Ответ на деловое письмо — это документ, относящийся к переписке, который используется для поддержания почтовых отношений между контрагентами. В документе рассматриваются различные типы ответов, а во второй части объясняется, как правильно составить и отправить официальный документ.
Файл для скачивания:
Деловая переписка
Деловая переписка — достаточно важная часть поддержания отношений между субъектами права. Поэтому предприниматели согласовывают условия будущих контрактов, оттенки сотрудничества и другие моменты посредством переписки. В крупных компаниях эта задача возлагается на отдел по связям с общественностью или отдел снабжения.
Как правило, отдел закупок нуждается в постоянном общении с третьими лицами — по телефону, электронной почте или в привычном бумажном потоке.
Разновидности ответов
Характер ответа зависит от характера писем, которые получает организация. Поэтому можно выделить следующие варианты.
- Предложение,
- Просьбы,
- Запрос,
- Предупреждения,
- Уведомление.
Для каждой из перечисленных категорий существуют свои правила пенсионного обеспечения и задания. Например, требования могут быть направлены контрагентам только по почте России в виде заказных писем. Более того, действующее законодательство не содержит прямых указаний на данный способ, по общему смыслу нормативных правовых актов, который представляется единственно возможным.
Это предварительный контрольный порядок рассмотрения спора: если в течение 30 дней ответа не последует, истец имеет полное право обратиться в суд, где необходимо подтвердить факт мирного урегулирования спора. Сделать это можно только путем предъявления в качестве почтовой регистрации и пересылки регистрационных форм.
Деловая этика
Все документы, составляемые в рамках переписки между контрагентами, должны соответствовать общим правилам деловой этики. Таким образом организация подтверждает серьезность своих намерений и уважительное отношение к представителям контрагента.
Следует избегать использования привычных выражений, шуток и пошлостей. Сам текст должен быть выдержан в профессиональном, строгом стиле с нейтральным тоном повествования. Содержание письма не должно выходить за рамки приличия, даже если контрагент нарушает условия договора и не выполняет свои обязательства.
Как отправить
Современная практика установила правила выбора способа отправки писем. «Ответы отправляются тем же способом, каким было отправлено первое письмо, если в тексте явно не указано иное». Таким образом, если профессиональное письмо отправлено на адрес электронной почты, ответ также отправляется «в электронном виде».
Как правило, проблем с электронным документооборотом не возникает, поскольку крупные компании регистрируют каждое входящее письмо в соответствующем ежедневнике.
Подписание
Часто при этом возникает вопрос о том, кто должен подписывать ответ и кому его отправлять. Опять же, это зависит от характера вопроса и того, кто пишет ответ. Если письмо адресовано лично генеральному директору, он должен отвечать сам.
Однако это не означает, что генеральный директор должен делать это сам. Поскольку он занят другими важными делами, этот проект делегируется кому-то из его подчиненных: секретарю, юристу или сотруднику отдела по связям с общественностью.
Деловая переписка не относится к важным процедурным документам и не подчиняется строгим правилам утверждения. В их присутствии нет необходимости использовать гранты.
Форма документа
Применяемые законы, в том числе Федеральный закон о гражданах, никогда не регулируют сферу деловой переписки, поскольку она не является предметом правового регулирования. Исключение составляют претензии и запросы. В случае с предложениями или уведомлениями вопрос о форме документа решается только автором.
Таким образом, официальные документы оформляются в свободной форме без использования обязательных стандартных бланков.
В качестве носителя информации принято использовать фирменный бланк компании. Таким образом, документооборот компании становится более равномерным, а сам официальный документ приобретает более деловой вид.
Содержание может быть написано от руки синим или черным диабетом или набрано на компьютерном носителе. Конечно, на практике рукописный текст в деловой переписке встречается крайне редко, но его использование не запрещено.