Один из главных вопросов, возникающих у начинающих индивидуальных предпринимателей, — при каких условиях и в каком налоговом режиме им необходимо использовать кассовый аппарат. В данном документе рассмотрены все случаи, когда индивидуальному предпринимателю не обойтись без кассового аппарата, а также те, когда применение кассового аппарата не является абсолютно необходимым.
Кассовый аппарат в законе
По закону все индивидуальные предприниматели, которые продают товары или оказывают услуги, принимая оплату наличными или банковской картой, обязаны иметь и использовать кассовый аппарат при работе с клиентами. Поскольку именно население оплачивает товары и услуги наличными или банковской картой, это правило распространяется в первую очередь на представителей компаний, деятельность которых направлена на население. Если финансовые операции, проводимые предпринимателем, осуществляются с помощью безналичных средств на банковском счете юридического лица или другого индивидуального предпринимателя, то кассовый аппарат для предпринимателя может отсутствовать.
Требования к контрольно-кассовой технике
- Все кассовые аппараты, используемые в коммерческой деятельности, должны быть зарегистрированы в налоговой инспекции по месту жительства индивидуального предпринимателя.
- Только модели, зарегистрированные в государственном реестре, пригодны для использования на рабочем месте. Проверить наличие конкретного кассового аппарата в реестре можно двумя способами. Либо проверив голографическую наклейку с необходимой информацией при покупке, либо самостоятельно изучив каталог государственного реестра на официальном сайте налогового органа. Услуги.
Внимание! Каждый кассовый аппарат печатает чек с определенными реквизитами в зависимости от вида деятельности. Поэтому перед выбором конкретного кассового аппарата необходимо убедиться, что он подходит для решения конкретной индивидуальной предпринимательской задачи.
Важно! Помимо кассовых аппаратов, существуют также машины для печати чеков. Эти устройства не имеют блока памяти ЭКЛЗ и поэтому не считаются налоговыми органами кассовыми аппаратами.
Где приобрести кассовый аппарат
Кассовые аппараты не продаются в обычных магазинах. Их продажей и обслуживанием занимаются специальные организации, прошедшие Государственную комиссию экспертов по кассовым аппаратам. Эти компании продают кассовые аппараты как в своих центральных офисах, так и в разветвленной розничной сети.
Они продают как новые, так и бывшие в употреблении кассовые аппараты.
Обратите внимание, что уже используемые модели кассовых аппаратов неизбежно будут сняты с учета при налоговой проверке и потребуется новый блок ЭКЛЗ.
Кассовый аппарат ИП при УСН
Индивидуальные предприниматели, перешедшие на упрощенную систему налогообложения, при осуществлении наличных расчетов с покупателями должны обязательно иметь кассовый аппарат. Если покупатель или потребитель услуг индивидуального предпринимателя расплачивается по безналичному расчету или кредитной картой, необходимо также выдать кассовый чек.
Исключения:
- Кассовый аппарат не может применяться, если индивидуальный предприниматель «упрощает» деятельность, осуществляя только безналичные банковские переводы на расчетный счет юридического лица или другого индивидуального предпринимателя.
- Если индивидуальный предприниматель работает в отдаленном или труднодоступном месте, где применение кассового аппарата по каким-либо причинам невозможно,
- оказывает определенные виды услуг населению, существует законное право заменить кассовые чеки выдачей документов строгой отчетности.
Кассовый аппарат ИП при ОСНО
Как и в случае с упрощенной системой налогообложения на общей системе налогообложения, индивидуальные предприниматели должны быть обязательно оснащены кассовым аппаратом, если осуществляются наличные расчеты или операции с использованием наличных карт. Освобождение от применения кассовых аппаратов ИП на общей системе налогообложения аналогично освобождению на «упрощенке».
