунктом 7.2. договора, 7.2. договора № А-122 от 8 июля 2010 года.

Во избежание этого рекомендуем Вам в срок до 6 августа 2010 года направить в наш адрес контрольный образец Вашей продукции, чтобы проинформировать нас о сложившейся ситуации.

Мы уверены, что если вы учтете наше обновление, проблема написания «трудных писем» станет для вас гораздо менее болезненной.

Ознакомьтесь с нашей программой обучения написанию деловых писем:.

Поделитесь ею в своих социальных сетях!

Деловое письмо: образцы, виды, структура и правила написания

Деловые письма — важная часть вашего общения с представителями компании, партнерами и клиентами. Это часть деловой среды и способ создать впечатление о вашей организации. Чтобы соответствовать правилам делового общения, важно соблюдать правила написания деловых писем.

В этой статье мы подробно рассмотрим основные элементы делового (официального) письма и дадим пошаговую инструкцию по его написанию.

В противном случае получатель может понять вас неправильно.

Виды деловых писем

Деловые письма делятся на следующие категории: официальные письма, официальные письма, официальные письма, официальные письма, официальные письма, официальные письма, официальные письма, официальные письма, официальные письма, официальные письма, официальные письма, официальные письма, официальные письма, официальные письма, официальные письма.

Гарантийное письмо

Гарантийное письмо обычно содержит перечень обязательств и четкие условия их выполнения.

Условия отгрузки товара,

гарантия оплаты в указанные сроки,

Задолженность за услуги, где оплата гарантируется на определенную дату.

Коммерческое предложение

Этот тип письма представляет собой деловую переписку, в которой организация предлагает сотрудничество или покупку товара или услуги. Получатель обычно является лицом, принимающим решение (ЛПР).

CP — отправляется как предконтрактное или массовое письмо.

Извещение

Уведомления — это, как правило, извещения об изменениях, связанных с сотрудничеством, направляемые контрагентам.

В большинстве случаев в таких письмах сообщается об изменении банковских данных, адресов, сроков и т. д.

Оферта

Это оферта сделки, обязательство, являющееся приложением к договору оказания услуг. Оферта содержит данные об аспектах сотрудничества (цена, название, сроки строительства, поставки) и не может быть отозвана (если это не оговорено в договоре).

Сопроводительное письмо

В бизнесе это конкретное печатное письмо, перечень документов, например, отправляемых на конкурс.

Подтверждение о получении

Просьба

Заявка — это письмо с просьбой заключить договор на предоставление документа или на действия в рамках сотрудничества. Примерами этого важного вида деловой корреспонденции являются запросы на предоставление бухгалтерских документов, просьбы об отсрочке и т. д.

Приглашение

Профессиональные письма, приглашающие адресата на какое-либо мероприятие — встречу, доклад, конференцию и т. д.

Официальное приглашение — это возможность напомнить своим контрагентам, клиентам или партнерам о вашей деятельности, а также отличный способ обмена и поддержания связи.

Рекламация, или претензия

Образование — письмо, информирующее контрагента о частичной или полной неспособности выполнить обязательства, вытекающие из договора.

Восстановление — письмо, требующее от получателя принять меры по устранению дефекта или недостатка. Основанием является подписанный контракт, в котором четко прописаны обязательства. К претензии обычно прилагается, например, сертификат, подтверждающий дефект полученного товара.

Напоминание

Этот вид официального профессионального письма похож на упрощенную версию коммерческого предложения. В нем сообщается о прекращении действия договора и подается предложение о его продлении, напоминается объем услуг по договору или предлагается провести запланированное мероприятие. По сути, такие письма свидетельствуют о продолжении сотрудничества.

Рекомендация

Поздравление

Письма с поздравлениями партнеров, клиентов или сотрудников с праздниками.

Например, можно поздравить с деловым или общепринятым праздником, например, с Днем всех влюбленных.

Структура делового письма письма

Ниже приводится краткое описание структуры делового письма, то есть какие элементы и что в нем должно содержаться.

