Образец докладной записки

Бенчмарк — это информационно-справочный документ для работодателей о событиях в их организации, требующих принятия решения. При неправильном составлении он не имеет юридической силы в случае возникновения спора. Узнайте из статьи, в каких случаях и как составлять меморандум.

Скачайте образец рабочего документа:

Особенности докладной записки

Ориентир — это меморандум, адресованный руководителю организации и содержащий информацию о событиях, мероприятиях в связи с которыми необходимо принять решение (Словарь видов и разновидностей современных управленческих документов, Росархив, Вниидад. 2014¡).

Важно: форма меморандума о взаимопонимании всегда указывает на конкретное решение по той или иной ситуации. В отличие от меморандума о взаимопонимании, меморандум сотруднику всегда предусматривает вертикальную коммуникацию. Например, сотрудник — руководителю.

Принцип субординации может быть нарушен только в том случае, если меморандум руководителю содержит жалобу сотрудника на непосредственного руководителя.

Обратите внимание! Докладная записка входит в состав ключевых документов внутренних коммуникаций учреждения и подлежит обязательной регистрации в день подачи в календаре документов. Данное требование отражено в документе Росархива от 31 декабря 2003 года «Рекомендации по ведению делопроизводства в организации».

В случаях, когда трудовые договоры рассматриваются на предмет дисциплинарных нарушений, акт о нарушении является одним из обязательных документов в данной процедуре. Если работник подает иск в суд после такого увольнения, отчет является весомым аргументом в пользу работодателя.

Читайте наш материал о процедуре увольнения.

Виды докладных записок

Получателем докладной записки всегда является старший сотрудник. Обычно это руководитель подразделения или менеджер организации. Однако докладные записки могут писать и руководители компании для вышестоящих инстанций (от филиала до штаб-квартиры).

В зависимости от адресата, документ может быть внешним или внутренним.

В зависимости от содержания мемуары бывают трех типов.

• Инициативные. Автор дает конкретные рекомендации, подкрепленные фактами и выводами.
• Пригодится для. Сообщает о текущем рабочем процессе или промежуточном результате.
• Отчет . Отмечает завершение задачи или выполнение командного распоряжения.

Самая распространенная причина, по которой организации заводят справочные карточки для сотрудников, — это сообщения о нарушениях трудовой дисциплины. Причинами этого являются опоздания, прогулы, невыполнение обязанностей, появление на работе в нетрезвом виде или грубое поведение под воздействием алкоголя. Однако эту форму можно использовать и для написания предложений по удовлетворению потребностей работников или просьб об оптимизации рабочих процессов.

Сколько хранятся документы

• Отчетность должна храниться более 50/75 лет, если она касается перерывов и командировок работников с вредными и опасными условиями труда.
• Документы, на основании которых составляются приказы по личному составу (например, о приеме на работу, перемещении, увольнении, аттестации, отпуске по уходу за ребенком), также хранятся 50/75 лет.

Инструкция по оформлению докладной записки

Утвержденной конкретной формы для составления документов не существует, но важно учитывать общие рекомендации по оформлению и содержанию.

Примечание: Официальный статус в отношении общероссийских распорядительных документов (ОКУД) имеют только протоколы о нарушениях трудовой дисциплины. Он зарегистрирован под кодом единой формы 0286041.

Письменный меморандум:

1. В заголовке (в правом верхнем углу) укажите имя и должность получателя (руководителя) и название ведомства. Сведения об авторе (авторах) должны быть следующими Имя и должность.
2. В заголовке укажите название документа и краткое описание: справка (факт, нарушение, достижение).
3. В содержании текста обязательно поясните статус и подкрепите описание конкретными событиями с датами и именами участников.
4. Затем проанализируйте проблему и добавьте блок или предложите собственное решение с просьбой принять меры в конце.
5. В левом нижнем углу поставьте дату написания в виде каемочки. В правом углу поставьте подпись писателя на рукописи.

ВАЖНО: Внешние отчеты должны быть оформлены на фирменном бланке агентства с указанием подробностей, информации об исполнителе и контактных телефонов.

Требования к содержанию документа

Отчет должен быть оформлен в профессиональном электронном документе и написан в соответствующем стиле.

• Текст написан в первом лице единственного числа.
• Рекомендуется начинать подзаголовок с самого текста, используя намерение ‘About’ и фразу ‘I have in mind’.
• Текст должен совпадать с названием документа.
• После объяснения ситуации новый абзац должен начинаться с фразы ‘I ask’ (‘I suggest’), а затем предлагать решение.
• Документ должен быть кратким и структурированным.
• Если автор добавляет к сопроводительной документации примечания, после основного текста он пишет
• Если памятка состоит более чем из одного листа, номера следует записывать со второго листа.
• При описании ситуации важно писать сдержанно, не выражая субъективного мнения.

Новый полный курс по управлению персоналом включает в себя подробные инструкции по оформлению документов, в том числе внутренней переписки.

Докладная о невыполнении обязанностей

Отчеты Отчеты — это документы, которые позволяют вам управлять инцидентами в компании, неудовлетворительной работой сотрудников или другими событиями. Обычно они содержат важную информацию, а также просьбы о привлечении правонарушителя к ответственности.

Что это такое и когда понадобится

Закон не дает четкого определения термина «справка». Однако служащие, сотрудники и другие специалисты признают ее как информационный документ, который может информировать руководство (директоров, начальников отделов и других должностных лиц) о том, что важно. Цель такого документа — информирование о ситуации, а также принятие мер.

Список ситуаций, требующих образцов того, как правильно писать докладные записки сотрудникам, широк. Такие документы могут быть использованы для протеста против

• отсутствия,
• неспособности выполнять свои обязанности,
• неподобающее поведение или оскорбительные высказывания со стороны коллеги,
• Злоупотребление властью,
• Другие обстоятельства.

Чтобы меморандум выполнил свою задачу, он должен дойти до администрации. Для этого он регистрируется в секретариате как входящее сообщение.

Правила составления

Образца того, как написать докладную записку для сотрудников, в нормативном законодательстве нет. Однако в УКУД существует форма с кодом 0286041. Это докладная записка о нарушении трудовой дисциплины, которая используется сотрудниками и секретарями для оформления дисциплинарных взысканий.

{пробел}

• {пробел}
• {width}
• {пробел}
• Образец служебной записки сотрудникам не нужно писать от руки или распечатывать, так как он не был утвержден. Какой бы вариант ни был выбран, придерживайтесь общего правила — документ подписывается лично автором. Остальные нюансы являются второстепенными.

Прежде чем привести пример того, как писать записку на руководителя, вспомним ГОСТ Р 7. 0. 97-2016, который регламентирует требования к оформлению документов в 2020 году.

Этот документ является факультативным и не требует соблюдения его правил. Однако он содержит несколько важных общих правил.

{пробел}

• {пробел}
• {пространство}
• {пробел}
• По возможности приложите подтверждающие документы к сообщаемым фактам. Например, документы, составленные сотрудниками по ошибке. Все эти доказательства помогут вам в проведении проверки и принятии решения о привлечении нерадивого сотрудника к ответственности.

Примеры

Генеральному директору ООО «Пион» Воронову А. В.