Обоснование введения штатной единицы

Приказ о вводе новой должности в штатное расписание является обязательным документом при введении новой рабочей единицы (или более).

• Печать и образец
• Электронный просмотр
• Бесплатно
• Безопасность

SRA — это форма защиты прав работников от АРБИТРАЖНЫХ увольнений. Она документирует структуру компании и определяет перечень должностей и окладов сотрудников. Часто в растущих коллективах возникает необходимость создания новых рабочих единиц, не предусмотренных кадровой документацией.

Для этого руководитель компании издает приказ о введении новых должностей в штатное расписание.

Порядок вынесения приказа

Возможно, потребуется внести изменения в структуру компании.

• В результате введения новой отрасли бизнеса,
• При привлечении новых специалистов для модернизации производства,
• {пространство} для создания рабочих мест,
• за счет повышения или снижения заработной платы и т.д.

Трудовой кодекс не устанавливает конкретных требований к процессу внесения изменений в текущем году и в структуру компании. В результате эти вопросы остаются на усмотрение директора. Если необходимо создать новые секции или другие структурные подразделения в организации, целесообразно изменить сам персонал.

Если необходимо ввести новую штатную единицу, достаточно внести изменения в штатное расписание при издании соответствующего документа.

Приказы о введении новых должностей могут быть разработаны по распоряжению руководителя организации.

• Кадровой службой,
• Генеральным прокурором,
• Секретарем.

При создании такого приказа необходимо

1. Анализ общей информации:
   • должностные обязанности,
   • об оптимальных затратах времени,
   • Почасовые ставки, предусмотренные для данного вида работ.
2. Определите приемлемую почасовую ставку (в процентах, не более 0,5 или 0,25 процента) для нового сотрудника.
3. Подготовьте должностную инструкцию для данной должности.
4. Подготовьте предложение руководству о привлечении дополнительного персонала. Может быть отправлено от имени следующих лиц.
   • руководителя отдела персонала,
   • руководителя отдела, в котором предлагается создать новые подразделения.
5. Разработка форм заказов.

Меморандум должен включать все статистические данные, полученные для доказательства оптимальности введения новой позиции.

Если в часть бизнеса вводится новое структурное подразделение, меморандум должен быть подписан руководителем соответствующего отдела.

Меморандум о необходимости введения новых должностей составляется руководителем отдела кадров (или специалистом).

• Если владелец нового рабочего места подчиняется начальнику,
• Если сотрудник не относится к структурному подразделению.

К меморандуму прилагается приказ о введении в штат нового подразделения и подробная инструкция с описанием обязанностей нового сотрудника. После того как работодатель одобрил предложения, изложенные в служебной записке, он подписывает приказ о введении новой должности в штатное расписание.

Структура приказа

Трудовой кодекс не содержит утвержденного документа о введении новых должностей. Исходя из анализа запроса кадровой документации, можно сделать вывод, что в приказе должно быть указано следующее

1. Наименование органа (как в компоненте документации),
2. Город назначения пенсии, количество пенсий и дата,
3. Имя приказа (например, ‘Команда добавить новое место в таблицу персонала’, ‘Команда добавить новое место’ и т.д.)
4. Причина увеличения штата (например, меморандум, результаты статического анализа),
5. Название должности,
6. Количество подразделений, необходимых для выполнения существующих объемов работы,
7. Размер должностного оклада.
8. Лицо (это может быть бухгалтер или сотрудник), ответственное за выполнение команды.

Возможные ошибки

Согласовывая новое задание на введение в должность, работодатель не должен нарушать права уже работающих сотрудников или кандидатов. Например, во многих случаях работодатели «с первой попытки» действительно вводят новую должность и делегируют обязанности по ней одному из своих сотрудников. Это нарушает право работника выполнять только те обязанности, которые определены в трудовом договоре и должностной инструкции.

Важно! Поэтому новые HR-подразделения должны быть представлены до публикации вакансий в СМИ и даже до фактического найма людей на работу.

HR-менеджеры также часто избегают внесения отдельных изменений в структуру рабочих мест. В этом случае повышение оклада, сокращение или введение новой рабочей единицы приводит к утверждению нового штатного расписания. Однако этот документ является основой для всей штатной структуры предприятия и не должен переиздаваться для внесения незначительных корректировок.