Заголовок

• Описывает тему письма,
• Включает указание на тип письма (например, гарантийное письмо, коммерческое предложение), {пробел}

Обращение

• Обязательно любезное обращение к адресату по имени и фамилии.
• Если в обращении много лиц разного пола, то сначала упоминаются мужчины, затем женщины — это правило этикета,
• По умолчанию всегда обращаются на «вы».
• Для связей можно использовать следующее обращение. ‘Уважаемый Олег Сергеевич’, ‘Уважаемые господа!’

Вводный абзац

• Обычно оно объясняет причину письма и кратко раскрывает его суть.

Основная часть

• При написании основной части лучше всего использовать «пирамидальное» начало. Первым и самым важным является.
• От абзаца к абзацу раскрываются детали и цель переписки.
• Текст должен быть разумно структурирован и не перескакивать на тему.

Подпись

Подпись содержит должность, имя и, желательно, контактные данные отправителя.

Как писать служебное письмо

• Во-первых, предпочтительнее вести профессиональную переписку с корпоративного адреса e-mail, а не с личного электронного адреса. Однако в письме всегда должны быть указаны имя и фамилия отправителя.
• Используйте разборчивый шрифт и размер, и желательно два основных шрифта. Например, заголовки можно писать более крупным (сильным) шрифтом, а основной текст — обычным шрифтом,
• Лучшими шрифтами являются arial, Helvetica и Verdana.
• Всегда четко формулируйте тему, предварительно определив цель письма.
• Лучшим принципом оформления письма является краткий заголовок. Например, «Предложение о сотрудничестве».
• Пишите текст просто, но полно и четко,
• Всегда разбивайте письмо на содержательные абзацы.
• Важно указать в тексте выгоду для получателя, чтобы заинтересовать его.
• Используйте официальные окончания, например, «Приветствую», «Добрый день», «Спасибо, что уделили время».
• В заключение вы можете официально написать пожелания о сотрудничестве,
• Используя правила ГОСТа в профессиональном электронном документе, составленном максимально грамотно; вы можете использовать ГОСТ Р 5. 30-2003 для делопроизводства, но не забывайте, что у вас есть репортер, поэтому вы должны быть готовы отчитаться перед ним или ней.

Что не рекомендуется писать в деловом письме: чек-лист

• Невозможно ввести капслок. Согласно правилам переписки, сообщения, написанные заглавными буквами, распознаются как давление или обращение на повышенных тонах.
• Не рекомендуется отправлять несколько писем одновременно (письма-цепочки). Логика переписки может нарушиться, и получатель может что-то пропустить.
• Независимо от ситуации, невежливо, если, например, адресат не отвечает вовремя. Лучше задать вопрос еще раз или сообщить адресату, что вы ждете ответа. Цивилизованная речь — основа деловой переписки.
• С наилучшими пожеланиями. Эти приемы являются манипуляцией. После оказания милости нужно поблагодарить,
• Высокомерные высказывания вроде «Я вас понял» — плохие манеры.
• Не стоит указывать на опечатки собеседника, если они не отвлекают от смысла письма. В противном случае стоит указывать на неясности.
• Избегайте сложных фонетических конструкций и печатей. Они усложняют понимание текста письма и добавляют «воды». Например, «С большой благодарностью», «форс-мажор» и т. д.
• Пометки, исправления и произвольные сокращения недопустимы.

Резюме

Деловые письма — это инструмент, упрощающий общение и надежный помощник в достижении желаемого.

Помните, что хорошо написанное деловое письмо — это мощный инструмент для продвижения вашего бизнеса и создания доверия и авторитета в качестве делового партнера.

Как написать официальное письмо в организацию

Виды и отличия деловых писем

Деловая переписка широко распространена, поскольку она помогает устанавливать и координировать отношения в самых разных ситуациях. Передача информации стала проще: все большее распространение получили электронная почта и мессенджеры. Кроме того, используется и обычная почта, так что образцы писем от одной организации к другой используются для обмена данными в различных форматах.

Электронная почта используется для установления деловых отношений, предложений, рекламы, приглашений, обмена информацией и т. д.

Переписка между торговыми партнерами классифицируется по содержанию следующим образом.

