Модуль «Управление файлами» предназначен для автоматизации документооборота.
Исходящие письма, заказы и другие документы автоматически создаются в соответствующем реестре при создании документа.
Создание новой записи реестра
При формировании документа
Чтобы ввести исходящий документ, установите флажок для рабочего процесса в окне Запрос и нажмите кнопку Открыть.
Чтобы внести документ в реестр исходящей почты, нажмите Да.
При регистрации документа помощник заполняет необходимые данные. При необходимости вы можете внести в них поправки, изменив номер, дату или тип запроса, предложенного программой.
Если в отчете о деятельности АА в качестве иной меры по защите имущества должника необходимо отразить информацию о направленных документах, заполните формулировку отчета, отметив соответствующие флажки.
После указания всей информации нажмите кнопку ОК для подтверждения — новая запись появится в справочнике.
В разделе Делопроизводство
Входящие письма можно заносить в папку «Входящие» в разделе «Управление файлами». Для этого нажмите кнопку +Регистрация реестра.
Вы можете ввести входящие письма в любом разделе программы, нажав кнопку Запись в правом верхнем углу.
Введите данные в открывшемся окне. При регистрации ответов на запрос достаточно выбрать исходящий документ и информацию о нем; отправитель регистрируется автоматически.
Чтобы в любой момент получить доступ к документу, к файлу-вставке можно прикрепить скан документа.
Если вам необходимо отразить информацию о документе, полученную в отчете о деятельности АА в результате принятых мер по защите имущества должника, отметьте соответствующий чекбокс и заполните отчет в отчете.
После ввода всех данных нажмите кнопку ОК для подтверждения — появится новая регистрация.
Внимание! Если вы регистрируете ответы на запросы федеральных налоговых, транспортных или банковских служб, вы можете сразу перейти к регистрации информации из вашего ответа программе. Для этого нажмите кнопку Сохранить и введите данные. Откроется окно, в котором вы сможете ввести полученную информацию.
После ввода данных нажмите кнопку OK. Сведения о счетах предприятия заносятся в имущество предприятия, сведения о транспортных средствах, зарегистрированных на должника, и денежных средствах на счетах предприятия заносятся в конкурсную массу и могут быть изменены в дальнейшем.
Реестр исходящих писем
Чтобы создать журнал исходящих сообщений, выберите нужное исходящее сообщение в ящике Исходящая почта и нажмите кнопку Журнал сообщений.
Нажмите кнопку Да, чтобы открыть окно Реестр исходящей почты.
Подготовьте реестр, введя всю информацию об отправлении (вес, тип, конверт, дата отправки и т. д.) и выбрав нужную форму в меню Печать реестра.
При наличии текущей технической поддержки вы можете создавать партии отправлений на сайте Почты России otpravka. pochta. ru. Подробнее о встраивании в инструкции.
При такой интеграции вы получите готовые к печати конверты, извещения (если они указаны), реестры почтовых отправлений, форму 103, почтовые идентификаторы и суммы переводов по каждому отправлению. Ассистент сразу же дает указания по вводу почтовых расходов.
Маски номера
В программе предусмотрены маски форматов для номеров входящей и исходящей почты. [На вкладке Дополнительно, Свойства процесса, можно задать разные шаблоны для разных процессов.
Переменные, используемые в маске:.
%y% — год в формате 10, 11, . Год в форме 23?
%Y% — Год в форме 2010, 2011, …, 2023, …, 2023, …, 2023, …, 2023, … , 2023, год в форме.
%ng% — сквозное количество записей в деле,
%ny% — количество регистраций за год.
Пример: для нумерации — ‘inc. 1/15-CO’, необходимо ввести маску — ‘inc.%ny%/%y%-CO’.
После этого записи будут пронумерованы так, как указано при их создании в разделе «Менеджер файлов».
Организация учета входящей и исходящей корреспонденции
Если в вашей организации учет входящих и исходящих документов ведется в электронных файлах Excel или бумажных календарях, эта статья поможет вам.
В организации учет входящих документов ведет отдел, подчиненный специальной структуре (служба ДОУ), или секретарь. Ежедневно в организацию поступают десятки и сотни документов, включая письма, коммерческие предложения, счета и другие документы. При таком большом потоке информации становится сложно поддерживать порядок и контролировать исполнение документов.
В результате не все документы доходят до адресатов, а некоторые часто теряются и остаются без ответа.
В «1С:Документообороте» есть все инструменты, необходимые для эффективного бухгалтерского контроля входящей и исходящей корреспонденции.
