Сопроводительное письмо к договору

Тип документа: письмо

Чтобы сохранить образец этого документа на свой компьютер, нажмите на ссылку для скачивания.

Размер файла документа: 12. 0 kb

Сопроводительное письмо к контракту относится к деловой переписке и призвано проинструктировать получателя письма о необходимости совершить определенные действия для заключения контракта.

Как должно быть написано сопроводительное письмо к контракту?

Сопроводительное письмо к контракту имеет структуру делового письма с логотипом и печатью компании или организации на фирменном бланке. В документе всегда отражается следующая информация.

Название компании или организации, которой адресовано письмо, фамилия, имя и отчество ее руководителя в данном случае, в «заголовке» с правой стороны.
Слева от «заголовка» — номер письма, дата написания и сведения о предприятии или организации,
Название письма,
Адрес — пишется уважительно в центре страницы, имя и отчество,
Далее следует список документов, которые необходимо направить получателю для завершения процесса сделки или его согласия. К ним прилагаются инструкции по работе с полученными документами. Поставить печать и подпись на документе, вернуть копию и сохранить ее для собственного использования, отправить гарантию и т. д. В списке документов указывается название документа, количество страниц в каждом документе и количество сделанных копий.
Сопроводительное письмо подписывается лицом, ответственным за компанию или организацию, в которую оно направляется. Фамилия, имя, отчество и должность,
Дата письма

Мы рады помочь вам.Сохраните этот документ в удобном формате. Он предоставляется бесплатно.Сохраните этот документ прямо сейчас. Он будет вам полезен.Нашли ли вы то, что искали?

* Нажмите одну из этих кнопок, чтобы оценить полезность документа. Спасибо!

Похожие документы

Письма: образцы (полный список документов)
Поиск слова Письмо по всем сайтам.
{} ‘Сопроводительное письмо к контракту’. {doc

Вас также могут заинтересовать следующие ресурсы:.

Сопроводительное письмо к документу.
Возможно, вас также заинтересует: сопроводительное письмо к коммерческому предложению
Письмо в прокуратуру
Письма должникам
Ответное письмо
Письмо-требование
Письмо-жалоба
Письмо-требование
Справочное письмо
Деловое письмо

17 марта 2024 г. Новый

Загружено 3217 документов
Доступно 20
Исправлено 11

Контракт
Все документы

Организационные соглашения
Договоры аренды
- Договор аренды жилого помещения
- Договор аренды нежилого помещения
- Договор аренды транспортного средства
- Договоры аренды недвижимости
- Договор аренды земли
- Договоры аренды бизнеса
- Договор купли-продажи транспортного средства
- Договор купли-продажи недвижимости
- Договор купли-продажи недвижимости
- Договор купли-продажи земли
- Договоры купли-продажи иностранной валюты и ценных бумаг
- Договоры внутреннего найма
- Строительные контракты
Для чего пишут сопроводительные письма к договору

Обязанность прилагать к документам сопроводительное письмо нигде не прописана. Однако компании часто применяют его во избежание недоразумений.

Функции такого письма заключаются в следующем
1. Описание пересылаемых документов. Необходимо указать количество экземпляров и количество документов.
2. Подтверждение того, что важные документы были отправлены.
3. Инструкции по действиям для получателя. Например, подтвердить получение, подписать, вернуть копии.
4. Напоминание получателю о крайнем сроке принятия мер.
Письмо должно иметь номер отправления. Рекомендуется сделать две копии этого документа, одна из которых должна храниться в компании-отправителе.

Что важно помнить

Не стоит скреплять письмо печатью, если стороны не договорились.

Сопроводительные письма с документами могут быть отправлены курьером напрямую, по почте или с помощью системы электронного документооборота. При почтовом отправлении получатель письма должен зарегистрировать его в протоколе входящей корреспонденции, проверить комплектность и передать на подпись адресату перед отправкой в транспортную компанию.

Если документ был передан лично или с курьером, получатель должен поместить письмо о получении на второй экземпляр сопроводительного письма и вернуть его. Это подтверждает получение документа.

Составляем сопроводительное письмо к договору

Мнение эксперта

Александров Павел Анатольевич

Законодательно определенного формата для такого документа не существует, поэтому его можно составить в свободной форме, учитывая структуру профессионального письма.

Нет необходимости писать очень большие тексты. Получателю достаточно уделить от 30 секунд до минуты на прочтение, набрать суть письма и отправить его в нужную службу.

Текст должен быть написан в официальном, профессиональном стиле, без орфографических и других ошибок. Письмо должно быть оформлено на фирменном бланке организации.