• ‘Я гарантирую выполнение настоящего или будущего обязательства’. ‘Я требую погрузки, оплата гарантируется’ или ‘Я признаю долг, оплата гарантируется до’. Формулировка характеризуется следующим образом.
• Коммерческие предложения, реклама услуг, работ или товаров, предложения о конкретном сотрудничестве,
• Просьба или запрос на передачу информации, документов и т. д. Начинается со слова «пожалуйста» или «просьба».
• Приглашение на мероприятие, встречу, конференцию или прием,
• Уведомление — информация, передача событий, например, уведомление об изменениях в данных,
• События, сообщения о событиях или призывы к подаче предложений,
• Напоминания, например, о назначенных встречах или сроках действия,
• Сопровождение, например, опись вложений,
• Поздравления,
• просьбы об исполнении обязательств по предоставлению документов в соответствии с договором.

В организацию имеют право обращаться другие организации, государственные учреждения или физические лица (предприниматели, индивидуальные предприниматели и население).

Правила написания и распространенные ошибки

Единой формы для всех случаев не существует, но есть правила оборота документов.

• Оформите документ на фирменном бланке так, чтобы получателю сразу было понятно, что он — адресат,
• Используйте стандартную структуру: адресная часть, описательная часть, подпись и дата, а также расположение этих элементов и их размещение на листе. Адресная часть размещается в правом верхнем углу, тема, заголовок — посередине, подпись и дата отделяются от основного текста,
• Разбейте основной текст на абзацы, чтобы его было легче читать, используйте списки и жирный текст.
• Использование имени и фамилии руководителя в адресе,
• Исполнитель, укажите контактные данные, чтобы получатель знал, с кем можно обсудить интересующие его вопросы,
• Рекомендуется отправлять документы в указанный почтовый срок.

Например, образец составления стандартного — официального письма:

• Без темы. Если основной текст состоит из нескольких абзацев, рекомендуется указать тему в левом верхнем углу.
• Использование безличного обаяния,
• Использование сленга,
• Личные вопросы,
• Ошибки в именах, названиях и деталях, {пробел}
• Резкий тон,
• Настойчивые рекламные слоганы,
• Грамматические ошибки.

Читайте также: Необходимые условия составления профессионального письма

Правила оформления по ГОСТу и без него

Действующее законодательство не регламентирует порядок составления официальных писем. Организации вправе разрабатывать собственную единую форму, а правила ГОСТ Р 7. 0. 97-2016 являются рекомендациями, а не обязательными требованиями.

В ГОСТе перечислены 30 обязательных деловых документов и порядки их размещения. Эта информация может быть использована в делопроизводстве.

• Заголовок или тема — кратко говорит о чем письмо, находится слева,
• Обращение к получателю — в центре,
• Преамбула — вступительная часть, которая информирует получателя,
• Основная или описательная часть, основной текст, обращение, предложение,
• Заключение, вывод, например, приглашение к действию, если это реклама,
• Знаки.

Письма могут сопровождаться дополнительной документацией, в том числе полными предложениями, ценами, копиями, фотографиями и т. д.

Основные рекомендации для аннуитетов:

• Используйте достоверную информацию,
• Представляйте информацию в краткой и доступной форме,
• используете деловой стиль,
• Не используйте аббревиатуры, даже общепринятые.
• Не используйте поправки.

Образцы

Образец составления письма-обращения:

Общество с ограниченной ответственностью «Клубтк. ру» 123456, Санкт-Петербург, ул. Правды, 1 Инн/КПП 1213141516/11111111

Приглашение к отчетам о продукции

Уважаемая Нина Николаевна!

Приглашаем Вас посетить выставку продукции сельхозпроизводителей Ленинградской области. Она состоится в нашем оргбюро 24. 10. 2024 г. в 10-00. Будут представлены образцы продукции для оценки, выбора и заключения индивидуальных договоров поставки.

Сообщаем, что доклад соответствует всем санитарно-эпидемиологическим мероприятиям. За счет средств индивидуальной защиты — респиратора и перчаток, регулярного проветривания и обработки кварцевыми лампами работа будет вестись.

Генеральный директор ООО «Клубтк. ру» Воронов А. В.

Образец составления официального письма:

Индивидуальным предпринимателям.

Иван Иванович Иванов.

. Санкт-Петербург, ул. Истинная, д. 3.

Уважаемый Андрей Викторович!

Re: когда письма могут быть отправлены задним числом.