Общие исключения
Независимо от налогового режима, применяемого к индивидуальному предпринимателю, он вправе не использовать кассовый аппарат в некоторых случаях. Например, применение кассового аппарата не требуется, если предприниматель занимается
- Продажей периодических изданий: журналов и газет,
- Продажей билетов и ваучеров на общественный транспорт,
- Продажа лотерейных билетов,
- Продажа ценных бумаг,
- Розничная продажа безалкогольных напитков и мороженого в кегах,
- Продажа предметов религиозного культа,
- Полный список видов деятельности, освобожденных от обязанности использовать ККМ.
В этих и некоторых других случаях предприниматели вправе не применять кассовый учет, что подробно прописано в законодательстве РФ.
Таблица применения ККТ в зависимости от системы налогообложения
| Система налогообложения | Требуемый ККМ | Рег. может быть выдан. | Может выдать товарный чек или подтверждение продажи. | |
|---|---|---|---|---|
| Осн. | Торговля и прочее | + | ||
| Услуги в целом | + | |||
| {пространство} | Торговля и прочее | + | ||
| Услуги в целом | + | |||
| {cap | Торговля и прочее | + | ||
| Услуги в целом | + | |||
| Услуги в целом | + | |||
| {Пространство} | Торговля и прочее | + | ||
| Услуги в целом | + |
Штрафные санкции
ВНИМАНИЕ! С 15 июля 2016 года введена обновленная версия штрафов по ККТ (см. статью 14.5 КоАП РФ).
Наличие кассового аппарата обязывает предпринимателей вести строгий учет его использования и соблюдать кассовую дисциплину. В частности, обязательно ведение фондодержателей, календарей на технику и актов на приспособление наличности, возврат денег и т.д.
Эксплуатация кассового аппарата строго регламентирована, а за неправильное использование законом предусмотрены штрафы. Представители налоговых органов контролируют ИП в этом отношении.
При обнаружении нарушений они могут применить административные санкции и наложить штраф в размере 1500-2000 рублей.
В частности, индивидуальные предприниматели могут быть оштрафованы за нарушение правил регистрации и неправильное использование контрольно-кассовой техники, отсутствие кассового аппарата, если это необходимо, и оштрафованы в случае необходимости. Требования законодательства.
Ниже приведена таблица с основными штрафами, которые могут быть связаны с применением или неприменением контрольно-кассовой техники.
| Правонарушение. | Ответственное лицо | Ответственность |
|---|---|---|
| Неиспользование ППС в установленном порядке (ст. 14.5, § 2 КоАП РФ, ст. 14.5, § 2) | {формальный} | Штраф 0,25-0,5 за расчеты без кассового аппарата (но не менее 10 000 рублей) |
| Юридические лица/ индивидуальные предприниматели | Штраф от 0. 75 до 1 от суммы платежей, проведенных без ККТ (но не менее 30 000 рублей). | |
| Повторность нарушений предыдущего пункта превысила 1 млн рублей, если объем расчетов, осуществленных без применения ККТ, превысил 1 млн рублей (ч. 3 ст. 14.5 КоАП РФ). | {формальный} | Заблокирован на 1-2 года. |
| Юридические лица/ индивидуальные предприниматели | Приостановка деятельности на срок до 90 дней | |
| Использование ККТ не в соответствии с установленными требованиями — Нарушение процесса регистрации ККТ — порядка, условий, перерегистрации, порядка и условий использования (статья 14.5, статья 4 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях) | {формальный} | Предупреждение или штраф в размере от 1, 500 до 3, 000 рублей |
| Юридические лица/ индивидуальные предприниматели | Предупреждения или штрафы от 5, 000 до 10, 000 руб. | |
| Непредставление сведений и документов, запрашиваемых налоговыми органами, и нарушение сроков применения ККТ (ст. 14.5, п. 5 КоАП РФ) | {формальный} | Предупреждение или штраф в размере от 1, 500 до 3, 000 рублей |
| Юридические лица/ индивидуальные предприниматели | Предупреждения или штрафы от 5, 000 до 10, 000 руб. | |
| Непредставление на бумажном носителе покупателю (заказчику) денежных средств или бланка строгой отчетности в электронной форме либо непредставление указанных документов покупателю (заказчику) по его требованию (ст. 14. 5 ст. 6 КоАП РФ). | {формальный} | Предупреждение или штраф в размере 2 000 руб. |
| Юридические лица/ индивидуальные предприниматели | Предупреждения или штрафы от 10, 000 руб. |
Поэтому все предприниматели, работающие с наличностью, обязаны использовать кассовый аппарат. В некоторых случаях кассовый аппарат может быть заменен бланком строгой отчетности или другим документом, подтверждающим оплату. Если индивидуальный предприниматель использует кассовый аппарат, он должен строго соблюдать все правила и нормы, установленные законом для его эксплуатации.