Что должно прояснить письмо:
1. Название и реквизиты компании, отправляющей договор. Необходимо указать полное наименование, НДС, КПП, юридический адрес и контактный телефон. Если письмо составлено на фирменном бланке, эта информация уже включена в текст.
2. Кому адресовано письмо (этот квадрат расположен в правом верхнем углу). Как правило, сообщают о руководителе компании.
3. Количество исходящих писем. Организация регистрирует всю исходящую почту в специальном календаре. Нумерация должна вестись в соответствии с правилами, изложенными в ЛНА компании.
4. Дата отправки сопроводительного письма.
5. Название документа.
6. Текст письма:
  - Должен начинаться с формального обращения: ‘Уважаемый…! .
  - Далее — модифицированная формула: «Мы посылаем вам… , «Мы посылаем вам…» и т. д.
  - Далее мы перечисляем отправленные документы. В нашем случае — договор. Вы можете просто указать, что к прилагаемым документам прилагаются контракты, и перечислить их в конце письма
  - Далее укажите цель миссии. Подойдет следующая формулировка. ‘Подписать и вернуть копию…’ {пробел}
  - Укажите несколькими листочками документы, прилагаемые к письму. К ним, помимо самого договора, относятся графики платежей, планы поставок и т. д. Также следует указать общее количество экземпляров и количество листов.
7. Завершите письмо подписью руководителя организации. Обязательно укажите его должность и имя. Письмо также может подписать уполномоченное лицо.
Образец сопроводительного письма к договору

Общество с ограниченной ответственностью «Меркурий» Адрес: 427960, г. Сарапул, ул. Гончарова, д. 13, офис 12 А, ИНН 1834561238, КПП 3412345645, ОГРН 2345673453456, тел: 8 (34147) 2-22-22

Генеральному директору ООО «Сатурн» Николаеву Семену Семеновичу.

Вх. № 34526-2 «23» июля 2020 г.

Сопроводительное письмо к договору.

Уважаемый Семен Семенович!

Направляю Вам подписанный договор на поставку канцелярских товаров № 456 от 20 июля 2020 года в приложении. Прошу Вас подписать и вернуть один экземпляр в течение 7 дней.
1. 456 в двух экземплярах по восемь, от 20 июля 2020 года, с договором поставки №.
2. v/n 2 экземпляра 2 графика платежей.
Итого: 10 экземпляров.

Генеральный директор ООО «Меркурий».

Львов Иван Иванович.

Когда и зачем составляется сопровождение

Правила деловой электронной почты часто предусматривают обмен письмами или документами с партнерами-курьерами, а также соглашения о заключении договоров. В таких случаях принято прикреплять документ к миссии сопроводительным письмом. В нем не только перечисляются отправляемые документы, но и описываются действия, которых ожидает получатель.

Например, сопроводительное письмо к дополнительному соглашению к договору или просто письмо-соглашение, которое должно быть подписано и возвращено отправителю. Важно помнить, что юридического требования к составлению письма нет, но сделать это всегда желательно, так как это поможет избежать возможных неточностей или недоразумений.

У сопроводительного письма две основные функции (или, как его часто называют сотрудники, «сопроводительное письмо»):
- Список отправляемых документов (договор, название, количество страниц, количество экземпляров),
- Указания к действию (например, подписать договор и вернуть один из экземпляров отправителю).
Поскольку прилагаемое письмо содержит опись, рекомендуется сделать два экземпляра: один оставить у получателя, на втором расписаться в получении и вернуть отправителю. Затем сопроводительное письмо следует зарегистрировать и хранить, как и любую другую важную корреспонденцию. Такой подход поможет разрешить многие спорные ситуации.

В случае с бухгалтерскими услугами единственными фактами миссии является информация о составлении планов доходов и расходов. Это не относится к отражению событий хозяйственной деятельности на основе таких документов.

Структура сопроводительного письма

Мнение эксперта

Александров Павел Анатольевич

Поскольку это не является обязательным, требования к оформлению и содержанию не регламентированы. Однако следует помнить, что в 2020 году, с марта 2003 года, правила оформления писем будут подпадать под действие стандарта ГОСТ Р 6. 30-2003.

Можно создать такую структуру:
1. Заголовок.
2. Номер и дата.
3. Адрес.
4. Текст.
5. Приложение.
6. Подписи и печати.
Рассмотрим некоторые из них подробнее.

Шапка

Как правило, корреспонденция бюджетного учреждения оформляется на фирменном бланке. Заголовки необходимы для определения наименования адресата и его реквизитов, а конкретный адресат — ответственное лицо. одновременно могут обращаться два и более адресата.

В этом случае можно указать либо список имен, либо список должностей. Указывать фамилии и инициалы не обязательно, но желательно с точки зрения профессионального этикета.