Рекомендуется вносить изменения в штатное расписание только при значительных изменениях в численности персонала.

Сроки хранения приказа

Основные требования к срокам хранения документации предприятий и организаций определены Приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 года с утверждением «Каталога и организации» с указанием сроков хранения.

Другие сроки предусмотрены для хранения основных документов об изменении заработной платы или установлении новых ставок. Они должны храниться в течение 75 лет, если эти приказы об изменениях утеряны.

Для защиты прав работника на пенсионные и социальные выплаты необходимо вести личное дело сотрудника в течение всего срока деятельности компании (но не более 75 лет). Если работодатель ранее прекратил свою деятельность, целесообразно передать все документы по личному составу в территориальное подразделение Государственного архива.

Составляем служебку обосновывающую необходимость в новом сотруднике + Примеры + рекомендации

Новые сотрудники всегда нужны стабильно развивающейся организации. При составлении штатного расписания не всегда можно точно спланировать, сколько сотрудников необходимо для удовлетворения производственных потребностей бизнеса. Например, открытие новой торговой точки увеличивает нагрузку на бухгалтерию, отдел маркетинга и продаж.

Если возникла такая ситуация, руководитель подразделения должен доложить о проблеме высшему руководству и составить меморандум о необходимости найма новых сотрудников.

Документальная форма в 2023 году

Меморандум о взаимопонимании при приеме сотрудника на работу (скачать бесплатно чистый бланк в формате Word)Заполненный документ (заполненный образец) Наглядный пример вы найдете на следующей странице↓.

Хотите узнать больше об этой теме? Прочитайте статью до конца.

Правовая сторона

В законодательстве нет четкого указания на то, какой документ используется для официальной просьбы руководителя о введении новой штатной должности в определенный отдел компании. Многие организации используют меморандумы о взаимопонимании. Однако можно разработать собственную форму документа и определить ее в учетной политике.

Меморандум составляется в форме обращения и может быть подготовлен по одной из следующих причин

• В связи с увеличением объема работы вводится новая штатная единица,
• Привлечение высокопрофессиональных специалистов,
• введение новых штатных единиц, вызванное открытием подразделений, выпуском новой продукции, изменениями в законодательстве или другими причинами.

Кто и когда составляет

Если необходимо расширить штат, меморандум о взаимопонимании чаще всего составляется руководителем отдела. Также его может подготовить сотрудник, чья нагрузка значительно возросла.

В зависимости от автора и размера компании меморандум может быть передан.

• непосредственному руководителю,
• ответственному лицу компании.

Правила составления

Меморандум о взаимопонимании должен содержать необходимые требования как первичный документ.

• Название документа и наименование организации,
• Дата создания,
• Содержание обращения,
• Информация об отправителе и получателе.
• Подпись.

Об этом говорится в статье 9 402-ФЗ.

Срок хранения служебных записок о приеме новых сотрудников определяется организацией самостоятельно и отражается в учетной политике.

• 18554 Views.

Поделитесь этой статьей с друзьями!Обновление (25 сентября 2023 года)Просмотров: 18, 047Тема: Человеческие ресурсы

Время от времени в компании происходит текучка кадров. Могут освободиться новые должности или появиться новые, более привлекательные. Вакансию может занять новый сотрудник или кандидат на повышение из штата компании.

Обновление (25 сентября 2023 года)Просмотров: 412, 533Темы: подбор персонала, человеческие ресурсы, трудоустройство, трудоустройство на рабочем месте

Бывали случаи, когда меня просили предоставить документ, известный как резюме. Это может произойти при посещении государственного учреждения или при поступлении на государственную службу.

В принципе, не имеет значения, где вы представляете этот документ. Он должен быть составлен в соответствии с определенными правилами и нормами, установленными подзаконными актами государственных предприятий или правилами, выработанными в результате ряда практик.

Автобиография при трудоустройстве! Зачем?