Облачная касса
В 2016-2017 годах были внесены очередные изменения в налоговое законодательство Российской Федерации. Все, кто принимает наличные платежи или платежные карты, обязаны установить новые виды оборудования. Основные отличия от предыдущих поправок — наличие накопителей налогов и передача данных о продажах в налоговую инспекцию.
Магазины, службы доставки, торговые точки, ателье и ремонтные мастерские обязаны выдавать чеки нового образца. С появлением электронных кассовых аппаратов были разработаны активные технологии, которые помогают упростить администрирование и учет складов. Появляются приложения, которые позволяют пользователям формировать отчеты, проверять текущее состояние, не посещая офис и не изучая бумагу на бумаге.
Одним из относительно новых решений является облачная электронная касса.
Оглавление
Пришло время узнать, что это такое и как его можно использовать в повседневной деятельности предприятия.
Облачные онлайн-кассы: назначение и виды
Облачная касса (ОК) — это набор программных инструментов, позволяющих обслуживать и контролировать удаленные пункты выдачи платежей. При получении оплаты автоматически создается чек и отправляется в ГРД.
Согласно принципам использования, ОК — это: {пробел}
- {Пространство} {Пространство} {Пространство} {Пространство} {Пространство} {Пространство} {Пространство} {Пространство} {Пространство}
- Виртуальными: вся информация находится на удаленном сервере.
Кассовые аппараты на базе кассовых аппаратов и облачные кассовые аппараты могут использоваться малым и средним бизнесом, вне городских магазинов, осуществляющим сделки через интернет в торговых точках вне городских магазинов. Она может выполнять операции по продаже товаров, контролировать запасы по видам продукции, подсчитывать выручку и контролировать выполнение персоналом своих обязанностей и административных поручений. Функциональность определяется желаниями предпринимателя, его текущими потребностями и планами на будущее.
Облачные кассы автоматизируют важные части бизнес-процесса. Не нужно покупать и устанавливать сложное программное обеспечение, которое является отдельной покупкой базы данных. Не нужно нанимать IT-специалистов для настройки, текущего обслуживания и решения проблем.
Приложение встроено в большинство ККТ последнего поколения и существующие учетные системы.
Проблемы могут возникнуть, если программное обеспечение заточено под конкретную компанию.
ККТ и облачная онлайн-касса для торговли онлайн
Облачные кассы для интернет-магазинов — это специальное программное обеспечение. Оно позволяет соблюдать законодательство (54-ФЗ), выдавать кассовые чеки при поступлении платежей, проверять работу склада и запасов, управлять работой техники и персонала.
- Подключитесь к существующим KCP и,
- Арендовать у специализированных компаний.
Интеграция кассового оборудования в ОК: важные оттенки
Основным моментом при выборе того или иного сервиса является контроль совместимости с оборудованием. Наиболее популярными на данный момент являются ККТ ‘Атол’, ‘Элвес’, ‘Штрих’, ‘Розница’ и ‘ПП’. Приложения, работающие с какой-либо из этих модификаций, могут оказаться бесполезными для других.
Интеграция KKT с облачными сервисами происходит по следующему алгоритму.
- Кассовый аппарат приобретен и зарегистрирован в ФНС; заключен договор с ОФД (данный функционал может быть передан поставщику услуг),
- Касса подключена к интернет-сети (например, Wi-Fi, Ethernet, USB-дверь), {пространство}
- OK Выбран поставщик услуг и произведена регистрация в фонде.