В программе хранится вся история движения документа с момента его создания или получения до завершения исполнения или передачи. Принципы учета, заложенные в программу, соответствуют российскому законодательству, ГОСТу, отечественной и международной офисной практике.
Все документы, поступающие в учебное заведение, сначала обрабатываются, регистрируются, проверяются администратором и отправляются исполнителю. Программа позволяет регистрировать документы о приеме как по закону, так и по природе. Программа также поддерживает регистрацию гражданских обращений.
При этом предусмотрены меры по ограничению доступа сотрудников к входящим документам и персональным данным о физических лицах в соответствии с Федеральным законом Российской Федерации 152-ФЗ от 27 июля 2006 года.
Стандартизированная схема редактирования входящих документов в программе:
- Создать карточку документа.
- Зарегистрироваться.
- Осмотр
- Бег/Получение знаний
Входящие документы можно группировать в списки. по отправителю или типу. Таким образом, найти документ, его почтовый индекс, задание на исполнение или печать — дело одной минуты.
Исходящие документы могут создаваться отдельно или в соответствии с входящими документами. Возврат регистрационного номера в исходящий документ согласовывается ответственным лицом и утверждается/подписывается секретарем или ответственным сотрудником. После ввода исходящего документа в соответствии с входящим документом, входящий документ автоматически характеризуется как отправленный ответ.
Входящий и исходящий документ автоматически связываются в цепочку.
Рисунок 1: История электронной почты
Стандартная диаграмма редактирования исходящего документа:
- Создать карточку документа.
- Утверждение
- Утверждение / Подпись
- Зарегистрироваться.
Основная информация, необходимая для создания «Учета входящей и исходящей электронной почты» в системе 1С:Документооборот.
1. каталог документов
Человек — важная характеристика документа. Укажите следующее. Документирование — одна из важнейших функций.
— Требования к составу карточки документа,
- Нормативные условия исполнения,
- Маршрут редактирования документа,
- Правила формирования количества регистраций,
- Доступ к документам данного типа.
В программе поддерживаются отдельные типы для входящих, исходящих и внутренних документов. При определении каталога типов документов необходимо проверить, какие результаты вы хотите получить, насколько подробным будет анализ каждого типа документов, какие отчеты будут создаваться, как осуществлять поиск документов, сортировку и отбор нужных документов.
Рисунок 2 Типы входящих документов
2. организация реквизитов карточки документа
При создании документа в системе он заполняется на регистрационной карточке. Внешний вид карточки и набор ее полей могут отличаться для разных типов документов. В системе есть основные требования, которые предопределены системой, и дополнительные требования, которые определяются для каждого типа документа и настраиваются администратором системы.
Требования к карточке могут быть включены в каталог документов и отборы отчетов. Требования также могут использоваться для задания условий маршрутизации для бизнес-процессов.
Рисунок 3 Конфигурация основных элементов карточки документа
Рисунок 4 Конфигурация дополнительных сведений о карточке документа
3. стандартный список отправляемых документов
Шаблон документа — это частично заполненная карточка документа. Шаблон может быть вложением к стандартной форме документа или использоваться без файла. Для шаблонов настраиваются правила автозаполнения.
Тип документа может содержать более одного шаблона.
Рисунок 5 Тип документа Шаблоны для исходящих документов, содержащих формы
4 Типы связей между документами
В системе есть предопределенные типы связей, с которыми могут быть связаны карточки документов. Кроме того, дополнительные связи могут быть настроены вручную.
Рисунок 6 Типы связей
1С:Документооборот 8 поддерживает гибкую систему генерации регистрационных номеров документов по дате, типу документа, контрагенту, отделу, версии деятельности и проекту. Каждому типу документа может быть присвоен свой счетчик. Настройка числителя также определяет периодичность нумерации (год, квартал, месяц, день, ациклическая).
Рисунок 7 Нумерация входящих документов
6. маршрут обработки документов
Вы можете настроить маршрут обработки документов, используя любой бизнес-процесс системы. Для настройки последовательного маршрута с несколькими этапами используется шаблон обработки документов или сложный бизнес-процесс. При создании шаблона бизнес-процесса вы указываете описание задачи, порядок и условия выполнения, важность и условия маршрутизации.
Условия маршрутизации позволяют системе автоматически изменять маршрут в зависимости от выполнения условий и привлекать дополнительных координаторов или исполнителей.
Рисунок 8 Обработка входящих документов.
Это минимальный перечень настроек, необходимых для организации учета входящих и исходящих документов в «1С:Документообороте».