Если менеджеры по персоналу в коммерческих организациях могут составить представление о вашей трудовой деятельности с помощью обычного резюме, то при устройстве на работу в государственные структуры вы обязательно должны написать историю своей жизни, начиная со школьной парты. А поскольку этого требуют вторичные акты многих государственных учреждений, другого выхода нет. Например, автобиография является обязательным документом при приеме на работу, если у кандидата есть

Обоснование для введения штатной единицы

Необходимо правильно составить служебную записку на имя руководителя учреждения, чтобы обосновать введение штатной единицы (финансовой организации) или перераспределение обязанностей внутри отдела. Как это сделать.

Наталья Крамцовская, член Ассоциации архивных менеджеров и ARMA International.

Количество исходящих писем (1 219) (в скобках указаны данные за первые восемь месяцев прошлого года),

● Получено официальной почты (1 215),

гражданские обращения (510),

приказы вышестоящих организаций (429),

приказы руководителя организации (232),

● Входящие звонки (155).

Необходимо правильно составить служебную записку на имя руководителя учреждения, чтобы обосновать введение штатной единицы (финансовой организации) или перераспределение обязанностей внутри отдела. Как это сделать.

Трудозатраты оцениваются на основе информации об общем объеме документации в организации и количестве ежегодно создаваемых картотек.

● «Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческого аппарата федеральных органов исполнительной власти», утверждены постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 26 марта 2002 г., 23,

● «Министерство труда Российской Федерации от 10. 09. 1993 № 152».

Приведенные выше правила имеют ряд важных преимуществ. Во-первых, поскольку они были разработаны государственными органами на основе исследований, большинство руководителей организаций (государственных и коммерческих) склонны воспринимать их всерьез. За исключением названия выполняемых работ, все правила содержат подробное описание их содержания.

Пример

Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческой структуры федеральной исполнительной власти».

Наименование работы: редактирование отправленных документов

Описание работы: прием исполненных документов, контроль правильности оформления документов, наличия приложений, указанных в основном документе, классификация указанных документов по адресу и виду корреспонденции, установка адресов на конверте, фальцовка сгибов и вложений, маркировка папок, регистрация регистрация корреспонденции и пакетов писем, отправляемых на почту.

Эти критерии также включают методы расчета численности персонала дошкольных учреждений. Поскольку опыт показывает, что пользоваться ими сложно, предпочтительнее рассчитывать трудозатраты на основе описания задач, предложенных в государственных стандартах. Для этого необходимо:

1. зафиксировать вид работ, выполняемых сотрудником, на основании образца

2. проанализировать, соответствует ли содержание работы, указанное в стандарте, работе, которую выполняет сотрудник.

Например, в приведенном выше примере задача включает «Размещение адресов в папках». Во многих организациях сегодня используются системы электронного документооборота, которые позволяют выполнять эту задачу автоматически. Если система предоставляет такую возможность, необходимо скорректировать трудозатраты на этот вид работ.

3. Рассчитайте трудозатраты в соответствии с критериями и посмотрите, что получится. Целесообразно провести такие расчеты для всех сотрудников Главного управления.

Сами сотрудники могут участвовать в сборе данных и расчетах, особенно если они составят список видов работ.

Обсуждение может быть подкреплено следующими моментами.

● Во многих организациях объем документации увеличивается в среднем на 15-30 % в год. Если в вашей организации наблюдается такая тенденция, вы можете подготовить прогноз на два-три года вперед и поднять вопрос об увеличении штата сотрудников, чтобы заглянуть в будущее.

● Количество сотрудников службы DMS можно приблизительно рассчитать, исходя из общего числа сотрудников вашей организации. В средних и малых организациях количество файлового персонала составляет примерно 2-3 % от общего числа сотрудников.

Другой способ оценить количество сотрудников, необходимых для обслуживания файлов организации, — разделить количество файлов на 3 000 (среднее количество файлов, обрабатываемых файлами). Если точное количество хранящихся файлов неизвестно, его можно оценить, измерив общую длину полки для документов и разделив полученное число на 0,025 метра (средняя толщина кейса составляет 2,5 см).

Приведенные выше данные отражают реальный опыт коммерческих организаций, работающих с большими объемами документов.

Теперь рассчитаем трудозатраты сотрудника на обработку указанных типов документов в месяц при точном объеме работы (см. таблицу).