- Выбирается счет и производится его оплата.
Далее встраивается кассовое устройство и программное обеспечение ОК. Драйвер устройства вставляет данные на сервер поставщика услуг. В кабинете пользователя сервиса указываются реквизиты кассового аппарата и адрес торговой точки.
Предварительно контролируется текущая версия прошивки. Без нее обмен данными между программным обеспечением и кэш-машиной невозможен. В частности, может потребоваться SD-карта. Без нее полноценная работа невозможна.
При отсутствии карты памяти система будет работать. Однако ее функции ограничены передачей данных о текущем состоянии устройства. SD-карта необходима для передачи информации о выданных регистрах кэша.
Как приходовать наличные деньги в кассу, если предприятие работает на онлайн кассе в ночное время
Если компания работает с онлайн-кассой в ночное время, как правильно ввозить наличные в кассу (кассовая смена открывается сегодня и закрывается на следующий день)? Деньги регистрируются в кассе сегодня, а смена закрывается завтра?
Ответ
Возможна ситуация, когда смена открывается в один день, а закрывается на следующий день.
В этом случае общая продолжительность смены не может превышать одного дня (п. 2 ст. 4.3 № 54-ФЗ от 22 мая 2003 г.).
Других ограничений по продолжительности смены или требований закончить смену в точно установленное время нет (Постановление Семнадцатого арбитражного суда от 4 апреля 2018 г. 06. 04.
2155/2018-АКУ).
Если операционная структура кассового аппарата не совпадает с управлением организацией. Например, магазин работает 24 часа в сутки, а управление предприятием — с 09:00 до 18:00, чеки могут быть зарегистрированы в следующем порядке
Вариант 1: поступления увеличились в связи со сменой. Она истекает после окончания рабочего дня бухгалтерской фирмы. Оно будет зарегистрировано на следующий день.
Это означает, что ККМ создается и кассовый аппарат регистрируется, когда бухгалтер действительно получил выручку от продавца. Правомерность такого подхода подтверждается решениями некоторых судов и налоговых служб (подтверждено постановлением 9-го Арбитражного суда от 18 июня 2013 г. № 15АП-8014).
2009 № 15АП-8737/2008, письмо УФНС по г. Москве от 3 марта 2005 г. № 09-24/31061).
При таком варианте рабочее время продавца должно быть согласовано с бухгалтерской программой. Иными словами, конец смены продавца не должен быть раньше начала казначейского дня. Таким образом, не возникнет ситуации, когда продавцу некому будет выдать чеки за выход из смены.
Другими словами, сегодня вы открываете смену на ККТ, затем работаете днем, днем и ночью, утром закрываете смену на ККТ, перечисляете выручку в фонд организации, и сумма выручки выглядит следующим образом. Выдается 1 ПКО. Это означает, что дата отчета о закрытии смены совпадает с датой получения выручки.
Однако этот вариант не подходит, если, например, продавец заканчивает работу до прихода бухгалтера, так как ему некому сдать выручку.
Бухгалтер также может закрыть смену раньше, например, в ночь, когда организация еще подотчетна. Он сдает выручку в фонд организации, и казначей создает там ПКО. Затем казначей заступает на смену кассира и продолжает ночные расчеты.
На следующий день, когда его смена заканчивается, он снова составляет отчет о закрытии смены и сдает выручку в фонд организации. Однако в этом случае у казначея должен быть сотрудник, который переводит выручку в течение ночи.
Вариант 2. Получать выручку сразу после закрытия смены в операционный фонд. Для этого одному из операторов-кассиров необходимо разрешить совмещать должность казначея.
Этот сотрудник заполняет кассовую книгу и регистрирует в ней выручку, полученную в вечернее и ночное время, когда кассир организации отсутствует.
Эксперты Системы Главбух по упрощенной системе налогообложения рассказали нам о том, когда необходимо оформлять приходную и расходную кассовую документацию.