Автоматизированный учет входящей и исходящей почты приводит к следующему
- Центральный (служба ДОУ) учет, прием и отправка документов,
- документирование документов по кратчайшему маршруту с минимальными временными и трудовыми затратами,
- Блокировка возврата документов без необходимости оформления соответствующих дел,
- Организует движение документов по одному маршруту.
Журнал регистрации входящей и исходящей корреспонденции
Каждое предприятие ведет картотеку и обрабатывает входящую и исходящую почту. Для учета входящей и исходящей корреспонденции предприятия ведут специальные календари, в которые заносят информацию обо всех документах. О том, как правильно подклеивать такие календари, рассказывается в статье.
Содержание: соблюдение календаря — очень важный процесс для соблюдения календаря.
- Что такое календарь входящей электронной почты?
- Для чего нужен календарь входящей почты?
- Как вести дневник входящей почты: образцы
- Почему входящую почту нужно регистрировать в разных календарях
Входящие и исходящие документы регистрирует секретарь или сотрудник. Все письма сортируются и получают регистрационный номер. Входящие — они доставляются руководителю или его заместителю, который подписывает исполнителя.
Исходящие письма помещаются в папку и передаются на почту. Когда письму присваивается номер, информация о нем заносится в специальный календарь. Входящие и исходящие письма регистрируются в разных календарях.
В крупных компаниях с системами электронного документооборота эти календари формируются в электронном виде, но большинство — на бумаге.
Журнал входящей корреспонденции
Учет входящей почты ведется в специальных блокнотах. Календари фиксируют получение почты и предоставляют информацию о ее последующем распределении по компании. Блокноты могут иметь традиционную печатную форму или электронную.
Право выбора способа хранения календаря остается за руководством. Электронные календари становятся все более популярными, поскольку они предоставляют больше возможностей для организации и восстановления информации.
Входящая почта регистрируется в день ее поступления в офис или секретариат организации. Книга учета входящей почты облегчает и формализует процесс регистрации входящих писем.
Журнал регистрации входящей корреспонденции: образец заполнения.
- Регистрация, учет и дальнейшая обработка входящих писем и заказов,
- Немедленное реагирование на административные требования,
- Проверка организационных сроков; {пространство}
- выдача справок на входящие документы.
В зависимости от организации делопроизводства и формата штатной численности, ведение журнала передается секретарю или одному из сотрудников офиса. В случае отсутствия такого подразделения руководитель назначает человека, который будет вести календарь входящей корреспонденции.
- 7 советов, как регистрировать документы, чтобы не похоронить их
Как оформить журнал регистрации входящей корреспонденции
Традиционно дневники входящей электронной почты ведутся либо в обычной общей тетради, либо в печатной книге формата А4. В таких книгах есть титульный лист, образец заполнения и подпись, куда заносится информация о сотруднике, ответственном за ведение календаря. Страницы книги оформлены в виде таблицы.
Дневник входящих писем (выписка).
Календарь удобен тем, что всегда есть возможность добавить дополнительные графы в соответствии с потребностями и особенностями делопроизводственного процесса.
Для наклеивания календаря можно использовать синие, голубые, фиолетовые и черные чернила. Использование ручек нежелательно, так как не обеспечивает сохранность информации. Предпочтительнее использовать обычные блоки.
Сложившаяся практика подтверждает, что бумажный формат книги наиболее удобен в использовании и надежен в хранении. Единственным недостатком является отсутствие возможности поиска и классификации книг по определенным параметрам. Для малых и средних предприятий этот недостаток не является серьезной проблемой, но более крупные организации переходят на электронный формат календаря.
Образец электронного календаря в формате Excel
Конечно, электронная версия системы учета входящей корреспонденции имеет свои преимущества и предлагает дополнительные возможности. В первую очередь, конечно, это возможность поиска и сортировки по любому полю, ключевому слову, дате, получателю, отправителю и т. д.
Второе преимущество — возможность сортировки столбцов по тем же параметрам. Третье преимущество — возможность хранения данных на сервере, что позволяет многим одновременно работать с книгами.
Несмотря на многочисленные преимущества, есть и недостатки. Во-первых, существует риск потери данных из-за сбоев в работе компьютера или вирусных атак. Во-вторых, существует вероятность повреждения данных и несанкционированного доступа; в-третьих, необходимо преодолеть сопротивление пожилых сотрудников, не желающих переходить на электронную систему обработки поступающей информации.
По всем вышеперечисленным и другим неизвестным причинам многие компании сохраняют бумажные системы учета входящей почты.
- Как обеспечить правильную нумерацию документов?