Количество документов в месяц

В процентах, часов на один документ

Обоснование внедрения новой штатной единицы: примеры и аргументы

Внедрение нового HR-подразделения — неотъемлемая часть управления персоналом организации, позволяющая оптимизировать рабочие процессы и повысить эффективность работы.

Улучшение качества работ

За это отвечают все руководители подразделений, включая тех, кто отвечает за организацию. Основанием для введения новой штатной единицы является решение руководства организации, которое утверждается на основании документа, содержащего необходимую информацию об организационных изменениях.

Первое, что необходимо сделать при введении новой штатной единицы, — обосновать необходимость ее введения. Такой документ должен содержать конкретное обоснование того, зачем нужны новые сотрудники и какую ощутимую пользу принесет их введение компании.

Для этого используется информация из служебных записок, приказов руководства, рабочих программ и других документов, содержащих информацию о работе в компании. Также необходимо подготовить шаблоны для расширения списка наименований должностей и отделов, а также для меморандума для отдела кадров о введении новых должностей.

Новым должностям должен быть установлен определенный оклад, отражающий уровень их важности и ответственности. Конечно, не все должности можно вводить на новом уровне, но каждый должен быть готов это сделать, если это необходимо для повышения качества его работы.

При введении новых должностей важно учитывать изменения в штатном расписании и убедиться, что в организации есть сотрудники, способные выполнять новую должность на соответствующем уровне. Кроме того, могут измениться графики работы, включая возможность увольнений. Поэтому, чтобы обеспечить качественную работу нового HR-отдела и избежать возможных негативных последствий для компании, необходимо вовремя подготовиться ко всем возможным изменениям.

Экономия средств и времени

Импорт новых штатных должностей может привести к значительной экономии средств и времени для предприятий и организаций. Необходимо предоставить специальное обоснование необходимости новой должности в виде документации (например, приказа или распоряжения руководства) с подробным обоснованием и причинами, по которым она необходима.

Например, если бизнес расширяется, необходим дополнительный персонал для эффективного выполнения работ и административного управления. Это может потребовать введения новых должностей руководителей подразделений, которые не только ориентированы на эти виды деятельности, но и повышают производительность труда. Однако введение новой должности обязательно требует обоснования и должно быть подтверждено документально.

Например, для обеспечения более точного учета и анализа в организации, занимающейся бухгалтерским учетом и бухгалтерским анализом, можно ввести новую должность — аналитика данных. Это позволит уменьшить количество ошибок, сократить время, необходимое для анализа данных, и внедрить новые способы оптимизации работы.

Создание новых должностей может привести к изменениям в продолжительности рабочего дня и оплате труда, а также в структуре подразделений и должностей. Администрация должна предоставить всю необходимую информацию о влиянии новой должности, чтобы сотрудники могли понять, как эти изменения повлияют на их работу.

Важно отметить, что руководители обязаны тщательно вести учет предоставления новой должности и устанавливать контроль за выполнением новых обязанностей. Органы власти и руководители обязаны контролировать исполнение новой должности с точки зрения соблюдения требований.

Читайте также: где можно получить справку о доходах по безработице?

Таким образом, введение новых штатных единиц может потребоваться для повышения эффективности работы предприятия или организации, улучшения качества обслуживания и сокращения расходов на оплату труда.

Рост производительности и выручки

Чтобы обосновать введение новой должности, необходимо предоставить конкретную информацию, подтверждающую, что эта должность необходима для повышения производительности и доходов.

Должность должна быть описана максимально подробно, с указанием всех задач и требований к сотруднику. Отбирать следует только специалистов с соответствующей квалификацией. В документе должно быть указано, кто занимает эту должность и какие навыки требуются; должность должна быть представлена в соответствии с ГОСТом; должность должна быть представлена в соответствии с ГОСТом.

Получив необходимую информацию, директор должен составить документ, в котором будет указан примерный процент должности, размер оклада, наличие вакансий и потребность в персонале. Этот документ также должен продемонстрировать возможность использования имеющегося персонала при подготовке и переподготовке.

Руководство агентства проверяет представленную документацию и выносит решение о том, будет ли открыта новая должность. В случае положительного решения руководитель отдела информируется о том, что он может приступить к подбору кандидата на эту должность.