Номер и дата

Нумерация писем осуществляется в соответствии с правилами делопроизводства, установленными локальными актами организации. Некоторые сферы делопроизводства регулируются ведомственными актами (нотариат, военное дело). Как правило, требуются входящие или исходящие номера, а также даты получения или отправки.

Текст

Чтобы подчеркнуть основные формулировки, например, «Мы посылаем вам… , «Мы представляем вам…» рекомендуется начинать текст с фразы «Мы представляем вам…». Далее перечислите отправленные документы, указав их номер и дату (если есть).

Последняя часть должна быть посвящена целям миссии. Уместна следующая формулировка.
- {Получение}
- Подпишите контракт и верните его,
- Согласиться с текстом договора и вернуть его с замечаниями (отправить протокол разногласий).
- Используйте его по прямому назначению,
- Проверить сохранность конфиденциальной информации.
В тексте можно выделять фразы, несущие наиболее важную смысловую нагрузку, жирным или подчеркнутым шрифтом.

Приложение

Очень важно составить список всех документов, которые необходимо отправить. При этом желательно закрепить каждое перечисление в справочнике и определить полное название, количество экземпляров и листов каждого документа, чтобы избежать разногласий в будущем. Например, «Договор поставки офисных видов № 4 от 01.

06. 2017 г. в 2 экземплярах по 5 листов каждый».

В заключении рекомендуется уточнить количество прилагаемых данных и общее количество листов. ‘Всего было отправлено два документа на 13 листах’.

Подпись

Сопроводительные документы должны быть подписаны руководителем или ответственным лицом, если это предусмотрено регламентом Бюро. Подпись казначея или другого финансового сотрудника не требуется. Однако рекомендуется предусмотреть систему учета в регламенте Бюро, чтобы избежать ситуаций, когда отсутствуют необходимые согласования.

Что касается котика, то в 2020 году потребуется круглая печать для заверения выдаваемых документов, в том числе писем (82-ФЗ от 6 апреля 2015 года). Соответственно, ее наличие на бланке письма остается на усмотрение сотрудника.

Образец оформления сопроводительного письма к договору

Например, в случае с подписями отправка договора другому лицу может сопровождаться сопроводительным письмом. В нем легко объяснить цель задания и действие, которое должен совершить получатель.

Нужно ли составлять сопроводительное письмо к договору

Хозяйствующие субъекты, как юридические, так и физические, часто предлагают друг другу подписать определенные договоры. При этом форма договора, предлагаемого к подписанию, часто направляется другой стороне по обычной или даже электронной почте.

Когда деловые партнеры обмениваются подобными дистанционными документами, к договору, отправленному на рассмотрение и подписание, целесообразно приложить сопроводительное письмо, содержащее перечень отправленных документов и все необходимые разъяснения получателю (адресату).

Использование сопроводительного письма не считается обязательным требованием в отношении направления договора партнеру для подписания. Практика составления такого документа является своего рода техническим деловым этикетом, позволяющим исключить недопонимание между сторонами.

Сопроводительный текст может решать следующие основные задачи
1. Указывает на перепись (каталог) представленного документа. В данном случае указывается общее количество листов и копий отправленного документа.
2. Убедитесь, что важные документы (контракт и приложения к нему) отправлены.
3. Проинструктируйте получателя, что делать с контрактом. Например: получатель должен подтвердить получение документа, просмотреть его в рекомендованные сроки, подписать все экземпляры, сохранить копию и вернуть ее отправителю.
4. Информирует получателя о крайнем сроке возврата подписанного документа отправителю.
5. Уважайте и почитайте своих партнеров.
Отправитель должен присвоить сопроводительному письму номер передаточной записи, которая будет опубликована в специальном журнале учета.

Рекомендуется составлять документ в двух одинаковых экземплярах (один отправляется получателю, другой остается у отправителя).

Договор и сопроводительное письмо к нему можно отправить любым удобным способом: вручить непосредственно получателю, отправить курьером, почтой или по электронной почте.

Если сопроводительное письмо получено по почте, получатель выполняет следующие действия.
1. Зарегистрировать полученный документ.
2. Проверяет документ на комплектность по каталогу, содержащемуся в сопроводительном письме.
3. Проверяет и подписывает полученные контракты.
4. Передает подписанный договор отправителю и оставляет у себя копию.
Получив документ с курьером или непосредственно от самого отправителя, получатель возвращает второй экземпляр отправителю с соответствующим подтверждением получения.

Правила написания

Формат и содержание сопроводительного письма не регламентированы законом. Оно составляется по усмотрению отправителя договора. Рекомендуется придерживаться общепринятых правил деловой переписки.