На онлайн-кассе не закрыта смена: что делать
Правильное закрытие смены — одно из условий правильной работы электронного кассового аппарата. Всегда ли необходимо закрывать кассовую смену, и что делать, если вы забыли это сделать? Об этом поговорим в статье.
Чтобы узнать больше новостей МСБ, мы создали специальный канал для групп The Telegram и «ВКонтакте». Подписывайтесь!
Нужно ли закрывать смену на кассе
Все правила работы с кассовыми аппаратами прописаны в законе 54-ФЗ. Статья 4, пункт 2: Кассовая смена не может длиться более 24 часов. Поэтому смена должна быть закрыта до истечения 24 часов. В противном случае владелец кассы нарушает закон.
Должны ли магазины закрывать смены онлайн-кассиров? В конце концов, кассовые аппараты должны работать и ночью.
Для круглосуточных магазинов действуют те же правила, что и для обычных торговых точек, но они не могут открывать свои смены более чем на 24 часа.
Кстати, закон не предусматривает ограничений на закрытие смены в другой день. В результате магазины «у дома» могут организовывать смены для перезапуска кассового аппарата ночью или рано утром, когда посетителей мало. Затем смена закрывается на следующую ночь.
Самое главное, чтобы продолжительность работы кассы не превышала заданного периода.
Как правильно закрыть смену на онлайн-кассе
Алгоритм работы для закрытия смены имеет следующий вид.
- Выбрав в кассе опцию «Кассовый аппарат», а затем «Закрытие смены»,
- Смена Получение отчета о закрытии смены, его распечатка и внесение в рабочую документацию кассира.
Кнопочная касса требует специальных знаний команд. В частности, в автономной ртутной кассе необходимо нажимать кнопку «работа» до появления слова «отчет». Затем вводится пароль.
Кассир дожидается надписи «закрытие смены». Это подтверждается нажатием кнопки «Завершить».
Поскольку закрыть смену на электронном кассовом аппарате невозможно, любая ошибка с незакрытой сменой — удел новичка или забывчивого усталого кассира.
Простое кассовое оборудование удобно и эффективно — попробуйте бесплатную программу «Кассир» от business.ru. Она подходит для многих устройств и эвоутеров. Подробнее о возможностях и о том, как ее получить, читайте здесь.
Какие последствия влечет незакрытая смена на кассе
Касса по расписанию ограничивает работу, если кассир забывает закрыть ночную смену электронной кассы, смена длится более 24 часов и налог заблокирован.
Таким образом, если смена не закрыта, касса сформирует чек, но ОФД и ФНС не получат информацию об операции.
Не закрытые вовремя смены — это нарушение закона. Налоговые органы обязаны узнать об этом (обычно автоматически из ОФД, который фиксирует закрытие ФН).
Что делать, если забыли закрыть смену на онлайн-кассе
Рассмотрим два случая, когда кассир может забыть закрыть кассовую смену
Случай 1. Обычный магазин, закрытие магазина происходило в спешке, и кассовый аппарат не был отключен вечером. Утром пришел кассир и забыл закрыть смену, поэтому касса была заблокирована.
В данном случае нарушение небольшое, так как чеки не выдавались и никаких операций по заблокированному кассовому аппарату не проводилось.
Смена должна быть закрыта немедленно, а в налоговую инспекцию направлено объяснительное письмо. В письме, составленном в свободной форме, говорится, что касса была заблокирована в то время, когда магазин не работал, и чеки не выдавались. На сайте Федеральной налоговой службы описан аналогичный случай и отмечено, что это не является серьезным правонарушением.
Случай 2. Магазин «у дома», бухгалтер потерял смену. Налоги были заблокированы, но чек был выдан.
В этом случае смена должна быть закрыта немедленно. Заявление о причине содержит информацию о том, почему смена не была закрыта, с полным описанием ситуации. Пока в кассе появляются «незаметные» деньги, необходимо сформировать корректирующий чек.
Как себя вести, если касса заблокировалась