Существует пример меморандума о необходимости введения новой штатной единицы, в котором определены все необходимые параметры. Ваша задача — составить документ, соответствующий стандартам и учитывающий все особенности органа.

Видео (нажмите для воспроизведения).

Вопросы-ответы

Что такое новые штатные единицы?

Новая штатная единица — это новая должность в организации, отвечающая за конкретные обязанности или функции, для которых ранее не существовало специального сотрудника.

Какие примеры применения новых штатных единиц можно привести?

Какие аргументы можно использовать для обоснования введения новой штатной единицы?

Такие аргументы, как увеличение объема работы, оптимизация бизнес-процессов, повышение качества услуг или продукции или снижение затрат на оплату труда, могут быть использованы для обоснования введения нового отдела кадров.

Как определить, нужны ли мне новые сотрудники?

Чтобы определить, нужны ли вашей организации новые сотрудники, необходимо проанализировать объем работы, которую необходимо выполнять, и имеющиеся ресурсы. Если объем работы растет, а ресурсов не хватает, возможно, стоит рассмотреть новые варианты работы.

Как правильно подать заявление о приеме на новую работу?

Заявление на новую должность должно содержать подробное обоснование необходимости этой должности, описание ее функций и обязанностей, ресурсов и бюджета, необходимых для ее выполнения, а также возможные результаты и преимущества новой должности. Заявка должна быть направлена на рассмотрение руководству организации.

Какие риски могут возникнуть при введении новой должности?

Риски введения новой должности в HR-отделе — это неэффективное использование бюджета, возможные внутренние конфликты, отсутствие мотивации у других сотрудников, несоответствие должности реальным потребностям компании, сложности в управлении новыми сотрудниками.

Служебная записка о введении новой штатной единицы

Структурным подразделениям могут потребоваться дополнительные штатные единицы по разным причинам. С помощью служебной записки о введении новых штатных единиц руководитель подразделения информирует руководителя организации о необходимости расширения штата.

Обязательна ли служебная записка

Организационная структура компании, ее состав и штатная численность определяются документом под названием «Штатное расписание». Штатное расписание утверждается и вводится в действие руководителем организации. На основании штатного расписания рассчитывается заработная плата сотрудников, планируются расходы на заработную плату и льготы.

Введение новых штатных единиц требует дополнительных затрат, которые должны быть обоснованы.

Руководитель организации может сам решить, что в том или ином отделе нужны сотрудники.

Как обосновать необходимость нового сотрудника

Увеличение числа сотрудников в подразделении может быть необходимо по следующим причинам

1. Организация расширилась, и общий объем работы отдела увеличился. Это может быть физическое расширение зоны обслуживания (например, строительство новых зданий) или увеличение объема работы (например, увеличение количества обслуживаемых машин).
2. Устройство больше не справляется с нагрузкой из-за чрезмерной избыточности.
3. Другое подразделение было сокращено или выведено из эксплуатации, и его обязанности были переданы сотрудникам подразделения, которому теперь требуется, например, штатная единица.

Составление служебной записки

Формат служебных записок, в том числе записок о введении новых штатных единиц, законодательно не регламентирован. На нашем сайте есть рабочие формы и образцы служебных записок, которые вы можете использовать в своей работе. В бланк необходимо внести следующую информацию.

1. В правом верхнем углу необходимо указать должность и ФИО руководителя организации в нижнем регистре, а также название организации.
2. Ниже необходимо написать положение служебной записки, подразделения структуры и имя создателя.
3. По центру или с левой стороны листа пишется название документа «Служебная записка», а под ним, например, название «О введении нового кадрового подразделения в АХСО».
4. В тексте служебной записки указывается необходимость введения нового сотрудника и обоснование этого,
5. — завершается подписью и датой автора служебной записки.

После рассмотрения служебной записки руководитель решает, удовлетворить или отклонить запрос.

Если рассмотрение положительное, издается приказ о внесении изменений в штатное расписание, а само штатное расписание утверждается повторно.

Если обновленное штатное расписание утверждено, в подразделении появляется вакансия и можно нанять нового сотрудника.