В нем должна быть отражена следующая основная информация.
1. Информация о транспортной компании. Сюда входит ее название, код НДС / КППИ, юридический / фактический адрес, номер телефона и другие контактные данные. Как правило, все эти данные уже указаны на фирменном бланке компании-отправителя.
2. Информация о получателе (адресате). Достаточно написать название компании, а также имя и должность ответственного за компанию лица.
3. Номер отправления и дата отправления для занесения в специальный календарь учета.
4. Название в форме, которая в двух словах отражает суть достопримечательности.
5. Вежливое официальное приветствие, список отправляемых документов и основная часть, разъясняющая цель миссии и предписывающая получателю совершить определенное действие (подписать договор и отправить его отправителю).
6. Подпись человека, написавшего сопроводительное письмо от имени судоходной компании, расшифрована. Следует указать его должность и имя (например, это может быть директор организации).
Текст письма должен быть очень коротким и исчерпывающим. Получатель не должен тратить более одной минуты на ознакомление с этим документом.

Важно придерживаться делового стиля изложения, избегать фамильярности и ошибок. Желательно подготовить сопроводительное письмо в компанию, занимающуюся грузоперевозками.

Образцы заполнения

Образец текста:

Общество с ограниченной ответственностью «Компания-отправитель».

Адрес, ИНН/КПП/КПП/ОГРН код и телефон отправителя Генеральный директор ООО «Компания-получатель» Петров Петр Петрович Звонок на номер XXX от 12 декабря 2012 г. Сопроводительное письмо к договору Уважаемый Петр Петрович!

Мы рады выслать Вам подписанный договор на поставку строительных материалов на много 10. 12. 2012.

Просим Вас подписать данный договор и вернуть один экземпляр в течение 5 календарных дней. Количество документов: два (2) экземпляра по два (2) листа.

Генеральный директор ООО «Сендер».

Сергеев Сергей Сергеевич

Обязательно ли составление сопроводительного письма

Законодательство не предусматривает обязанности составлять договорное соглашение. Аффилированные лица могут не отвечать вообще, а просто заменить пакет документации, если это необходимо.

Однако на практике сопроводительная записка часто составляется вместе с сопроводительным письмом, и не только потому, что это дань деловому этикету. Помимо указания на наличие договорных отношений с контрагентом, в них может быть включена следующая информация.
- Цель договорного соглашения (планы, направленные для заключения договора или подписанный экземпляр контрагенту),
- Информация о самом договоре (номер и дата, название),
- Реквизиты документа в ответ на передачу договора (если договор был передан по требованию, например, если договор был передан, когда контрагент потерял оригинал),
- Дополнительная документация в отгружаемом пакете, если она имеется (например, при наличии протокольного расхождения с планом договора),
- Количество документов, отправленных в данном пакете, их вид (оригинал, копия),
- Дополнительные указания (например, срок исполнения договора).
Таким образом, сопроводительное письмо к договору может значительно облегчить обмен информацией между контрагентами.

Кто составляет письмо

Сопроводительное письмо должно быть подготовлено непосредственно сотрудником Министерства контрактов или Бухгалтерии, или любым другим сотрудником, ответственным за договорную переписку. Это лицо определяется как исполнитель. В его обязанности входит
- Корректность пунктов, указанных в письме (реквизиты договора, количество экземпляров),
- полноту и содержание пучка документов, сопровождающего письмо.
Мнение эксперта

Александров Павел Анатольевич

Сопроводительное письмо подписывается руководителем организации. После подписания руководителем агентства письмо получает номер выхода и направляется контрагенту соответствующим образом.

Например, в рамках согласования проектов может возникнуть необходимость переслать договор из одного подразделения органа в другое. В этом случае вместо письма составляется меморандум о взаимопонимании, который подписывают сами исполнители.

Структура сопроводительного письма к договору

Законодательно такие виды документов не регулируются. На нашем сайте вы найдете типовые сопроводительные письма, которые можете использовать в своей работе. В образце вам нужно будет ввести следующие элементы.
1. ‘Заголовок’ — данные об отправителе письма (название организации или имя индивидуального предпринимателя, адрес и телефон). Если ваша организация использует фирменный бланк, эти данные уже включены.
2. Данные о получателе, то есть о том, кому направляется договор (название организации, ФИО и местонахождение руководителя или другого лица — получателя документа),
3. Название документа: ‘Отправить договор’,
4. Текст письма, в котором указываются данные договора и вышеуказанная дополнительная информация,
5. Список приложений с указанием количества экземпляров и листов,
6. Сопроводительный лист и подпись лица, на чье имя составлено расположение.
Советуем ознакомиться:
Советуем прочитать: Правила оплаты за воду